Funksjoner å se etter i Online Payroll Software
Det er ikke rart at mange små bedrifter vender seg til lønnstjenester for disse oppgavene.
Men hvilken lønnservice er best?
Hva er lønnstjenester?
Det er to typer lønnstjenester: Internett-tjenester og (for mangel på bedre sikt) personlige tjenester. Internett-tjenestene kan være programmer eller nettbaserte. De personlige tjenestene er en bedrift eid av en person som kan gjøre lønn på nettet eller som kan være lokal.
Evalueringsprosessen fungerer på samme måte for begge typer lønnstjenester. Men denne artikkelen vil fokusere på online-tjenestene. Her er noen funksjoner du bør ta hensyn til:
Hvor mye koster en online lønnservice?
Det første sjefseierne spør når de ser etter en lønnservice er: "Hvor mye koster det?" Mens kostnaden er viktig, er andre faktorer like viktige.
Vurder kostnadene for tjenesten nå og inn i fremtiden. Hvis du har en veldig liten bedrift med bare én eller to ansatte, kan du begrense kostnadene ved å bruke en skalerbar tjeneste, hvor kostnaden er minimal for bare få ansatte, og som øker etter hvert som du legger til ansatte og tjenester.
For de fleste av lønnstjenestene jeg så på, er kostnaden per måned, slik at du kan endre når som helst. De fleste baserte kostnadene på antall ansatte. Noen tilbyr 1099 alternativ for å betale entreprenører, leverandører eller frilansere. (Du finner en kort liste over kostnader på slutten av denne artikkelen.)
Kostnadene kommer i to nivåer for noen av tjenestene: en grunnleggende tjeneste som bare beregner og leverer lønnsslipp, med kanskje en W-2-tjeneste, og et fullservicealternativ som også gjør innskudd og betaling av lønnsskatt og skatteinnskudd, inkludert Skjema 941 (kvartalsmeldingsskjema for lønnsskatt).
Hva bør en full-service lønnservice inneholde?
- Oppsett, opplæring og oversikt. Systemet skal være enkelt å sette opp. Du bør ha et dashbord for å veilede deg gjennom prosesser og å tillate deg å sjekke på aktiviteter som arkiver og lønnsslipp innskudd. Opplæring bør være enkel, med gode videoer for å hjelpe deg med å jobbe gjennom de ulike prosessene. Hvilken grad av lønnskunnskap antar de at du har? De fleste bedriftseiere har lite kunnskap, så tjenesten din skal gi detaljert grunnleggende kunnskap om lønnsvilkår, lønnsslipp og innlevering.
- Paychecks . Hvert av disse systemene gir deg mulighet til å legge inn informasjonen for hver ansatt, inkludert W-4-skjemaet for føderal inntektsskatt og annen informasjon som trengs for å forberede lønnsslipp. Systemer skal gi deg mulighet til å skrive trykte kontroller eller å få sjekker direkte deponert (den beste måten). Sjekk med banken din på sine krav.
- W-2 former. Din tjeneste skal gi deg W-2 skjemaer , den årlige lønns- og skatteinformasjonsskjemaet du må gi til ansatte i januar. Fullservice-opsjonen bør også sende disse skjemaene til Social Security Administration for deg på det aktuelle tidspunktet.
- Fil- og innskuddsskatt. Dette er trolig den viktigste tjenesten. Å ha noen filer og betale disse skattene er et stort ansvar. Et fullservice system bør legge inn alle relevante lønnsskatt og arbeidsdokument for deg. De bør foreta betalinger på vegne av deg med de relevante føderale, statlige og lokale regulatoriske byråer. Skjemaer bør inkludere skjema 941 - kvartalsvis lønns- og skatteoppgave og skjema for forbruker- og statsledighetsskatt.
Tjenesten bør også holde styr på statlige og lokale lønnskostnader, noe som er en stor hjelp hvis du har ansatte som jobber i forskjellige byer og stater.
Hvilke andre funksjoner bør du forvente?
Skattegarantier. Din tjeneste skal garantere at skatteformularene vil bli sendt før alle frister og at utbetalinger vil bli gjort i tide, slik at du ikke pålegger bøter eller straffer . Tjenesten bør være enige om å betale bøter eller straffer for sen innlevering eller betaling. Hvis de ikke gir denne garantien, må du ikke bruke dem.
Mobil tilgjengelighet. Du bør kunne få tilgang til oversikten og gjøre endringer, sende inn informasjon på datamaskinen, mobiltelefonen eller nettbrettet, eller til og med ringe inn informasjon.
Ansattes selvbetjening. Noen av disse tjenestene har et dashbord som ansatte kan logge på og få informasjon om sine løpende løpekontoer.
De kan kanskje endre W-4 informasjon på nettet.
Integrasjon med ditt regnskapssystem. Å ha lønnstjenesten integrert med regnskapssystemet sparer deg tid og penger. Intuit Payroll selges kun med QuickBooks Online, så dette kan være et godt alternativ for deg hvis du allerede har QBO. Patriot-programvaren har et regnskapssystem du kan legge til i lønnstjenesten.
Andre viktige spørsmål å spørre
Støtte og service. Denne er virkelig viktig. Det skjer ting og lønnslister må kjøres på bestemte tidspunkter. Du må vite at tjenesten din er tilgjengelig og nyttig.
Det høyeste servicenivået er telefonsamtalen. Hvilke timer har helpdesken?
Det nest høyeste nivået er chat. Hva er deres timer?
Det tredje nivået er e-post. Hvor raskt svarer tjenesten din på e-post?
I løpet av prøveperioden eller de første 30 dagene, sørg for at du kontakter flere ganger for å vurdere støtten som tilbys.
Oppdateringer. Lønnsskatteregler og skattesatser endres alltid. Når du vurderer systemer, spør hvordan de oppdaterer programvaren og hvordan de kommuniserer disse oppdateringene til deg.
Sikkerhet. Hvor sikker er systemet deres? Er det i skyen (sannsynligvis)? Hvor ofte sikkerhetskopierer de?
Andre tilleggstjenester du kanskje vil ha
1099 Service. Noen av disse systemene har en tilleggsavgift (ekstra kostnad) som gjør at du kan betale kontraktsarbeidere, leverandører og frilansere og utstede 1099-MISC-skjemaer til dem (i likhet med W-2-skjema for ansatte). Tjenesten bør også gi innlevering av 1099-MISC skjemaer med IRS.
Sikkerhetskopiering . Hvis du betaler ikke-ansatte, kan det hende du må ha sikkerhetskopieringshold fra sine betalinger. Hvis du har 1099-tjenesten, bør tjenesten din kunne gjøre dette og utstede rapporter.
Hvor skal du sjekke for potensielle tjenester
Når du har redusert valget ditt til et par tjenester, sjekk dem ut. Sjekk online rangeringer, men ikke stole på dem for mye. Et bedre sted å sjekke er Better Business Bureau . Se hvilke klager som er innsendt mot dette firmaet og hvordan de er løst.
Hva er noen lønnstjenester å vurdere?
Du finner mange lønnstjenester hvis du søker på nettet. Her er bare noen få å starte søket med. Vi valgte alternativet full service for hver.
Jeg ntuit Full Service Lønn. Denne tjenesten er et tillegg til QuickBooks Online. Prisene avhenger av hvilken versjon av QBO du vil ha, og nivået på lønnstjenester du trenger. Prisen er månedlig.
Patriot Payroll Software. Deres full-service lønnssystem starter på $ 25 i måneden for en ansatt, og øker med antall ansatte.
Paychex. Deres system er basert på antall ansatte. De krever et skriftlig bud fra en potensiell kunde før utgivelse av prisinformasjon.
Gusto: Prisen er $ 39 per måned basispris pluss $ 6 per måned per person (Vi antar at det betyr at per person blir betalt).
ADP har tre lønnsnivåer, inkludert HR. Ingen prising var tilgjengelig.
Hvordan prøve et lønnsystem
Ett siste problem: Problemet med å prøve ut disse systemene er at de krever at du "går live", og du kan ikke utstede lønnsslipp mer enn en gang. Patriot og Gusto har demoversjoner du kan prøve. ADP har to gratis måneders lønn, men det betyr at du er forpliktet til å kjøre to måneder med systemet.