Måten du hilser på en kunde på telefonen, er viktig for din bedrift
Dagens sofistikerte telefonsystemer kan gjøre ting enklere for bedrifter som har et høyt antall samtaler, men de samme systemene er ofte frustrerende for innringere som bare vil snakke med en person.
Når kundene endelig kommer til et medarbeider, er det avgjørende at personen som besvarer telefonen behandler innringere med den største høflighet. Enkelt sagt: Behandle dine innringere på en måte som du ønsker å bli behandlet på en forretningsreise.
Nedenfor er noen viktige punkter å følge når du utfører profesjonelle telefoninteraksjoner som vil hjelpe deg og dine ansatte til å skape en bedrifts telefonkultur i bedriften din.
01 - Overføre samtaler
02 - Plasser en innringer på vent
Når en ringer er satt på vent, virker et minutt som for alltid, uansett hvor hyggelig bedriftens holdemusikk kan være. Prøv å vente på en pause i samtalen før du forteller innringere at du setter dem på vent, det vil si, unngå å forstyrre innringere hvis det er mulig. Pass på at de forstår hvorfor du setter dem på vent, og vær sannferdig om hvor lenge det kan ta. Unnskyld for ulemper, og hvis de ikke klarer å holde det, er det best for deg å ringe dem tilbake i stedet for å be dem om å ringe deg tilbake. Og prøv å være empatisk for din ringer; ingen liker å bli satt på vent, så vær så høflig som situasjonen tillater.
03 - Avslutte et anrop
Det er flere grunner til at du må avslutte en telefonsamtale før den som ringer er klar. Hvis en ringer er fornærmende eller bruker uhøflig eller truende språk, trenger du ikke å tolerere slik oppførsel. Fortell dem at du avslutter anropet på grunn av deres støtende språk, men ikke engasj deg i fornærmelser eller frem og tilbake. Sørg for å rapportere slike samtaler til din veileder.
Hvis du må avslutte en samtale fordi en ringer er rett og slett langvarig (som oftest er tilfelle), vent på en pause og prøv å avslutte ting høflig. Du kan si noe som, "Det har vært herlig å snakke med deg, men jeg må ta en samtale nå." Spør om den som ringer har andre spørsmål før du lar personen gå, men vær klar over at du avslutter samtalen.
04 - Opprette individuelle talemeldingshilsener
En voicemail hilsen er en uttalelse av hvem du er og hva din bedrift verdier. En kort og abrupt taleposthilsen gir ikke et godt førsteinntrykk, og en lang, uttalt hilsen frustrerer innringere. Forsøk å komme til punktet effektivt: Oppgi hvem du er, navnet på firmaet, og hvorfor du ikke kan svare på anropet (ute av kontoret, på et annet anrop, bort for en periode). Du trenger ikke å gi for mange detaljer-akkurat nok slik at den som ringer vet at han eller hun har blitt hørt, og at du vil returnere anropet.
05 - Skrive et skript for en automatisert attendent
Det første tingene dine kunder og forretningsforbindelser hører når de ringer til ditt firma, blir telefonens automatiske ledsager. Gi de nummererte alternativene forutsatt at kunden ikke er kjent med selskapet og trenger veiledning. Pass på at innringere vet at hvis de har en direkte forlengelse for en bestemt person, kan de når personen direkte når som helst.
For alle andre innringere, prøv å bruke de mest kjente numrene for hver utvidelse ("Trykk på null for resepsjonisten" for eksempel). Beskriv avdelingen før du oppgir nummeret, for eksempel, "For kundesupport, trykk 5."
06 - Skrive et automatisert assistentskript for etter-timer eller næringslokaler
Hvis virksomheten din lukkes etter en viss tid eller i helgene, og ingen er tilgjengelig for å svare eller hjelpe de som ringer, må du opprette en ettermiddagsautomatisert ledsagerhilsen. Fortell innringerne dine foran at virksomheten er stengt, og på slutten ber dem om å ringe tilbake. Husk å inkludere dine normale driftstimer.
07 - Leaving a Professional Phone Message
Voicemail har blitt en standard del av alle telefonsystemer i bedriftsklasse, og å vite hvordan du kan legge en profesjonell telefonsvarer-melding i tillegg til hvordan du svarer en-reflekterer deg positivt på din bedrift. Alle ansatte som bruker telefonen som en del av jobben, bør vite hvordan de skal legge en profesjonell telefonsvarer .