Hva om du anser deg selv superorganisert og du allerede bruker en sjekkliste når du planlegger en hendelse, men har møtt situasjoner der du skjønte (for sent) at du ikke klarte å ha noen viktige detaljer. Hvor gikk du galt?
Hver hendelse krever en tjekliste for planlegging av hendelser designet med den aktuelle hendelsen i tankene og skreddersydd for de enkelte hendelsesspesifikasjonene. Så hver hendelsesplanlegging sjekkliste er annerledes. Det er imidlertid fem ting du må ha på planleggings sjekklisten, uansett om du planlegger et lite bursdagsfest eller en stor bedriftens funksjon.
Tegn hendelseskontrakter
Dette kan høres tydelig ut, men vær sikker på at du logger deg - og motta signerte kopier i retur - alle kontraktene du trenger for arrangementet ditt. Dette inkluderer hendelseskontrakter med klienten, arenaen, leverandørene, hotellet, underholdningen etc. Et fast håndtrykk er en fin måte å drive forretninger på, men ikke måten å sikre ansettelsen av noen leverandører, og ikke måten å forplikte seg til å jobbe for en klient .
Få alt skriftlig og ikke gjør noe arbeid eller tilbringe en krone på planleggingen av arrangementet før alt papirarbeid er blitt signert og levert. Hvis du er en eventplanlegger som trenger en arrangementskontrakt for arrangementstjenestene dine, klikk her.
Bekreft hendelsesdato og klokkeslett
Du er kneet dypt i planleggingsfasen for denne hendelsen.
Hvordan kan noen muligens få datoen feil? Leverandørene har ofte andre forretninger som kommer inn. Klienter kan bli enige om en dato og klokkeslett for arrangementet og glemmer bare å varsle deg om endringen i planene. Før du begynner å planlegge hendelsen, dobbeltsjekk dato og start- og sluttid og få disse skriftlige, slik at alle er på samme side.
Leie ekstra hjelp
Undervurder ikke verdien av å ha ekstra hjelp på dagen for arrangementet ditt. Det er alltid noe som trengs for å, og de fleste hendelsesplanleggerne er allerede for opptatt av å løpe hendelsen for å tilegne seg oppmerksomheten til situasjoner som oppstår. Å ansette ekstra hjelp er et viktig skritt som ofte overses til det er muligens for sent å ansette det beste arrangementet for den aktuelle jobben. Ikke sett deg for rester når det gjelder å ansette arrangementspersonell. Sett dette elementet på begivenhets sjekklisten og sikre det best trente personalet med den opplevelsen du trenger som passer til arrangementets budsjett.
Gjennomfør et nettsted gjennomgående
Ingenting sammenligner seg med å tenke på noe i tankene dine, akkurat som å oppleve det førstehånds. Gjennomføring av hendelsesstedet med klienten og leverandørene er et viktig skritt i arrangementsplaneringsprosessen.
Det gir en mulighet til å stille spørsmål, ta opp bekymringer, og komme til enighet om romoppsett, innredning, plassering av registrering og total strøm av arrangementet. Ofte, selv når vi tror at vi kommuniserer tydelig, er vår visjon om noe i sterk kontrast til hva noen andre tenker på, basert på vår beskrivelse. Ta en gjennomgang av det fysiske rommet under planleggingsstadiene, så det er ingen overraskelser på arrangementsdagen.
Inkluder påminnelser til oppfølging
I den ideelle verden vil det være nok å fortelle noen en gang for å sikre at jobben blir ferdig. Dessverre fungerer den virkelige arbeidsverden ikke på den måten eller i det minste ikke hendelsen til arrangementsplanlegging. Med så mange detaljer å administrere og flere spillere involvert i ulike stadier av arrangementet, er det lett for noe å gå seg vill.
Så når du utvikler tjekliste for planlegging av hendelser for å holde deg organisert og på planlagt, ta med påminnelser for visse oppfølging. For eksempel, hvis du snakket med caterer om menyideer, ta med et element på tjeklisten for planlegging av hendelser som leser, "Oppfølg med caterer på foreslått meny" og "Planlegg smaksprøver med caterer." I arrangementplanlegging er det ingen Slike ting som bekrefter noe for mange ganger.