Fremgangsmåte for å kontrollere kostnadene og beskytte selskapets bunnlinje
Hvis du er en arbeidsgiver som har ansatte som pådra seg utgifter i prosess med å gjøre forretninger, er en utmerket måte å se disse utgiftene og kontrollkostnadene på med bedriftskredittkort for ansatte. Brukes korrekt, kan bedriftskredittkort hjelpe deg med å oppnå mange av dine forretningsmål. Dessverre kan de også vise seg å være å angre på både deg og dine ansatte som de banner vei til bedriftens frie fall, eller i det minste noen få skritt nedover stigen.
Hva er et kredittkort?
Bedriftskredittkort er en gruppe arrangementer som er separate og skiller seg fra personlige og småbedrifter. Et selskap kan gi sine ansatte bedriftskredittkort for å kreve godkjente, forretningsrelaterte utgifter, vanligvis av en reisetype. Et bedriftskredittkort utstedes normalt i selskapets navn og med ansattes navn på den. I motsetning til personlige og småbedrifter kredittkort , er bedriftskredittkort utstedt av bare noen få organisasjoner. De utstedes også direkte mellom virksomheten og utstederen.
Å vite reglene
Uansett hvor et kredittkort kommer fra, bør det aksepteres med full forståelse av hvordan det fungerer. Dette gjelder ikke bare for den personen som bruker kortet, men også selskapet. Dette forhindrer mange misforståelser som kan koste alle. Først blant disse er hvem som er ansvarlig for betaling.
Noen kort har bestemmelsen om at det til tross for å være et kredittkort på bedriften, er ansatt ansvarlig for å sikre at betaling skjer. For andre er det selskapet som en ansatt jobber for, ansvarlig for betalingen.
Å sette regler i handling
En av de viktigste fordelene ved å bruke bedriftskredittkort er at de tillater arbeidsgivere å overvåke kostnadene til sine ansatte nærmere, spesielt når de er ute av kontoret på reise.
Ethvert selskap som utsteder et bedriftskredittkort, bør sørge for at deres retningslinjer vedrørende prosedyrer, utgiftsgrenser og begrensninger forstås og følges av ansatte. For eksempel kan enkelte kostnader som flybillett og bilutleie plasseres på kredittkortet , mens de som drivstoff- og tollkostnader kommer fra en ansattes lomme.
Ansatte bør også forstå at selv når avgifter av en bestemt art er godkjent, kan det stilles grenser på dem. Regler som dette kan påføres bred pensel eller i henhold til bestemte kategorier av selgere. For eksempel kan et selskap godkjenne en viss utgiftsgrense for måltider, spesielt når klienter blir underholdt, men hvis den samme representanten bestemmer seg for at han ønsker å sende blomster til en klient, kan det hende at det ikke er tillatt. Tidligere begrensninger på utgiftene for et kort kan begrense den typen utgifter.
Unngå fallgruver
Når et bedriftskredittkort utstedes, bør det være noen forståelse av den ansatte om hvordan kortet kan brukes. Noen selskaper gir selv opplæringsklasser om bruk av bedriftskredittkort, slik at bakgrunnsinformasjonen om deres bruk er felles for alle, og ingen kan si at de ikke var klar over å utstede regler.
En primær fare for bedriftskredittkort er når ansatte blander personlig og forretningsbruk . Tydeligvis bør ikke en personlig bekostning belastes mot et bedriftskredittkort. Heldigvis, med de riktige kontrollene på kortet, kan disse typer utgifter problemer styres og elimineres. I de fleste tilfeller oppstår disse problemene når en arbeidstaker ønsker å hoppe over bryet med å lage to forskjellige transaksjoner på samme tid, tenkning "Jeg kan refundere selskapet senere." På den annen side finner denne reckoning i mange tilfeller aldri sted, og det setter ansatt opp på et kollisjonskurs med ledelsen av selskapet.
En liberal anvendelse av felles sans
Hvis det er en oppside mot bruken av bedriftskredittkort , er det evnen til at bedriftene må holde ansatte oppmerksomme på at de blir overvåket.
Dette bør imidlertid ikke være et spørsmål om bekymring. Det bør legge ansatte oppmerksom på at deres utgifter i virksomhetsnavn er viktige, og at de skal utøve sunn fornuft i den måten de bruker på kupongene. Alt annet påvirker bare selskapets bunnlinje, som også påvirker de ansatte.