Nå har du sannsynligvis vurdert om du virkelig trenger å ansette og betale en annen medarbeider for å hjelpe deg med arbeidet ditt. Før du skriver en stillingsbeskrivelse og begynner å intervjue, ta deg tid til å vurdere om du kan utføre noen eller de fleste funksjonene som en administrativ assistent eller daglig leder kan bruke ved hjelp av teknologi.
Det som skiller denne kontorsjobben fra de andre mer kontorlige og rutinemessige kontorjobber er ansvarsnivået og konfidensialiteten knyttet til denne stillingen. I tillegg til grunnleggende kontorfunksjoner er administrativ assistent eller generalsekretær også ansvarlig for å skrive / utarbeide rapporter, organisere / planlegge møter, vurdere innkommende korrespondanse for å bestemme dens betydning, forberede agendaer for viktige møter, lage reisearrangementer og fyll inn hullene å gjøre det som er nødvendig, for eksempel arkivering for å holde deg organisert og derfor fokusert på arbeidsoppgavene dine.
Tittelen og betalingen for denne personen bestemmer hvor senior deres rolle vil være:
- Adgangsnivå Administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior administrativ assistent
- Sjefssekretær
- Senior Executive Secretary
- Kontorsjef
- Senior Office Manager
Etter hvert som størrelsen på et selskap øker, øker behovet for en person som er svært organisert og kan utføre et stort antall oppgaver.
Dette er spesielt nødvendig for de ledere som driver selskapet for å opprettholde et høyt nivå av konfidensialitet og integritet for virksomheten som gjennomføres. Derfor er dette en kritisk posisjon i selskapet og en som bør kreve en gjennomtenkt jobbbeskrivelse og ansettelsesprosess.
Den første oppgaven ved hånden er å utarbeide en stillingsbeskrivelse for den nye leien basert på arbeidsområdene som du, ansettelsesansvarlig mener, best kan behandles av noen andre for at du skal fortsette med veksten og ledelsen av selskapet . Det finnes ulike versjoner av stillingsbeskrivelser som denne, men i siste instans vet du bare hva du trenger, og derfor vil du trenge noe tilpasning for å skape en jobbbeskrivelse som du er komfortabel med og som adresserer dine personlige preferanser.
Etter å ha opprettet en stillingsbeskrivelse, finn et sted å annonsere jobben, for eksempel på Indeed.com eller Monster. Det har vært min erfaring at kandidater umiddelbart vil begynne å søke om stillingen hvis du har ordnet det riktig og har beskrevet typen arbeidsmiljø der de skal jobbe. Så vær sikker på at stillingsbeskrivelsen som er opprettet, ikke gjør jobben uinteressant.
Det må være godt skrevet og tiltalende for å tiltrekke de riktige kandidatene.
Når du har dine beste kandidater, er det neste trinnet å intervjue dem, og ideelt sett er dette et ansikt til ansiktintervju fordi denne kandidaten, hvis ansatt, vil ha en høy ansiktstid med deg, og det er best å vite om det er en passform så snart som mulig. Bruk disse intervjuene til å veilede prosessen.
Å finne den rette administrativ assistenten eller daglig leder kan gjøre hele forskjellen på arbeidsdagen og i stor grad hvor vellykket du vil være når du har tid til å fokusere på og administrere virksomheten din.
Andre stillingsbeskrivelser:
Resepsjonist:
Medisinsk sekretær eller lederassistent:
Kasse :