Viktige hendelsesplanleggingstips for å unngå en katastrofal spesiell hendelse
Men når det gjelder arrangementplanlegging, vil en kompetent begivenhetsleder alltid se på å redusere Murphys lov ved å gjenkjenne potensialet for ting å gå haywire og planlegge tilsvarende.
Som en hendelsesleder er det ditt ansvar å sørge for at kundens spesielle arrangement løper jevnt og med så få hitches som mulig.
I den virkelige verden er det ikke mulig å dekke alle muligheter, men i det minste bør du være oppmerksom på kritiske hendelsesplanleggingsfeil som hver hendelsesleder må unngå.
Forwarned er forearmed, så la oss dykke inn i fem viktige tips som kan hjelpe deg med å unngå en ufattelig katastrofe ved neste planlagte arrangement.
- Dårlig kommunikasjon - dette er trolig den vanligste feilen som blir gjort av uerfarne hendelsesplanleggere, og er en som unngås for enhver pris. Dårlig kommunikasjon (som i feilkommunikasjon eller ingen kommunikasjon) kan stave katastrofe. Dårlig kommunikasjon er ofte et resultat av mangel på detaljert oppmerksomhet, spesielt når det gjelder hendelses sjekkliste. Det er helt avgjørende at du kommuniserer effektivt med både ditt interne arrangementsteam og dine leverandører. Mens du ikke vil mikromanisere alle, trenger du å vite hvem som gjør hva og når for å sikre at alle involverte vet hva som forventes av dem og holder til sin tildelte rutetabell.
- Dårlig eller manglende beredskapsplanlegging - det er en god sjanse for at minst noen ting vil gå galt i dagene og timene som fører opp til arrangementet. Verre ennå, vil noen ting trolig gå dårlig under din spesielle begivenhet. Det er normalt og man kan forvente. En profesjonell eventplanlegger tenker fremover, identifiserer hva som kan gå galt, og har en god beredskapsplan på plass. For eksempel, hva hvis registreringssystemet ditt virker feil på dagen for arrangementet? Hva om du går tom for mat fordi ekstra folk dukker opp? Hva om din hovednotat høyttaler ikke vises eller kommer sent? Hvis noen av disse tingene skjedde, ville du kunne klare? Med andre ord, ville du ha en plan B?
- Utilstrekkelig transport - er du helt sikker på at transporten du har organisert for å få delegater og presentatører til og fra arrangementet ditt, er tilstrekkelig? Sjekk inn i løpet av ukene som fører opp til arrangementet, og på dagen for arrangementet, at alle transportbehov er tilstrekkelig oppfylt. Du må tenke når det gjelder beredskap. Hva skjer hvis et kjøretøy bryter ned om morgenen på arrangementet ditt? Har du alternativ transport tilgjengelig for deg?
- Mangel på klar skilting - Ingenting er mer frustrerende for de som går på en spesiell begivenhet enn å være forvirret om hvor neste presentasjon holdes. Unngå dette ved å sørge for at du viser tilstrekkelig skilting som er lett å lese og forstå. Det er bedre å gå over bord og ha for mye skilting enn at risikopartnere går tapt og kontinuerlig ber om veibeskrivelse.
- Utilstrekkelig personale på hånden - på dagen for din spesielle begivenhet vil du sannsynligvis ha et stort antall deltakere. Ikke gjør feilen ved å stole på bare én eller to personer for å håndtere delegateres spørsmål eller bekymringer. Sørg for at du har en god hodetall av deltakerne, og fremfor alt, sørg for at arrangementet ditt mellom begivenhetsplanleggingslaget og personellene som tilbys av leverandører, er tilstrekkelig.
I tillegg til å tenke og planlegge fremover om hva som kan gå galt, for å sikre en jevn og vellykket hendelse, er den beste politikken alltid å sjekke og dobbeltsjekke.