Advokat tillitskonto feil som advokater ikke burde gjøre
Selv om det er mange måter å stole på kontoer er mismanaged, er det tre vanlige feil advokater gjør i å administrere sine IOLTA-kontoer.
"Låne" penger fra Trust-kontoen
Det er ingen legitim måte å låne fra en tillitskonto. Noen ganger bruker advokater tillitskontofond før de har rett til å gjøre det, mens de i andre situasjoner bruker midler som de aldri vil få rett til å bruke. Enten tilnærming åpner døren for advokaten å komme inn i alvorlige problemer.
Det er tre måter som feilaktig låning fra tillitskonto oppstår:
Advokaten tar tillit til kontanter penger før det blir opptjent
Dette skjer ofte når en advokat har kontantstrømproblemer. I denne situasjonen har advokaten mottatt en beholdning som han (forhåpentligvis) har plassert på tillitskonto, og advokaten har rett til å betale pengene ut til seg selv når arbeidet er fullført. Imidlertid vil advokaten ikke ha arbeidet fullført før noen truende utgifter må betales - lønn, kontorleie, kostnader er avanserte i en betinget avgiftssak mv.
Så advokaten går videre og tar mer av tillit enn han eller hun faktisk har rett til å ta fra tillitskonto på det tidspunktet i saken.
Advokat låner penger fra klientfondene med sikte på å sette den tilbake
Når kontantstrømsproblemer eskalerer inn i mer alvorlige økonomiske problemer, og advokaten har tusenvis av dollar i klientmidler som sitter i en tillitskonto, kan noen gi etter for fristelsen til å låne penger fra tillitskontoen for å holde seg flytende.
Advokaten kan rationalisere det ved å tenke at hvis han ikke kan betale kontobeløpene, kan han ikke holde seg i virksomhet, og hvis han ikke kan være i virksomhet, kan han ikke ta vare på sine kunder. Så han tar litt penger fra trukketekningen bare for å holde ham over til hans kontantstrøm forbedrer seg. Advokaten kan ha all intensjon om å erstatte midlene så snart som mulig, men denne typen situasjon pleier å være snøballer og ender svært dårlig for advokaten - så vel som klienten.
Støtter kontotyveri
Denne situasjonen kan egentlig ikke kalles lån, og det refererer ikke til svindelene som er begått på advokatfirmaer. I internt stiftelseskonto tyveri situasjonen, enten advokat eller noen med tilgang til tillitskonto har nådd punktet av grådighet eller desperasjon at de bare bestemmer seg for å ta penger som ikke er deres. Advokater med rusmiddelproblemer eller gamblingavhengighet kan være spesielt utsatt for denne feilen, men andre ganger skjer det av grunner som ikke virker klare. Hvis en advokat begår dette, er denne tillitenskonflikten den mest sannsynlige å avslutte en juridisk karriere. Men selv om det er begått av en advokat eller en bokholder, er advokaten fortsatt den på kroken for å betale tilbake pengene.
Commingling Attorney Funds Med Client Money
En annen stor feil i advokatkontoradministrasjonen involverer commingling advokatfonde med kundepenger. Dette oppstår ofte ut fra manglende forståelse for hvordan en tillitskonto skal fungere.
Laura A. Calloway, en juridisk praksisadministrasjonskonsulent i Alabama State Bar, sa: "Mange advokater forstår ikke hva som gjør og ikke går i trustkontoen. Noen driver alt, inkludert opptjente avgifter, via tillitskonto, ved bruk av Det er som en enkelt general journal for sine firmaer. Andre tar 'beholdere' uten å forstå at i hvert fall i noen jurisdiksjoner som Alabama, er det ikke noe som ikke er refunderbart beholdning. Så de legger ikke innskudd mot fremtid arbeid i tillit som de burde, spesielt hvis de trenger det nå for å holde lysene på. "
Noen av de vanlige måtene advokater kommuniserer sine penger med kundens midler inkluderer:
Ett sjekk for to formål
En advokat forteller klienten at advokatkostnadene vil være $ 1000 og retten til innlevering av honorar vil bli $ 200, slik at klienten skriver advokaten en sjekk for $ 1200. Noen advokater vil sette hele sjekken inn på bedriftskonto fordi de fleste pengene kommer til advokaten uansett. Imidlertid krever barforeningsregler at sjekken går inn på tillitskontoen, selv om advokaten har rett til full advokats gebyr umiddelbart fordi arkiveringsavgiften del av den sjekken må holdes i tillit.
Personlige midler holdt i tillit med kundefondene
Noen statsforeninger forbyder advokater å ha noen personlige midler på en tillitskonto, mens andre tillater advokater å beholde en liten sum på kontoen for å dekke utgifter knyttet til driften av kontoen (selv om anbefalte praksis er å ha alle tillitskontoavgifter trukket fra bedriftskonto). Men ingen steder er en advokat lov til å bruke en tillitskonto som en driftskonto, en sparekonto eller et sted å skjule eiendeler.
Noen ganger mislykkes advokater ganske enkelt ikke med at de ikke kan betale regninger som kontorkostnader direkte ut av tillitskonto, selv når sjekker skrives ut av midler som allerede er opptjent. Andre ganger advokater misbruk misbruk av kontoen som en måte å skjule eiendeler på. For eksempel sier Calloway at hun har sett advokater satt personlige midler inn på tillitskonto for å unngå en IRS-avgift for tilbake skatt. Det er en åpenbar etikk brudd.
Ikke fjerner opptjente gebyrer eller refusjoner fra Trust-kontoen
Calloway sier at hun har sett noen advokater som brukte sin tillitskonto som en regnfull dagsparekonto. I stedet for å fjerne alle gebyrene etter at de har blitt opptjent, forsøker advokaten å fjerne pengene fra tilliten for å redusere risikoen for å bruke den. Calloway sier dette er både en dårlig forretningspraksis og et etisk brudd. Mens staten IOLTA-fondet kan ha nytte av ekstra renteinntekter, bør advokaten flytte disse pengene til virksomhetsoperasjonskonto eller en slags sparefond.
Unnlater å spore klientfondene riktig
Den tredje store måten advokater skru opp sin tillitskonto, er ved å ikke holde detaljert oversikt over hver enkelt kundes tillitskontotransaksjoner . Det er flere måter advokater gjør denne feilen.
Ikke legger klientnavnet på kontokontroller
Mens de fleste advokater er gode til å holde kopier av deres tillitskonto sjekker, husker ikke alle at de bør notere klientens navn eller filnummer på hver sjekk når den er utstedt. Mens det kan være lett å huske hvorfor en sjekk ble skrevet for en måned siden, kan det være vanskelig å huske hvorfor det ble skrevet et år fra nå.
Advokater som tror at de aldri vil få et problem å finne ut hva som står i deres tillitskonto, bør vurdere virkningen av katastrofale hendelser eller naturkatastrofer. Selv om det ikke skjer så ofte, blir noen ganger advokatkontorer og alle deres poster ødelagt. En brann kan forbrenne disse papirfilene ganske raskt, samt ødelegge datamaskinens harddisk. En orkan eller en tornado kan spre faktureringsoppføringer for miles. Disse tingene skje med advokater. Hvis en advokat trenger å rekonstruere et firmas tillitskontoopptegnelser ved hjelp av kontoutskrifter og kopier av gamle sjekker som er bestilt fra banken, vil oppgaven være praktisk talt umulig med mindre disse kontrollene angir hvilke penger som ble brukt i transaksjonen.
Ikke beholder en individuell Ledger for hver kunde
Noen ganger tror advokater at de kan holde oversikt over hver kundes kontosaldo i hodet. På et tidspunkt kan de ikke. Og selv om de kan, hva skjer med kundenes kontoer hvis noe skjer med advokaten?
Calloway beskrev en situasjon hun opplevde der en advokat holdt to tillitskontoer. Han ville bruke en tillitskonto for en måned, og bytte til den andre tillitskontoen neste måned. Han trodde at ved å la hver konto nå en nullbalanse i løpet av måneden den ble brukt, ville han ikke måtte beholde individuelle tillitsledere på pengene som var igjen på kontoen. Han tok feil. Etikkregler krever at en balanse holdes på hver klient, slik at bestemte kundefond kan identifiseres.
For å være i overensstemmelse med krav til stiftelseforening, må advokatene holde registreringer som viser hvor mye penger hver klient har i tillit til enhver tid. Innskudd og utbetalinger må klart spores på en måte som gjør det enkelt å fastslå hver kundes tillitskonto saldo. Ellers ville det være ganske enkelt for en kundes penger å bli brukt på en annen kundes sak.
Ikke balanserer de individuelle kundebalansene mot den totale kontoen
Advokater bør ikke bare sørge for at deres samlede tillitskonto er balansert i slutten av måneden, og de bør heller ikke bare sørge for at hver enkelt kundekonto er balansert. Sammenlign de to sammen og balanser dem mot hverandre. Sammenligning av de samlede saldoer vil noen ganger vise en regnskapsmessig feil som er gjort på en individuell konto, hvor en sjekk eller et innskudd ble overset. Dette enkle trinnet vil noen ganger fange feil som kunne ha resultert i en hoppet kontokontroll.
Får hjelp
Noen advokater innser at deres tillitskontoer er skrudd opp, men de vet ikke hvordan de skal løse problemet. En løsning er å kontakte en lovpraktiseringsrådgiver. Mange statlige barforeninger tilbyr nå gratis advokatrådgivning til advokatforeningens medlemmer, og en rekke privatrettsadministrasjonsrådgivere tilbyr også sine tjenester mot et gebyr.
Noen advokater kan være redd for å diskutere sin tillitskonto situasjon med noen advokat, spesielt med en advokat som arbeider for statsforeningen, på grunn av de obligatoriske rapporteringskravene til etikkbrudd. Men i mange stater utelukker reglene for profesjonell adferd spesielt deres lovpraksishåndteringskonsulenter fra å rapportere slike problemer til deres etiske styre. Nerino J. Petro, praktiseringsrådgiver for Law Office Management Assistance-programmet til State Bar of Wisconsin, bemerker at mens regler varierer fra stat til stat, har enkelte stater som Wisconsin implementert regler som gir konfidensialitet til advokater som søker hjelp fra statsstøttens assistanseprogram for juridisk kontorstyring (LOMAP).
Å kunne administrere en tillitskonto riktig kan være et problem, men å miste en lovlisens over slurvet rekordføring vil være enda verre. Advokater som har problemer med å administrere sine tillitskontoer, bør raskt løse problemet ved å få hjelp fra en kvalifisert revisor eller fra en juridisk praksisadministrasjonskonsulent.