Gjør det kort, men innbydende
Mim Carlson og Tori O'Neal-McElrath, forfattere av Winning Grants, Step by Step , påpeker at brevbrevet skal:
- introdusere organisasjonen din til den riktige personen
- forsikre deg om at dette prosjektet har støtte fra styret ditt;
- og oppgi hva du ber om ... hvor mye og for hva.
Når inkluderer du et dekselbrev?
Bruk et følgebrev for forslag til bedrifter og stiftelser, men ikke for søknader om føderale eller statlige tilskudd. De finansierne vil bare ha det de ber om. De ber sjelden om et følgebrev.
Attributter til et godt deksjonsbrev
Ditt følgebrev skal være:
- kort
- komme til punktet raskt
- bør ikke bare gjenta informasjonen som er i forslaget
- bør fortelle leseren hvor godt du forstår funderen og hvordan tilskuddene dine tilfredsstiller funderens krav
Beverly A. Browning, forfatteren av Grant Writing for Dummies , antyder at du skriver brevet etter at du har fullført hele forslaget, og når du er i reflekterende humør. Browning sier:
"Når du vurderer din store prestasjon (den ferdige finansieringsforespørselen), la kreativiteten, høyre side av hjernen din koble inn og knytte dine følelser av prestasjon til den personen som vil bidra til å gjøre planene dine til virkelighet."
Formater ditt følgebrev
Følg disse grunnleggende, og du kan ikke gå galt:
- Bruk organisasjonens brevpapir. Legg samme dato på omslaget som er på den fullførte søknaden. Det er datoen du vil sende tilskuddsforslaget til stipendiaten. Ved bruk av samme dato gjøres alle dokumentene i forslagspakken konsekvent.
- For den innvendige adressen (går øverst i brevet), bruk grunnlaget eller kontaktpersonens navn og tittel, etterfulgt av finansieringskildens navn, adresse, by, stat og postnummer. Dobbeltklikk denne informasjonen med en telefonsamtale eller en e-post. Slike opplysninger endres ofte, så sørg for at du har nåværende navn og adresse. Også, når du sender inn en elektronisk søknad , kan du kanskje ikke vite et bestemt navn.
- I din hilsen bruker du "Kjære" pluss den personlige tittelen (Herr, Fru, Fru, Dr, Mors, etc.), etterfulgt av etternavnet. Det er viktig at du adresserer brevet til en bestemt person. Ring grunnlaget eller bedriftens kontor for å sikre at du har den riktige personen og den riktige personlige tittelen. Disse detaljene kan virke ubetydelige, men de spiller ingen rolle.
- Ditt første avsnitt bør være kort og fokusert. Introduser organisasjonen din (dens juridiske navn) og fortell fungeren hvor mye penger du ber om og hvorfor. Ta med en setning eller to om hva organisasjonen gjør, og ta med ett forskningsbasert punkt som viser at det er behov for hva organisasjonen din gjør.
- Skriv ett eller to kortere avsnitt. Oppgav prosjektets formål og hvordan det passer med funderens oppdrag eller finansieringsprioriteter. Inkluder det faktum at styret fullt ut støtter prosjektet.
- Slutt ditt brev med et oppsummerende avsnitt. Legg til hva dette finansieringspartnerskapet kan bety for prosjektets målgruppe. Du vil kanskje også inkludere en invitasjon til et besøk på nettstedet.
- Bruk en avslutning som "Vennlig hilsen".
- Brevet skal signeres av konsernsjefen eller styrepresidenten, eller begge deler. Under signaturen skriver du inn signerens fornavn, mellomnavn, etternavn og jobbtittel. Selv om ED eller styrepresidenten bør signere brevet, må du inkludere kontaktinformasjonen for den beste personen til å svare på spørsmål ved slutten av siste avsnitt.
- På bunnen av brevet, ta med ordet "ENCLOSURE" (i alle kapsler).
Hvor lenge skal coverbrevet være?
De fleste eksperter foreslår at du begrenser ditt følgebrev til en side med tre eller fire avsnitt. Siden leseren har et helt forslag om å pløye gjennom, vil du ikke gjøre ham eller henne utålmodig ved å måtte lese et langt følgebrev.
Tone og spesifikasjoner for ditt følgebrev kan variere avhengig av om du har blitt invitert til å sende inn et fullstendig forslag etter at du har sendt et undersøkelsesbrev (LOI) , eller om dette prosjektet er organisasjonens første tilnærming til dette grunnlaget.
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Programansvarlig
Fellesskapsstiftelsen
4321 Common Lane
Noen by, YZ 55555
Kjære Dr. Smith:
Some City Senior Center ønsker respektivt et tilskudd på $ 50.000 for vårt Senior Latino Community Outreach Pilot Project.
Som det største seniorsenteret i Any County, som serverer over 450 seniorer hver dag, er vi klar over de endrede demografiene i vårt serviceområde. Og vi er forpliktet til å vokse og tilpasse vårt senter for å møte nye behov. Senior Latino Community Outreach Pilot Project vil tillate oss å styre et års innsats for å avgjøre om vårt senter kan effektivt:
- gi helhetlig tilgang til helsetjenester og sosiale tjenester til eldre i de latino-samfunnene som serveres av senteret vårt, og
- øke og fullt ut integrere den kulturelle kompetansen til styret, personalet og frivillige i Some City Senior Center.
Vårt styre er opptatt av dette programmet og er ivrig etter å starte det, slik at vi kan bli det mest inkluderende og kulturelt kompetente senter for eldre i alle våre samfunn som trenger disse tjenestene. Skulle vi finne på slutten av vårt pilotår at dette programmet faktisk er vellykket, har styret forpliktet oss til å inkludere en del av prosjektets årlige utgifter i vårt årlige driftsbudsjett, slik at programmet blir en integrert del av våre kjerne tjenester .
Gjennom dette prosjektet blir senteret den primære henvisningen gitt av Health Access Latinos, Families of Any County, og tre samfunnsklinikker innen en radius på femten mil i sentrum. Vi vil også akseptere henvisninger av spansktalende seniorer fra ethvert annet samfunnsagentur i vårt umiddelbare serviceområde.
Takk for din vurdering av vår forespørsel. Jeg vil følge opp med deg i neste uke for å svare på eventuelle spørsmål du måtte ha, samt å lære om vi kan møte deg for å diskutere fordelene ved vårt forslag. I mellomtiden bør du ha spørsmål, vennligst kontakt Connie Jones, utviklingsdirektør, på (555) 555-5555, x555 eller cjones@scsc.org.
Vennlig hilsen,
Jane Lovely
Daglig leder
INNHEGNING
* Lettertrykt (med endringer) med tillatelse fra Winning Grants, Step by Step , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 måter å rydde på omslagsbrevet ditt
- Skriver for mye. Et følgebrev er ikke en avhandling, og det er heller ikke et fullstendig forslag. Hold det kort og til poeng Tips: Har noen andre lest det. Forstår de det?
- Bruke store ord . Hvis du har bestått på skolen, lærte du å skrive på en komplisert måte. Ikke gjør det her. Du prøver ikke å imponere noen med din erudisjon. Du vil bare angi saken så naturlig som mulig. Hvis du ikke vet når du overcomplicerer din skriving, bruk en app som Hemingway. Det vil fortelle deg når setningene dine er vanskelige å lese og når du er for ordlig.
- Grammatiske feil . Hvis du ikke er sikker på grammatikken din, må du ikke ta sjanser. Bruk grammatikkontrollen i WORD, og kjør også utkastet ditt gjennom en app som grammatisk. Det er en gratis versjon, men den betalte versjonen går langt utover den typiske nødvendige grammatikkontrollen.
Hvordan kan du gjøre omslaget ditt stående?
Trist å si, men tilskuddsforslaget kan være blant hundrevis eller tusenvis som et typisk fundament vil se i løpet av et gjennomsnittlig år. Omslaget ditt kan gjøre forskjellen i å gjøre kuttet til neste trinn mot finansiering. Men hvordan kan du få det til å skille seg ut?
Vel, ikke prøv noe "søtt." Stiftelsen tjenestemenn vil ikke bli imponert. Men du kan inkludere et avsnitt om hvorfor organisasjonen din er den som best kan oppnå dette oppdraget. Undersøk dine konkurrentorganisasjoner og vurder bare hvordan og hvor du utmerker deg. Det kan være i styrken til dine ansatte og frivillige, din erfaring med dette bestemte problemet, eller samfunnsstøtten du liker.
Du trenger ikke å nevne konkurrentens navn eller kritisere dem. Bare markere dine sterke sider. Dette ville være en god tid å konsultere med andre rundt kontoret. Trekk noen mennesker sammen og brainstorm hvordan ideen din utmerker seg.
ressurser:
Storytelling for Grantseekers , Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Kjøp fra Amazon.
Vinnende tilskudd Steg for trinn: Den komplette arbeidsboken for planlegging, utvikling og skriving av vellykkede forslag, 4. utgave, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Kjøp fra Amazon
Grant Writing for Dummies , 5. utgave, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Kjøp fra Amazon
Tilbake til Hvordan skrive et forslag til tilskudd.