Formater et profesjonelt forretningsbrev med disse tipsene
Riktig forretningsbrevformater
Forretningsskrifter i USA, bruk fire vanlige brevformater. Variasjoner er forskjellige for andre land som datoen er sammensatt i en annen stil.
Alle ordinære forretningsbrevformater er akseptable, men blokken er mer vanlig.
Blokkboksformat: Det vanlige blokkbrevformatet er formatert med all tekstflush med venstre margin. Paragrafene er doblet i mellomrom og all linjetekst er adskilt fra hverandre. Marginene er en standard tekstbehandlingsinnstilling på en tomme. (se bildet av Block Letter Format).
Halvblokk Letterformat: For halvblokken er den eneste forskjellen mellom halv- og alternativblokken, i motsetning til at tekstteksten er rettferdiggjort, den første linjen i hvert avsnitt er innrykket.
Alternativt blokkeringsformat: Det alternative blokkeringsformatet beveger returadressen, datoen, lukkingen, navnet, tittelen og signaturen til venstre på siden.
Forenklet brevformat : Dette formatet tar de samme egenskapene til blokkbrevet med ett unntak, hilsen eller hilsen er eliminert. Det er et nyttig format når du ikke vet mottakerens kjønn er mann eller kvinne, eller Fru eller Frøken.
Seksjoner av et forretningsbrev
- Returadresse: Hvis du har firmanavn, kan du hoppe over denne delen. Ta med din fulle forretningsadresse og riktig juridisk bedriftsnavn. Du kan også inkludere din e-postadresse eller telefonnummer hvis det er nødvendig av mottakeren din.
- Dato: Følg måned, dag, år format. Gjør datoen din aktuell til den faktiske postdatoen for brevet.
- Mottakers navn og adresse: Ta med hele navnet og adressen til kontakten du sender brevet til. Personens tittel kan legges sammen med telefonnummeret hvis nødvendig.
- Hilsen: For hilsen, bruk personens formelle navn og avslutt med et kolon for forretningsbrevet.
- Emne: Det er tydelig å angi emnet i brevet, og hjelper deg, mottaker, raskt å forstå sammenhengen mellom hva brevet handler om.
- Kropp: Din brev kropp skal starte med en generell innføring av hvem du er og brevformålet. Ta med spesifikke avsnitt om problemet eller problemet. Lukk kroppen med en oppfordring til handling. Hvert forretningsbrev bør være kort og konsistent med tanke på leserens begrensede tid.
- Slutt: Her kan du velge et formelt format som "Best regards" eller "Med vennlig hilsen".
- Signatur: Skriv navnet ditt som det samme som i brevet. Navn og tittel: Inkluder ditt fulle navn og jobbtittel.
- Vedlegg og CC: Hvis du sender flere dokumenter, er det en innhegningslinje, og hvis noen andre mottar en kopi av brevet, er det inkludert cc. eller karbonkopi av den andre mottakeren eller mottakeren.
Du kan forenkle hele prosessen med å lage et riktig formatert forretningsbrev ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammet.
I Microsoft Word kan du bruke brevveiviseren ved å gå til "Verktøy" -funksjonen, velge "Letters & Mailings" og klikk på Letter Wizard. Veiviseren vil spørre deg gjennom hvert felt og tillate deg å velge et format.
Å bruke riktig forretningsbrev format er ett skritt i å gjøre din bedrift mer profesjonell. Ta deg tid til å gjøre det riktige inntrykk med bedriften din.