10 tips for vellykkede interne selskapshendelser
Hvis du har vært opptatt av å planlegge det årlige ansattes feriefest for din bedrift, følger du noen grunnleggende retningslinjer for å få mest mulig ut av din spesielle begivenhet, og kan hjelpe deg med å redusere kostnadene uten å påvirke kvaliteten. Ved å nøye evaluere den beste måten å nærme seg og gjennomføre dette feriefestet på, kan du skape en opplevelse som ikke bare øker selskapets moral, men øker også ansattes tilfredshet og retensjonsnivåer over hele linja.
Det er viktig å begynne med det grunnleggende - hvilket tema skal partiet ha, hvor skal det skje, hvor mange mennesker kommer, når skal det skje, og hva mat og drikke vil bli servert under anledningen - før du går videre til spesialplanlegging og til slutt utførelse av hendelser.
01 - Grunnleggende elementene i en Holiday Company Event
Selvfølgelig, som alle andre hendelser eller prosjekter, må du opprette en prosjektplan som identifiserer hendelsesdetaljer for ansattes feriefest. Tema, sted, tid, dato, gjestetall, mat og drikke valg, innredning og arrangement agenda må alle vurderes før du begynner å utføre arrangementet.
Hver god fest trenger disse kjerneelementene til å lykkes, men ikke alt må settes i stein før du begynner å utføre på å få dine behov møtt (som å sikre et sted, bestille en matleverandør eller planlegge en agenda).
Selv om det er mange måter å nærme seg disse beslutningene på, og beslutninger for høyere nivå ideer som tema og timing ofte faller på selskapets ledere i stedet for arrangementsproducenten, er det best å jobbe med et lag for å bestemme hvilke detaljer som passer for dine spesifikke selskap.
02 - Velg den mest effektive tiden for å holde arrangementet ditt
Dessverre kan ikke alle få muligheten til å delta i hendelsen fordi noen må holde seg tilbake og svare på kundesamtaler og henvendelser. Men en lunsjtidshendelse gjør det mulig for organisasjonen å kontrollere kostnadene og reduserer forpliktelsene til de ansattees personlige tid og forpliktelser.
Selvfølgelig, hvis organisasjonen ikke er vert for et lunsjprogram, så vil de være vert for en kveldshendelse, som tillater flere ansatte å delta, men kan ofte komme med høyere kostnader, avhengig av hvilken kveld i uken arrangementet holdes.
Så hvordan får du det største banget for pengene ? Mens noen kanskje tror at fredag er den beste dagen for å holde arrangementet fordi de fleste ansatte vil være ute i helgen, er fredag den mest populære dagen i uken på restauranter og andre steder - den dyreste tiden. Få organisasjoner vil ønske å vurdere søndag kveld, så det virker som det neste beste alternativet kan være mandag kveld.
03 - Vurder å være vert for en fest i Off-Season
I begynnelsen av oktober og slutten av januar er det gode tider å holde et årlig verdsettelsesfest, ettersom du kan finne en økt tilgjengelighet av alternativene på stedet, spare penger på cateringutgifter, og potensielt få bedre tilbud på festpakker under denne hendelsen utenom sesongen.
En ulempe ved å skape et årlig opplevelsesfest i stedet for å feire den felles årlige ferien er at ansatte kanskje ikke husker dette som en tradisjon, så vel som de gjør jul eller nyttårsfest. Du vil være sikker på å bygge hype rundt arrangementet hvis det ikke er et tradisjonelt feriefest.
04 - Velg et lag som hjelper til å utføre hendelsen
Å bestemme riktig lagstørrelse og velge de beste lagmedlemmene er viktig for å gjøre arrangementet til en suksess med så lite trøbbel som mulig. Til syvende og sist er det ikke størrelsen på komiteen, men kvaliteten på de som jobber med den som bestemmer kaliber for et arrangement planleggingslag.
En mindre gruppe individer vil trolig gjøre planleggingen mer hensiktsmessig og kostnadseffektiv, men mange organisasjoner involverer et stort utvalg av individer, slik at flere medarbeiders stemmer er representert i planleggings- og gjennomføringsfasene. Men tiden som planlegger denne typen arrangement kan ta bort den daglige produktiviteten til de involverte, så du kan vurdere å etablere et mindre team av individer som er bemyndiget til å ta beslutninger for den større gruppen.
Velg de personene som har evne til å påvirke andre ansatte positivt og bruke oppdraget som en belønning eller et incitament til de som er valgt. Organisasjonens arrangementplanlegger skal arbeide med en bemyndiget leder i menneskelige ressurser eller markedsføring - noen autorisert til å godkjenne planen - for å hjelpe til med å drive disse beslutningene og velge de beste medlemmene av teamet.
05 - Lag en kostnadseffektiv feriepartysmeny
Forgylte måltider er ofte mer kostnadseffektive enn buffeer, og de kan presenteres mye mer elegant enn å ha alle på plass og tjene seg selv.
Selvfølgelig må menyen din forsterke temaet for arrangementet ditt, og du bør prøve å velge elementer som inneholder hendelsesfarger eller -merker, men det betyr ikke at du skal leie dyre feriedyner og andre materialer.
Velge beskjedne gjenstander eller friske frukter til midtpunkter, begrense alkoholforbruk og hosting på et sted som har standard feriedekorasjoner og matprisalternativer er alle også gode måter å kutte kostnader på, samtidig som ansatte får en god opplevelse.
06 - Bestem nivåer og grenser for alkoholforbruk
Likevel, de fleste ansatte ønsker ikke å delta i et selskapshendelse som ikke har noen form for alkoholholdig drikkevare. Av denne grunn vil du begrense ditt valg for sprit eller til og med lage billige signatur-cocktailer for å redusere kostnadene og holde berusningsnivået nede.
Du kan også vurdere å begrense utvalget til bare vin, lukke baren tidlig og bare tilby drinker under måltidet for å redusere kostnadene ytterligere og begrense det antallet ansatte drikker mens de representerer selskapet på arrangementet.
07 - Påminn ansatte om riktig etikett
Etiquette feil å unngå på ferien partiet inkluderer å unngå overdreven drikking, å spise, snakke eller klage, ankommer for tidlig eller forlater for sent, har feil klær, og bringer overdreven gjester - som alle ikke bare kan påvirke andres erfaringer på arrangementet men også selskapskostnader.
Selv om et årlig selskapsferieparti er ment å bringe teamet sammen og redusere hemmer som ofte finnes på arbeidsplassen, minner gjestene om at de fremdeles representerer selskapet, selv når de deltar i dette etterarbeidet, og forventes derfor å oppføre seg på en måte egnet for arbeidsplassen.
08 - Vurder å sette opp en gaveutveksling
Generelt omfatter mange organisasjoner faktisk en gaveutveksling mellom ansatte på sine feriefester. Men hvis organisasjonen er større, er dette kanskje best igjen på avdelingsnivået i stedet for på hele ansattes arrangement, da organisering på en slik skala kan vise seg vanskelig - spesielt hvis du ikke er kjent med enkelte avdelinger og deres ansatte.
Men hvis det er en gaveutveksling, kan det være best hvis verten eller arrangøren ber om en finansiell cap til gave-kanskje $ 10 for å unngå problemer knyttet til gavepriser.
I tillegg oppretter en "hvit elefant" eller lignende type all inclusive-gaveutveksling hvor alle i selskapet inviteres til å delta på individuelt nivå, for å forhindre organisatoriske mareritt eller hendelser der en gjest ikke mottar en gave fordi en annen glemte å ta med en.
09 - Tenk på om innsamlingen er riktig for arrangementet ditt
Mat-, klær- og leketøystasjoner er en del av kulturen i mange organisasjoner, mens noen oppmuntrer til kontantdrivningsstasjoner, men dette betyr ikke nødvendigvis at din bedriftskompetente ansettelsesgodtgjøringsparti er riktig sted for en innsamlingsmulighet.
Selv om det er veldig nyttig å knytte en bestemt sak til feriefestet, kan det være nyttig for organisasjonen å bare oppmuntre noncash gaver og in-kind donasjoner som kan være til nytte for veldedighet som støttes. På denne måten får alle muligheten til å tilby en gave til en verdi som passer til sine egne personlige budsjetter.
10 - Evaluer leverandørsponsor for arrangementet ditt
Noen mennesker tror kanskje å få leverandør sponsorer er en fin måte å kompensere for kostnadene til deres årlige ferie fest; Eventuelt planleggere og deres kunder vil imidlertid kanskje være fokusert på målet for deres feriefest å sette pris på ansatte i stedet for å outsource kostnader til sponsede leverandører.
Ansatte føler ofte at kostnadene for disse spesielle hendelsene skal dekkes fra arbeidsgiverens driftsbudsjett. Hvis organisasjonen ikke har råd til å være vert for en verdsettelseshendelse for sine ansatte, eller hvis det ikke er en del av forretningsplanen av en eller annen grunn, bør arbeidsgiveren ikke søke utenfor inntekter for å dekke kostnadene gjennom sponsorskap.