Hvilke ansatte flytte utgifter du bør betale
Det er best å holde tilbake kun de flytteutgifter som er godkjent av IRS som fradrag fra en ansatt selvangivelse.
Ifølge IRS inkluderer fradragsberettigede flyttekostnader for ansatte bare
"rimelige utgifter til:
Flytte husholdningsgoder og personlige effekter fra det tidligere hjemmet til det nye hjemmet, og
Reise (inkludert overnatting) fra det tidligere hjemmet til det nye hjemmet.
Tilbakebetaling av ikke-fradragsberettigede utgifter er alltid skattepliktig til arbeidstakeren, selv om refusjonen kan kvalifisere som en ansvarlig plan (som beskrevet nedenfor).
Skatteeffektene av ansattes flytende utgifter
Generelt er enhver betaling du gjør til ansatte skattepliktig, og betalende arbeidstakers flyttede utgifter betraktes som en skattepliktig fordel. Men det er en måte å gjøre ytelsen ikke skattepliktig til den ansatte.
Hvis du vil at ansattes flytende utgifter skal være ikke skattepliktig til arbeidstakeren (IRS bruker begrepet "utelukket" fra beskatning), må du betale dem gjennom hva IRS kaller en ansvarlig plan .
I dette tilfellet betaler ansatt for utgiftene og du refunderer dem.
For å oppfylle kriteriene for en ansvarlig plan, må utgiftene spesifiseres og kun bestemte utgifter kan betales. Utgiftene må også være for forretningsformål.
Arbeidsgiveren må ha betalt eller pådratt seg fradragsberettigede utgifter mens han utfører tjenester som ansatt i firmaet ditt. Du må kanskje dokumentere at flyttingen er nødvendig av bedriften din.
Det er også noen regnskapsmessige prosedyrer som må følges for at refusjonsplanen skal være
- Arbeidsgiver må " tilstrekkelig ta hensyn til disse utgiftene innen rimelig tid." Det vil si at arbeidstaker må gi deg kvitteringer for alle utgifter.
- Hvis du gir ansatt et forskudd på disse utgiftene, Arbeidsgiver må returnere eventuelle overskytende penger innen rimelig tid.
For eksempel, la oss si at du forskyver $ 5000 for å flytte utgifter, og medarbeider gir deg kvitteringer for $ 3,660. Ansatte må gi deg en sjekk for balansen ($ 1.350). Hvis alle kriteriene for en ansvarlig plan ikke er oppfylt, er planen ikke en ansvarlig plan. Og " refusjoner for ikke-fradragsberettigede utgifter " (til arbeidstakeren) og godtgjørelser for diverse eller uspesifiserte utgifter er skattepliktig til den ansatte.
Bare for å være helt klart: Eventuelle godtgjørelser til ansatte i en ukontrakterbar plan må behandles som skattepliktig (inkludert tilbakeholdenhet), selv om refusjonen er for utgifter som er fradragsberettigede for arbeidstakeren. Og eventuelle betalinger som ikke er begrunnet med kvitteringer, selv om de er en del av en ansvarlig plan, er skattepliktig og gjenstand for tilbakeholdenhet.
Tilbakebetaling av lønnsskatt på flytende utgifter til ansatte
Dersom betalingene ble gjort under kriteriene for en ansvarlig plan, og alle nødvendige vilkår er oppfylt, er utbetalinger til ansatte for flyttende utgifter ikke gjenstand for tilbakeholdenhet.
Flytteutgifter som ikke er gjort under kriteriene for en ansvarlig plan (beskrevet ovenfor) er gjenstand for fravær for føderale inntektsskatter, FICA-avgifter (Social Security and Medicare) og føderale arbeidsledighetsskatter.
Rapportering Flyttekostnadsbetalinger på en ansattes W-2-skjema
Hvis tilbakebetaling til arbeidstakeren oppfyller alle betingelsene for en ansvarlig plan, som beskrevet ovenfor, trenger du ikke å inkludere disse refusjonene på ansattes W-2. Hvis medarbeider gir deg tilstrekkelig regnskap for utgiftene, men det overskytende beløpet ikke refunderes, må du sjekke med lønnstjenesten eller skattemyndighetene for å avgjøre hvordan du rapporterer de skattepliktige og ikke skattepliktig beløpene. Du må rapportere beløpet av denne ytelsen når du fullfører W-2 års årsrapport for arbeidstakeren for det foregående året.
Patriot Software gir mer avklaring om hvordan disse utgiftene er oppgitt på en ansattes W-2-skjema. Vi bruker eksemplet ovenfor, hvor den ansatte mottar $ 5000 for å flytte utgifter, har kvitteringer for $ 3,660, og beholder de resterende $ 1.350. Beløpet arbeidstakeren holder, er skattepliktig til den ansatte. Vi antar at denne betalingen er utført under kravene til en ansvarlig plan, som beskrevet ovenfor:
- Den skattepliktige $ 1.350 er inkludert i boks 1 i W-2 (og i boksene 3, 5 og 16, hvis skattes av staten eller byen).
- Føderale og statlige inntektsskattholdige og FICA-skatter må beregnes for den skattepliktig $ 1.350 og inngår i de aktuelle boksene på W-2.
- Du må inkludere $ 3,660 (beløpet som er likeverdig som beløpet (for eksempel den ikke-ekspanderbare delen) i boks 12 i skjema W-2 ved hjelp av kode "L."
For mer informasjon om hvordan dette virker, se IRS-publikasjon 15 (Cirkulær E).
Å gi en ansatt ekstra penger for å flytte utgifter
Noen virksomheter gir ansatte et bestemt beløp for å flytte utgifter, avhengig av type bevegelse og avstanden. Betalingen kan fortsatt være fradragsberettiget for bedriften din som en forretningsomkostning.
Hvis du vil gi en ansatt penger til å flytte utgifter og la medarbeideren bestemme hvordan pengene skal tilbys, har du en ikke-planlagt plan, i henhold til IRS-forskriften. I dette tilfellet, som nevnt ovenfor, hvis du ikke vil at medarbeider skal vise kvitteringer, er hele betalingen skattepliktig til ansatt som en fordel. I tillegg må føderal inntektsskatt og FICA-skatt holdes tilbake på betalingen.
I dette tilfellet vil du kanskje ønske å legge til et ekstra beløp på betalingen for å hjelpe medarbeideren med de ekstra skatter som må betales. Dette kalles "oppkjøp" en sjekk, og det er gjort å gi den ansatte det nøyaktige beløpet for betalingen, etter skatt.
Hvis du for eksempel betaler en ansatt $ 2000 i flytende utgifter, kan du gjøre en oppgjør for å gi mer enn $ 2000 for å dekke de ekstra skattene. Patriot Software har en gross-up kalkulator som kan hjelpe deg med dette.
Arbeidstakere som flytter utgifter er fradragsberettigede
Betaling av ansattes flyttede utgifter er en fradragsberettiget forretningsomkostning for virksomheten din. Medarbeideravhengige fradrag for arbeidstakere bør begrenses til de som arbeidstakeren kan trekke fra ved egen avkastning. Det betyr bare kostnadene for å flytte husholdningsvarer og reiseutgifter til den nye plasseringen for den ansatte og hans eller hennes familie.
Fortellelse til ansatte om flyttekostnadsrefusjonsplanen
Som med alle andre ansattes fordeler, må alle ansatte behandles like. Du kan angi kriterier for kvalifisering av planen etter ansattstype (lønnet vs. time, for eksempel), men du kan ikke gi en ansatt i samme klassifisering mer av denne fordelen enn en annen.
Det er alltid en god ide å skrive denne typen fordel skriftlig og inkludere den i kommunikasjon med ansatte. Medarbeiderhåndboken eller retningslinjer og prosedyrer manualen er et godt sted å beskrive planen. Ikke glem å inkludere informasjon om skattemessige konsekvenser av denne fordelen.
Hjelper ansatte med deres flytende utgifter
Med mindre du er en kvalifisert skattepreparat , er det ikke en god ting å gi skatteråd til ansatte om inntektsskatt. Oppfordre dine ansatte til å få profesjonell skatterådgivning eller bruk profesjonell skatteprogramvare . Her er noen ting du kan gjøre for å hjelpe medarbeidere å forstå denne flytende kostnadsfordelen og hvordan det vil påvirke sine skatter:
- Gi ansatte en jobbflyttingspakke som forklarer hvordan og når flytteutgifter vil bli refundert av bedriften din.
- Gi ansatte muligheten til å endre sin tilbakeholdenhet (på skjema W-4 ) for å ta hensyn til den første refusjonsbetalingen.