Du kan faktisk bli spurt om du er partiplanlegger eller en møteplanlegger. I tilfelle planlegging yrke, jobben titler er like ulike og mange som tjenestene tilbys, og det kan ofte være vanskelig å beskrive og skille en fra neste.
Det kan være utfordrende når du utarbeider en hendelsesplanleggingsportefølje, ser etter arbeid, eller arbeider med en klient som ikke har riktig forståelse av jobbfunksjonen og ansvaret.
Event Management vs Event Planning
Mens svært nært beslektet, er hendelseshåndtering og arrangementplanlegging to svært forskjellige funksjoner. Hovedforskjellen ligger i disse to ordene: ledelse og planlegging. I svært enkle termer styrer hendelsesforvaltere hendelsen og hendelsesplanleggerne planlegger arrangementet.
Når det er sagt, kan arrangementshåndterer også planlegge aspekter av hendelser, og hendelsesplanleggere kan styre bestemte komponenter i hendelsesplanleggingsprosessen. Hendelsesledere og hendelsesplanleggere arbeider side om side, og deres ansvar kan overlappe.
For å gjøre saker enda mer forvirrende, tilbyr individuelle arrangementplanleggere ofte hendelsestyringstjenester, og arrangementshåndterere kan også tilby arrangementplanleggingstjenester. Hvis alt dette har du riper på hodet, så la oss begynne med å ta en nærmere titt på hendelseshåndtering.
Event Management involverer prosjektledelse
Hendelsehåndtering innebærer å skape og utvikle store arrangementer som kan omfatte konferanser, konvensjoner, konserter, messer, festivaler og seremonier. Arrangementstyring innebærer å identifisere målgruppen, formulere arrangementskonseptet, planlegge arrangementets overordnede logistikk og gjennomføre prosjektledelse av arrangementet som helhet - inkludert styring av lagene til mennesker som er ansvarlige for hver funksjon, budsjettet og overvåking av gjennomføringen av arrangementet.
Arrangørledere overvåker også tjenestene til alle eksterne leverandører og fagfolk, som inkluderer eventplanleggere.
Spesifikke ansvarsområder for en event manager kan omfatte:
- Velge og reservere spillesteder
- Koordinere eksterne leverandører
- Engasjerende høyttalere eller underholdning
- Arrangere for transport og parkering
- Skaffe nødvendige tillatelser og passende forsikring
- Ansvar for overholdelse av helse- og sikkerhetsstandarder
- Utarbeide beredskapsplaner
- Kris og situasjonsstyring på hendelsen
- Utforme en sikkerhetsplan
- Overvåking av arrangementet
Denne listen er på ingen måte fullført. Avhengig av omfanget av arrangementet og de andre ansatte fagpersoner, kan jobbansvaret variere.
Rollen av Event Management Services
Event management firmaer er ofte ansatt for å planlegge og gjennomføre store selskapsmøter og spesielle arrangementer. Mens bryllup og konserter er vanlige arrangementer for en event management profesjonell, sportsarrangementer, gjenforeninger og store partier er også anledninger som kan ha nytte av hendelsesledelse.
Offentlige enheter, ideelle organisasjoner, foreninger og selskaper bruker alle hendelsesforvaltningsselskaper til å koordinere viktige hendelser og møter. Arrangementshåndteringsfunksjonen kan ofte finnes i en bedriftsmarkedsføring eller PR-avdeling eller som en del av deres spesialarrangementer bemanning.
Ferdigheter for å lykkes
Som med de fleste hendelsesplanleggingsfunksjonene krever hendelsesledelse gode organisatoriske ferdigheter for å lykkes. Muligheten til å multitask og jonglere mange bevegelige deler er avgjørende, og sammen med den førsteklasses organisasjonen kommer behovet for effektive tidsstyringsevner.
Å kunne prioritere og holde på oppgaven er det som fører til en vellykket hendelse. Hendelsehåndtering begynner med prosessen med å skape en visjon for arrangementet og deretter se gjennom gjennomføringen, noe som krever både kreativitet og fleksibilitet.
Fordi prosjektledelse er et nøkkelelement og innebærer å håndtere ikke bare funksjoner, men lag av mennesker, er mellommenneskelige ferdigheter også viktige. Interaksjon med enkeltpersoner på alle nivåer i en organisasjon er en del av jobben og å ha stellar kommunikasjonsevner og å være komfortabel og personabel vil gå langt i å utvikle disse relasjonene.