For ansatte betalt bi-ukentlig
Kalenderen fører oss så ofte til å se hva vi gjør. I noen år må arbeidsgivere håndtere en ekstra lønnsperiode dersom de betaler på ukentlig basis. Hvordan skjer dette? Hvis du betaler hver andre torsdag, vil du ha 27 perioder om noen år. Eller, hvis du betaler på fredager, og du betaler dagen før en ferie, vil du også ende opp med 27 betalingsperioder, hvis julen faller på fredag.
Så hvis du begynte å telle og regnet ut at du skal betale lønnsomme ansatte over 27 lønnsperioder på et år, har du sannsynligvis innsett at hvis du ikke gjør noe annet, betaler du dem mer på et år enn du kanskje har tenkt (og mindre i neste år?). Så hva gjør du?
Betalingsmuligheter for en ekstra betalingsperiode
Alternativ 1: Del den totale lønnen blant de 27 betalingsperioder i stedet for 26. Dette vil resultere i mindre beløp i hver lønnssjekk. Hvis du vil gjøre dette, sørg for å informere dine ansatte, så de ikke klager.
Alternativ 2: Betal det samme beløpet i hver betalingsperiode som du gjorde i det forrige. Dette vil resultere i en effektiv lønnsøkning for disse ansatte. Hvis du gjør dette, informer ansatte, slik at du kan ta æren for økningen. Hvis du gjør dette, bør du også informere de ansatte om at de betaler det følgende året (året etter "sprangåret") vil bli redusert, fordi de kun skal betales over 26 betalingsperiode.
Å betale ekstra på ett år kan også påvirke maksimal sosial sikkerhet og tilleggsavgift for Medicare for noen høyere inntjeningsansatte.
Alternativ 3: Juster årets siste lønnsslipp slik at totalbeløpet for året er det samme som året før. Dette er sannsynligvis bare mulig for lønnsomme ansatte, fordi timepersonell sannsynligvis ikke vil ha samme inntekter fra ett år til det neste (inkludert overtid, etc.).
Et annet alternativ for å håndtere dette problemet
Ved utgangen av 2017 vil en to ukentlig lønnsliste resultere i 27 lønnsperiode. Det amerikanske postkontoret opprettet en lønnsplan som viser den 27. betalingsperioden som den første lønnsperioden i 2018. De sa, "permisjonåret begynner alltid den første dagen av den første fulle lønnsperioden i kalenderåret. begynner 7. januar 2017 (Betalingsperiode 2-2017), og strekker seg til 26 full lønnsperioder, som slutter 5. januar 2018 (Betalingsperiode 01-2018).
Informere ansatte
Under noen av disse forholdene må du informere ansatte hva du gjør, både før årsskiftet og når du distribuerer W-2 skjemaer til ansatte for inntektsskattemessig rapportering.
Andre effekter av en ekstra betalingsperiode
Noen andre hensyn du må være oppmerksom på:
Lønnsskatt. Beløpet vil påvirke den totale trygd og medisin du og dine ansatte betaler. Enkelte ansatte kan nå det maksimale trygdebidraget tidligere, og kan nå terskelen for den ekstra Medicare-skatten (0,9%) med denne tilleggsbetalingen.
Ansattes fordeler. Å betale ekstra lønn kan også medføre ytterligere ytelser. For eksempel kan du overfinansiere andres 401 (k) med ekstra lønnsperiode, utover det maksimalt tillatte beløpet.
Hvis det skjer, må du gi pengene tilbake til den ansatte.
Skatteår for W-2s. Å ha en lønnsperiode utover slutten av året bringer opp spørsmålet om hvilket års skatt betalingen er i. Den generelle regelen er at skatten skal være på W-2 for året når lønnen utstedes og den ansatte har bruk av det.