Få dine donorfiler i rekkefølge
Når vet du når den tiden er kommet, og hva gjør du da? Flere nonprofit fagfolk ga disse svarene da jeg ba dem om å fullføre denne setningen: "Jeg visste at det var på tide å få et nytt donor management system når ...."
- Den vi hadde, kunne ikke rapportere dataene på måter vi trengte.
- Hunden spiste indekskortene mine.
- Jeg ønsket å vite ting om mine givere, og det tok en absurd mengde medarbeidertid for å finne svaret.
- Det siste "systemet" igjen med det i hodet.
- Den eneste personen som hadde en anelse om hvordan man bruker systemet (en gammel Access-database) var pensjonert.
- En frivillig datamaskin krasjet, og vi mistet alt.
Gjør disse grunnene sant for ideen din?
Å bestemme at du trenger et nytt system er imidlertid den enkle delen. Det er en verden av forvirrende informasjon om konkurrerende systemer der ute, og ingen enkel måte å sette alt sammen.
Jeg vendte meg til "Consumer Reports" av ideelle organisasjoner for å finne svarene. Idealware er en ideell organisasjon som hjelper andre ideelle organisasjoner til å gjøre smart programvarebeslutninger ved å utføre upartisk forskning og deretter oversette den til enkle å forstå rapporter, artikler og opplæring.
Andrea Berry, direktør for partnerskap og læring på Idealware, foreslår disse trinnene for å velge et nytt donorstyringssystem.
Finn ut om du virkelig trenger et nytt system.
Berry sier å begynne med å vurdere hvorfor du ikke liker systemet ditt. Problemet er kanskje ikke det du tror, og det er ikke lett å bytte programvare. Det tar tid, krefter og penger.
Berry sa, "Det er ikke et sølvkulettsystem der ute, så sørg for at ditt nåværende system egentlig ikke er tilstrekkelig.
For eksempel kan du bare trenger å lære mer om systemet du har, i stedet for å bytte helt til et helt nytt system. "
T ake tiden for å finne ut hva problemet egentlig er. Kan det være ett av følgende?
- Du trenger mer trening. Kanskje ditt nåværende system har funksjoner som du ikke forstår eller vet hvordan du skal bruke. Spør leverandøren din om det finnes treningsmuligheter, for eksempel videoer eller elektroniske ressurser, som du kan få tilgang til.
- Du trenger mer støtte. Hva er støttealternativene for ditt nåværende system? Er det tilgjengelig og rimelig støtte? Kjenner leverandøren dine problemer og prøver å hjelpe, eller snakker de ned til deg? Har de en løsning for ditt spesielle problem?
- Du forstår ikke alle mulighetene i ditt nåværende system. Vet du virkelig at det ikke gjør det du vil? Er det tilgjengelig dokumentasjon? Noen leverandører jobber hardt for å gi mer hjelp, for eksempel videoer, forum hvor du kan stille spørsmål og litteratur skrevet for ikke-techies.
- Systemet ditt er for svakt eller for robust. Å tilpasse et system til prosessen og budsjettet ditt er et viktig skritt.
- Systemet ditt er for dyrt. Betaler du for mer funksjonalitet enn du trenger? Berry sier, "Når du snakker med en leverandør, husk at dette er et salg ... naturen er å" selge ". Å forstå dine behov hjelper deg ikke å bli distrahert av "skinnende objektsyndrom." "
- Systemet ditt er utdatert. Kanskje ditt system mangler nye funksjoner. Husk, det bør oppdateres regelmessig enten automatisk eller av deg selv eller din leverandør. Bare vær bevisst på hvordan systemet ditt blir oppdatert.
- Systemet støttes ikke lenger av leverandøren. Berry sier dette er ikke vanlig, men skjer, spesielt hvis en mindre leverandør er kjøpt av en større.
Idealware gir en arbeidsbok, En forbrukerveiledning for lavpris donorhåndteringssystemer som vil hjelpe deg med å gjennomgå denne selvvurderingsprosessen.
Identifiser et team av interessenter.
Så du har bestemt deg for å bytte. Hva er neste?
Berry sa, "Det vi ser hele tiden, er utviklingsdirektøren beslutter å skaffe seg et nytt system, men ikke rådføre seg med markedsavdelingen, eller administrerende direktør eller frivillig koordinator , som alle vil bruke systemet."
Det er en god ide å konsultere alle som skal bruke systemet. Når du har brainstorming funksjoner som du trenger, la alle få en si. Pass på at alle som vil bruke eller bli påvirket av systemet, er representert. Noen i den store gaveravdelingen bør definitivt være til stede, som en person som leder innsamlingsarbeidet.
Forstå dine nåværende prosesser.
Lag en detaljert liste over dine innsamlingsprosesser, standardiser dem og vurder alt du gjør med databasene dine. Spør din organisasjon:
- Hvorfor gjør vi det på denne måten?
- Må vi fortsette å gjøre ting på den måten?
Berry sa: "Standardisering gir deg fleksibilitet i å velge et system ... de billigere systemene har ikke råd til stor fleksibilitet, jo færre" rariteter ", jo bedre. Se etter beste praksis i feltet og unngå unike prosedyrer."
Eliminere avskedigelser før du investerer. Hvor mange ganger skriver du inn en adresse, for eksempel? Ikke overfør quirky taktikk som har spredt seg gjennom årene, og i stedet fokusere på hva organisasjonen din nå trenger.
For eksempel vil du angi en standard for telefonnummeroppføring. Vil du registrere tall som (555)555-5555 eller 555-555-5555? Disse er alle viktige detaljer å tenke på.
Prioritere din ønskeliste med funksjoner .
Få alle sammen som vil bruke systemet, eller hvem vil få rapporter fra det. Brainstorm alt du kan ønske, og rangere disse funksjonene. Bestem hva du absolutt trenger, uten som systemet er ubrukelig. Å gjøre dette første vil holde deg fra å gå til et nivå av kompleksitet som kan ødelegge budsjettet.
Berry anbefaler å lage en tredelt liste:
- Hva trenger du ellers er systemet ubrukelig?
- Hva ville vært fint å ha, men er ikke en avtalebryter?
- Hva vil du ha hvis penger ikke var noe alternativ?
Populære funksjoner inkluderer ofte:
- Donor engasjementsporing
- Egendefinerte felt og notater
- Donor dyrking
- Planlegging evner
- Rapporter om populære trender
- Medlemskapsstyring
Bonus: Ta en titt på Salsas Guide til CRM for å finne ut de riktige funksjonene for organisasjonen.
Gjør din forskning.
Bruk Idealware. De har gjort den nødvendige forskningen for deg. Idealwares rapporter har innsnevret feltet, plukket systemer som er dedikerte giverstyringssystemer, og deretter trukket de ti toppsystemene ut og gitt en funksjonsliste.
Ta en titt på forbrukerhåndboken for lavpris donorhåndteringssystemer.
Bruk rapporten ved å lage en liste over tre eller fire levedyktige systemer.
Planlegg leverandør demonstrasjoner.
Noen leverandører vil komme til deg, eller du kan gå til dem. Men mange demoer sendes ut elektronisk ved hjelp av et verktøy for webdeling. Noen ganger kan du til og med laste ned en prøveversjon.
Pass på å bruke ekte eksempler for å se hvordan hvert system vil fungere for dine behov. En stor hjelp er Idealwares seks tips for å navigere leverandørdemoen.
Rangere systemene mot din ønskeliste - fancy vs. kjernebehov og høy pris vs rimelig - og velg riktig system for deg.
Du kan kanskje kjøpe ditt nye system med et kredittkort på nettet, men større systemer kan ha en kontrakt som må behandles og signeres.
Berry sier, "Noen ganger kan du begynne å bruke ditt nye system umiddelbart, mens andre systemer må tilpasses. DonorPerfect Online er godt kjent for å tilpasse et system før du begynner, mens andre systemer, for eksempel GiftWorks, er enkle å bruke fra get -go. Noen systemer vil trenge en konsulent for å få satt opp. "
Husk at du bruker CRM til å forbedre giverforholdene mest, men du kan til og med bruke den til å forbedre dine innsamlingsstrategier også.
Dan Quirk er Markedsføringsleder hos Salsa Labs, det fremste pengeinnsamlingsprogrammet for vekstfokuserte ideelle organisasjoner. Dans markedsfokus på innholdsskaping, konverteringsoptimalisering og moderne markedsføringsteknologi hjelper ham med å trene utviklingsteam for ideelle organisasjoner for ideell opplæring.