På grunn av alt dette trenger møteplanleggere en fast forståelse av cateringnumre for å sikre matkvalitet og unngå straffeavgift. Nedenfor er de fremtredende tallene og vilkårene kjent med.
Estimert antall
Det er antall gjester du opprinnelig bygger dine arrangementsprognoser rundt. Det er ingen reell forpliktelse med estimert antall som det er mer av et "arbeidsnummer" som brukes til å estimere kostnader og bemanningsbehov.
Forventet telling
Forventet telling er levert to eller tre uker før et arrangement. Det representerer et mer nøyaktig antall forventede gjester, og det er knyttet kontraktmessig til den endelige tellingen. Hver cateringvirksomhet har sin egen policy for forventede teller, men generelt sett skal den ikke avvike med mer enn 15% av den endelige tellingen.
Final Count / Garantert Count
Det er antall gjester måltider du vil betale for, og det representerer også antall plasser som catering-teamet skal sette inne i rommet.
Eventuelle endringer i dette nummeret etter forfallsdato kan medføre straffer eller sen gebyr. Det er derfor viktig at planleggeren setter en RSVP-dato som faller før garantifristen.
Drop prosentandel
Det er to vinkler å slippe prosenter. Den første er beregnet av catering for å se hvor mye av ditt endelige antall har falt fra forventet telling.
Hvis prosentandelen er for stor (over 20%), kan det bli utstedt et straffegebyr for å dekke utgifter knyttet til bemanning og leveringsordrer. Planleggere bruker slippprosentandeler for å anslå hvor mange "no-shows" å forvente. En fallfrekvens på 2% er omtrent gjennomsnittlig for betalte eller billettmessige hendelser. Det gjennomsnittet kan klatre over 5% for hendelser som er gratis. Som du kan forestille deg, er deltakerne mer sannsynlig å vise når de har penger investert i en hendelse.
Måltider
Noen planleggere tilbyr mer enn én entré til formelle måltider, og dette skaper et annet beregningskrav. Hotell- og bankettsentre vil ikke bli sittende og gjetter hvor mange gjester som skal velge biff eller kylling, så det er opp til planleggerne å få nøyaktige teller av hvert valg gjennom deres RSVP-system. På begivenhetsdagen skal hver deltager få et farget måltidskort de kan legge på bordet, slik at servere automatisk vet hvilken tallerken de bestilte.
Drikk Billetter
Eventplanleggere kan bruke drikkebilletter til å kontrollere kostnadene ved å kjøre en åpen bar. Det oppnås ved å gi hver gjest en eller to drikke billetter ved registrering. Bartenderen godtar billettene i bytte for en drink, og gjester som velger å drikke utover billettprisen, kan betale kontant. En ting å merke seg om drikke billetter er at stedet vil belaste deg den høyest priset drikke per billett.
Av denne grunn er det fornuftig å bruke dette systemet med en øl- og vin- eller husbar, siden valgene vil bli priset nærmere sammen.
Arbeid med systemet
Til slutt er det opp til arrangørplanleggeren å gi nøyaktige teller til cateringavdelingen. De planleggere som ignorerer retningslinjene og tidsfrister utstedt av leverandøren, kan ende opp med å betale mer enn de burde ha i form av straffer og andre avgifter. Den beste måten å unngå dette på er å lese gjennom cateringpolitikken før planleggingen av arrangementet. Etter denne enkle regelen vil du hjelpe deg med å velge de mest hensiktsmessige datoene og kostnadene for å passere inn på gjestene.