Utarbeide en plan for vedlikeholdsforespørsler

Hva å gjøre før et problem oppstår

Leietakere vil ha vedlikeholdsforespørsler, det er uunngåelig. Som utleier er det i din beste interesse å utarbeide en plan for å håndtere disse forespørsler fra begynnelsen. Å ha et system for å håndtere disse klager vil bidra til å minimere stresset når du faktisk håndterer forespørslene.

Hva er ditt system for håndtering av klager?

For å gjøre behandlingsklager lettere, bør du ha et system på plass som leietakere kan følge når de trenger å varsle deg om en vedlikeholdsforespørsel.

Det er to grunnleggende måter du kan gå på:

1. Formell forespørsel: Noen utleiere foretrekker at leietakere sender vedlikeholdsforespørsler gjennom en formell prosess. Denne prosessen skal klart staves ut som en del av leieavtalen .
   
   Denne prosessen innebærer vanligvis en form for skriftlig forespørsel. Forespørselen vil vanligvis inneholde følgende informasjon:
   
   • Leietakerens navn
   • Adresse
   • Enhetsnummer
   • Telefonnummer
   • Dato for klage
   • Type klage
   • Beskrivelse av klage
   • spesielle forespørsler
   Det kan være:
   
   • Et online skjema - Hvis du har et nettsted for eiendomsinvesteringer , kan du vurdere å legge til et område for vedlikeholdsforespørsler. Leietaker ville ganske enkelt måtte gå til nettstedet ditt, fylle ut skjemaet og trykke send.
     
     eller
     
   • En papirformular - Dette ville være en kopi som leietaker enten ville skanne og sende til deg, faks, håndleveranse eller plassere i en slags postkasse du har dedikert til slike forespørsler.

   Pass på at du også har nødprosedyrer på plass der leietakerne har mulighet til å kontakte deg, en eiendomsforvalter eller reparatør etter vanlig arbeidstid i tilfelle en vedlikeholdsforespørsel som krever øyeblikkelig oppmerksomhet, for eksempel et brisrør eller mangel på varme om vinteren .

1. Uformell forespørsel: Et annet alternativ til utleiere er den uformelle forespørselen. Med denne typen forespørsel, når en leietaker har et vedlikeholdsproblem, vil de bare ringe deg eller e-poste deg, avhengig av din foretrukne form for kommunikasjon, og forklare situasjonen. Telefonforespørsler vil finne sted i løpet av de normale åpningstider du har satt, med mindre det er en nødsituasjon, i så fall vil de følge de nødprosedyrene du har på plass.

Hvem vil håndtere vedlikeholdsforespørsler?

Du må bestemme hvem som skal styre vedlikeholdsklager og forespørsler, så du blir ikke fanget når klager kommer inn. Leietakere må vite hvem de skal kontakte når de har et problem.

• Du : Vil du være ansvarlig for å håndtere vedlikeholdsforespørsler? Er du komfortabel å ha leietakere kontakte deg for slike forespørsler? Er du komfortabel å gå inn i en leietagers leiligheter for slike forespørsler? Har du kunnskapsbasen og ferdighetene til å håndtere VVS og elektriske reparasjoner, eller trenger du å ansette en spesialist?
  
  Hvis du bestemmer deg for at du skal ta på disse vedlikeholdsprosessene selv, må du bekrefte ditt ferdighetssett. Mens du kanskje vet hvordan du fikser en dørhåndtak, slår du av en hovedvannventil og fliser et gulv, vet du hvordan du lodder et rør eller installerer hardwired røykvarslere? Det er viktig at du forstår begrensningene dine fra begynnelsen, slik at du kan planlegge riktig for reparasjoner du ikke klarer å håndtere selv.
  
• En eiendomsforvalter : Vil du leie en eiendomsforvalter for å ta vare på vedlikeholdsforespørsler? Hvis du ikke føler deg komfortabel med å utføre vedlikeholdsforespørsler eller bare ikke vil bli plaget med dem, kan du leie et eiendomsforvaltningsselskap for å gjøre det. De vil enten ha et dyktig team av handymen på staben eller vil ansette utenfor entreprenører for å utføre disse forespørslene. Mens det er et dyrere alternativ, sparer det deg hodepine for å måtte takle konstant vedlikeholdsforespørsler og sparer deg mulighetskostnadene til tid du kan allokere mot mer produktive forsøk.
  

• Noen andre : I tilfelle at du ikke har ferdigheter, kunnskap eller ønske om å håndtere leietaker klager deg selv og ikke vil bruke pengene til å ansette et eiendomsforvaltningsselskap, kan du ikke la eiendommen din falle i disarray , du må ha noen til å ta vare på disse problemene. Med dette alternativet betaler du ikke noen en månedslønn; heller, du vil betale dem for å ta vare på hvert enkelt problem som det oppstår.

  Du må gjøre din forskning og finne lokale reparatører og entreprenører i ditt område. Du vil ønske å lete etter:

  • En Handyman - Hvem skal håndtere grunnleggende reparasjoner.
  • En Elektriker - Hvem skal ta vare på elektriske problemer.
  • En rørlegger - Hvem kan håndtere rør og dreneringsproblemer.
  • Senere netter og helger - Pass på at du også vet hvilke timer disse personene vil være tilgjengelige. Hvis de ikke er tilgjengelige på ulike timer, må du sørge for at du har noen som er. Du ønsker ikke å være frantisk å søke etter en backup-reparatør når du er på bryllupsreise i Hawaii klokken 2
  • Nødtelefonnummer - Har alltid nummerene til det lokale brannhuset, politistasjonen og giftkontrollsentralen.