Et nytt velkomstbrev fra kundene er en verdifull del av å skaffe nye kunder , spesielt hvis bedriften din er en som fokuserer på personlige forhold. Ta deg tid til å skrive et nytt kundes velkomstbrev har noen fordeler, blant annet:
- Viser kundene dine at du verdsetter deres virksomhet
- Offisielt introduserer firmaet ditt til nye kunder
- Reassures nye kunder at de tok den riktige beslutningen ved å velge ditt firma
- Gir viktig kontaktinformasjon
Denne trinnvise opplæringen vil gå deg gjennom et nytt velkomstbrevformat fra kundene, og delene det inneholder, slik at du kan bruke det som en mal i din egen virksomhet.
01 - Firma brevpapir
Ditt nye kunders velkomstbrev skal skrives ut på firmaets brevhode, eller i det minste ta kontaktinformasjonen din.
Å ha profesjonelt brevpapir med firmaets merkevarebygging er en utmerket måte å styrke merkevaren din gjennom velkomstbrev og all klientkommunikasjon. Men hvis du ikke har brevpapir til ditt nye kundes velkomstbrev, bør du inkludere:
- Selskapsnavn
- Returadresse
- Telefonnummer
- Epostadresse
Du vil kanskje også inkludere et faksnummer, selskapets nettside og andre kontaktmetoder du har tilgjengelig.
02 - Dato og mottakerens adresse
Begynnelsen til ditt nye velkomstbrev fra kunden skal inneholde datoen for brevet og mottakerens postadresse, alt justert til venstre.
Mottakerens adresseboks skal typisk omfatte:
- Fullt navn (med prefiks)
- Tittel
- Selskap
- Postadresse
03 - Hilsen
I denne delen av ditt nye velkomstbrev fra kunden vil du vanligvis hilse mottakeren din etter navn, etterfulgt av et kolon.
Enten du hilser mottakeren med hans eller hennes fornavn (dvs. Jane), eller mer formelt, vil et prefiks og etternavn (dvs. kjære fru Doe) avhenge av ditt forhold til kunden.
04 - Velkomstmelding
Åpnings setningen til et nytt kundes velkomstbrev kommer etter hilsen, og bør inkludere en velkomstmelding til kunden.
Her er et eksempel på en åpningsdomstol i et nytt velkomstbrev fra kundene:
"På vegne av hele Smith Consulting-personalet vil jeg gjerne benytte anledningen til å ønske deg velkommen som ny kunde. Vi er begeistret over å ha deg med oss."
05 - Introduksjon til selskapet
Kroppen til ditt nye kundes velkomstbrev bør inneholde en introduksjon til firmaet ditt, samt gjentakelse av dine evner.
Her er et eksempel på en introduksjon til selskapet:
"På Smith Consulting er vi stolte av å tilby kundene våre responsive, kompetente og fremragende service. Våre kunder er den viktigste delen av vår virksomhet, og vi jobber utrettelig for å sikre full tilfredshet, nå og så lenge du er kunde ."
I denne delen vil du også introdusere deg selv, og la kunden få vite hvilken rolle du vil spille i hans eller hennes forretninger med din bedrift.
Her er et eksempel på en personlig introduksjon:
"Jeg er også glad for å informere deg om at jeg vil være ditt primære kontaktpunkt hos selskapet, og jeg oppfordrer deg til å kontakte meg når som helst med spørsmål, kommentarer og tilbakemelding."
06 - Kontaktinformasjon
En av de viktigste delene av et nytt velkomstbrev fra kunden er den delen som inneholder ulike metoder for å kontakte deg, alt på ett sted. Denne delen av ditt velkomstbrev bør tydelig angi hvordan og når kunden din kan komme i kontakt med deg når han eller hun har spørsmål eller andre problemer.
07 - Reassurance
Denne siste delen av ditt nye kundes velkomstbrev bør igjen takke kunden for sin virksomhet, og forsterk at du er glad for å ønske deg velkommen som kunde og klar til å gjøre det som trengs for å sikre at de er fornøyd.
Tanken er å lukke brevet på en positiv tone, og la den nye kunden føle seg velkommen, verdsatt og viktig.
Her er et eksempel på siste setning i ditt nye velkomstbrev fra kundene:
"Jane, takk igjen for å betro Smith Consulting med dine viktigste forretningsbehov. Vi er beæret over å tjene deg."
08 - Avslutning
Lukkingen av ditt nye velkomstbrev fra kunden inkluderer en valedikt (hilsen, hilsen, vennlig hilsen, din virkelig, etc.), din skriftlige signatur, og ditt navn og tittel.
Det er viktig å alltid inkludere din faktiske signatur og ikke en datamaskingenerert signatur for å tilpasse brevet. Din signatur skal gå mellom valediction og ditt navn, så du vil legge igjen noen ekstra mellomrom der.