The Business Etiquette of Automated Attendants
Den raskeste og enkleste måten å programmere og registrere automatisk funksjonaliteten til telefonsystemet er å skrive et skript på et tekstbehandlingsprogram. Velg en person for å ta opp skriptet som har en vennlig stemme, kan snakke uten stamming eller tøffe og kan uttale og annunciate hvert ord og navnet klart.
Automatisert Attendant Hilsen
Den første delen av skriptet vil være hilsen. Det er din mulighet til å presentere bedriften din til dine innringere og muntlig ønske dem velkommen til din bedrift.
Automatisert Attendant Greeting Do's
- Begynn med en takknemlighet for deres samtale eller virksomhet
- Ikke hold hilsen kort, så de som returnerer, blir ikke forsinket hver gang de ringer
- Bruk tagline, selskapsslogo og nettstednavn, eller begge hvis du har dem.
Automatisert Attendant Hilsen Don'ts
- Ikke bruk mer enn to eller tre setninger for å hilse på dine innringere
- Ikke markedsfør nettstedet ditt hvis det ikke har noe av verdi å tilby kundene dine
- Ikke fyll opp et slagord eller tagline bare for å fylle hilsen.
Automatiserte Attendant Options
Den viktigste delen av den automatiske ledsageren presenterer alternativene som dine innringere må velge for å komme til personen de trenger å snakke med. Det er to typer innringere: (1) personer som ikke er kjent med firmaet ditt, og vil trenge veiledning og (2) innringere som vet nøyaktig hvem de trenger å snakke med og kjenner til deres forlengelse.
Automatisert Attendant Alternativer Do's
- Bruk alternativer som vanligvis aksepteres. For eksempel, "Trykk null for mottakeren", "Trykk på pund-tasten for å gå tilbake til forrige meny."
- Fortell innringerne dine så snart som mulig når de kan ringe til partiets forlengelse hvis de allerede vet det.
- La kundene dine vite opp foran hvis menyalternativene dine har endret seg nylig. Fjern denne kunngjøringen etter tre uker.
- Sett de mest brukte alternativene først.
- Gi alternativbeskrivelsen før du gir opsjonsnummeret. For eksempel, "For kundesupport, trykk" 5 "."
- Kontroller systemets dokumentasjon for reserverte menyvalgsnumre. (f.eks. alle utvidelser begynner med nummeret "8" og derfor kan ikke "8" brukes som menyalternativ).
Automatiserte Attendant-alternativer gjør ikke
- Ikke si "Vennligst" før du presenterer hvert alternativ (f.eks. "Vennligst trykk 1 til ... Vennligst trykk 2 til ... Vennligst trykk 3 til ..." etc.)
- Ikke oppgi mer enn seks alternativer av gangen. Hvis du har mer enn seks alternativer, kan du opprette en flertallet menystruktur. For eksempel, "For salg og servicealternativer, trykk 5."
- Ikke anta at alle har en touchtone-telefon. Hvis et menyalternativ ikke er valgt innen tre sekunder etter slutten av hilsen, kobler du ringeren til resepsjonisten.
Eksempel Automatiserte Attendant Scripts
- Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen." Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers velger du blant ett av følgende alternativer. For kundeservice, trykk '1'. For teknisk support, trykk på '2'. For våre vanlige åpningstider, trykk '3'. For regnskap, trykk '4'. For kjøp, trykk '5'. For å finne et sted i nærheten av deg, trykk '6'. Ellers trykker du på '0' for resepsjonisten eller holder deg på linjen, og noen hjelper deg snart.
- Velkommen til The Operations Tech Company. For å sjekke konto status, besøk oss på nettet. Hvis du kjenner personens forlengelse, kan du ringe det når som helst. For selskapskatalogen, trykk '1'. Hvis du kjenner personens forlengelse, kan du ringe det når som helst. For selskapskatalogen, trykk '1'. For teknisk support, trykk på '2'. For kundeservice, trykk '3'. For salg og markedsføring, trykk '4'. Hvis du vil snakke med resepsjonisten, trykk '0' eller hold deg på linjen, og en av våre vennlige medarbeider vil hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen."
Ettermiddag, Helg & Ferie Nedleggelse Automatisert Attendant Hilsen
Hvis virksomheten din lukkes etter en viss tid eller i helgene, og det er ingen som svarer eller hjelper dine innringere, oppretter du en ettermiddagsautomatisert ledsagerhilsen. Fortell innringerne opp foran at virksomheten er stengt og be dem om å ringe tilbake på slutten. Ta også med dine normale driftstimer.
Eksempel Automatisert Attendant Etter-Timer / Weekend Skript
- Takk for at du ringte Operations Tech Company. Vi er for øyeblikket stengt. Vi er åpne fra kl. 09.00 til 22.00 mandag til fredag, og kl. 10.00 til lørdag, sentral standardtid. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers kan du ringe tilbake i løpet av våre vanlige åpningstider, slik at vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen." Ha det.
- Takk for at du ringte Operations Tech Company. Vi er for øyeblikket stengt. Hvis dette er en nødssituasjon, vennligst ring vår telefonservice på 585-555-1234. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Hvis du har en konto hos oss, kan du sjekke statusen din 24 timer i døgnet 7 dager i uken på www.operationstech.about.com. Våre normale forretningsforbindelser er fra kl. 09.00 til 17.00 mandag til fredag og kl. 10.00 til lørdag, sentral standardtid. Ellers kan du ringe tilbake i løpet av våre vanlige åpningstider, slik at vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen." For å gjenta denne meldingen, trykk på pund-tasten. {3 sekunders pause} Farvel.
Seasonal Automated Attendant Hilsener
For å markedsføre selskapets sesongbestemte spesialiteter eller bare for å utvide en spesiell sesonghilsen til alle dine innringere, vil du kanskje forord din automatiske ledsagerhilsen i en begrenset periode. Bruk dette sparsomt og bare hvis det gjenspeiler bedriftenes ånd. For eksempel vil en sesongmessig feriehilsen som ønsker dine oppringere glede og velstand i det nye året, neppe være hensiktsmessig for et samlingsbyrå.
- Du har nådd Operations Tech Company. Fra "vår familie" til "din familie" ønsker vi å ønske deg en hyggelig ferie og et vellykket nyttår. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ...
- Takk for at du ringte Operations Tech Company. Spør kundeservicetjenesten om våre 4. juli rabatter på alle erstatningstjenester. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ...
Øvelse og testing
Før du registrerer ditt automatiserte ledsagerskript, må personen du valgte for å lese den, øve den flere ganger foran deg. Bruk dette til å finjustere uttalelse og budskap. Etter at den nye hilsen er registrert, ring telefonens system umiddelbart for å sjekke opptaket for feil og sørg for at alle valgene annonseres som de skal.