Hva du trenger å vite for å unngå kundeforvirring
Det er like frustrerende for erfarne fagfolk som står overfor klienter som misforstår de tilbudte tjenestene.
"Event management" og "Event planlegging" er ofte kastet rundt utveksling, selv om de er to svært forskjellige ting. Helt enkelt er planlegging og administrasjon ikke det samme. Mens ferdighetssettene i disse to funksjonene overlapper, er de to forskjellige funksjoner. Det skaper problemer for de som arbeider med klienter som feilaktig tror de trenger en hendelsesleder når det de trenger er en hendelsesplanlegger. Og for de klientene som er under inntrykk av at alle hendelsesledere også håndterer hendelsesplanlegging. Så la oss rydde opp forvirringen fordi det er viktig at du og dine kunder har samme forståelse.
Arrangementsplanlegging
La oss starte med arrangement planlegging . Nøkkelordet er her planlegging . Alle arrangementer - fra brudesalonger til milepælbursdag feiringer til store bedriftsforsamlinger - begynner med en plan av noe slag.
De innledende diskusjonene med klienter om hendelsesideer, temaer, ønskelige datoer og budsjettretningslinjer er alle en del av arrangementsplanleggingsprosessen.
Hendelsesplanlegging starter i begynnelsen , fra de aller tidligste stadiene av konseptet og fortsetter helt til den faktiske hendelsen finner sted. Og ærlig, for noen uker etter hendelsen som hendelsesplanleggere pakker opp detaljer og håndterer oppfølgingsartikler.
Eventplanlegging innebærer å jobbe tett med klienten for å designe et arrangement som reflekterer klientens visjon om samlingen og oppfyller arrangementets mål. Kunder som ansetter en hendelsesplanlegger ansetter noen til å planlegge alle aspekter av arrangementet, inkludert de relaterte detaljer og handlingsobjekter, og å se den hendelsen gjennom til den er ferdig.
Eventplanlegging ansvar kan inkludere, men er ikke begrenset til:
- velge et overordnet tema for arrangementet
- utvikle et budsjett
- velge et spillested
- forhandle hotellkontrakter
- ansette utenfor leverandører
- planlegger menyen
- ansette en caterer
- arrangere for gjestens høyttalere eller underholdning
- koordinere transport
- velge fargeskjema
- utvikle invitasjoner
Eventplanlegging er alt som går inn i å sette sammen et arrangement. Denne funksjonen faller under den større paraplyen av hendelseshåndtering.
Event Management
Hver type arrangement består av mange deler som passer sammen som stykker av et puslespill. Alle disse brikkene kommer til slutt sammen for å skape et arrangement. Vellykkede hendelser har alle de relaterte brikkene som kommer sammen til rett tid og rett sted, jevnt og effektivt og i henhold til planen. Denne prosessen kalles hendelsehåndtering. Det er, enkelt sagt, prosjektledelse av selve arrangementet.
Hendelsehåndtering innebærer å skape, koordinere og administrere alle de forskjellige komponentene i en hendelse, samt gruppene av mennesker som er ansvarlige for hvert aspekt. Noen aspekter av hendelsesadministrasjon kan inkludere, men er ikke begrenset til:
- reserverer et sted for en hendelse
- koordinere eksterne leverandører
- utvikle en parkeringsplan
- utforming av beredskapsplaner
- sikre overholdelse av helse- og sikkerhetsstandarder
- administrerende personale ansvarlig for hver funksjon
- overvåke gjennomføring av en begivenhet
- overvåkning av arrangementet
- løse hendelsessituasjoner på stedet
Arrangementledere og arrangementsplanleggere jobber sammen
Definere disse to funksjonene er utfordrende fordi de ikke bare er nært beslektet, overlapper ansvaret ofte. Individuelle arrangementsplanleggere kan tilby arrangementshåndteringstjenester, og arrangementshåndterere kan også tilby arrangementplanlegging.
Alt avhenger av den enkelte planleggeren eller bedriftens arrangementshåndteringsteam, spillestedet og selve arrangementet.
Det er viktig å forstå forskjellene mellom de to og å bestemme hvilke tjenester du vil gi. For eksempel; Hvis du tilbyr arrangementsplanleggingstjenester for en storstilt arrangement, vil du jobbe med en arrangementshåndterer som vil koordinere tjenestene dine med de av cateringforvalteren, det audiovisuelle teamet etc. Definer din rolle og tjenestene du vil gi og klart kommunisere disse til potensielle kunder for å unngå forvirring under planleggingsprosessen.