Slik legger du profesjonelt til en innringer på vent

Bedriftsetikett av telefonteknikker

Det siste som en innringer ønsker å høre over telefon er at de skal bli satt på vent. Når en ringer er på vent, virker 60 sekunder som en evighet. En måte å bryte denne oppfatningen av en urimelig mengde tid på vent er å programmere telefonsystemet for å spille av musikk og / eller informasjonsmeldinger om bedriften din mens den som ringer, venter på linjen for deg.

7 på hold er

1. Gjør deg kjent med den som ringer høflig eller bruk firmaets standardhilsen (dvs. "Takk for at du ringer. Dette er Jim Bucki. Hvordan kan jeg hjelpe deg?").

1. Vent på en pause i samtalen for å fortelle dem at du skal sette dem på vent.
2. Forklar årsaken til å sette dem på vent.
3. Fortell dem at du kommer tilbake til deres samtale om et minutt.
4. Unnskyld deg for ulempen eller takk den som ringer for å holde når du kommer tilbake til den som ringer.
5. Ta personens telefonnummer og ring dem tilbake hvis du vil være mer enn 60 sekunder unna. fra telefonen eller du må sette dem på vent igjen.
6. Bruk brukerens navn ofte til å legge til en personlig tilkobling til den som ringer.

5 på hold

1. Ikke avbryt anropet for å sette dem på vent.
2. Ikke la dem stå i vent i mer enn et minutt.
3. Ikke legg dem på vent flere ganger i en samtale.
4. Ikke få dem til å ringe deg tilbake; du ringer dem tilbake.
5. Ikke vær uhøflig, uansett hvor sint en kunde kan være.

2 Sample Lead-Ins å sette en innringer på vent

1. "Mr Smith, kan du behage mens jeg henter filen din?" {pause for et svar} "Takk. Jeg kommer tilbake om et minutt." {caller on hold} "Takk for at du holdt Mr. Smith. Jeg kan nå hjelpe deg ..."

1. "Ms Jones, jeg vil sjekke for å se om Mr. Johnson er tilgjengelig for å ringe. Kan du behage å holde et øyeblikk?" {pause for et svar} "Takk. Jeg kommer tilbake." {caller on hold} "Jeg beklager ulempen. Mr. Johnson er ikke tilgjengelig akkurat nå. Kan jeg få ham til å ringe deg tilbake?"

Trenger du å avslutte samtalen?

Etter at du har hentet telefonen, er det flere grunner til at du kanskje må avslutte en telefonsamtale profesjonelt.

Den mest vanlige er den "langvarige snakkeren" som spiser tiden din. En annen grunn, men mindre vanlig er den som ringer, som bruker misbruk, truende eller vulgært språk. I dette tilfellet bør du konsultere firmaets retningslinjer og prosedyrer for hvordan du skal håndtere denne situasjonen for å unngå juridiske forstyrrelser. Lær måter å avslutte en telefonsamtale profesjonelt, her.

relaterte artikler

• Sample Internal Voicemail Hilsener for Office-telefonen din
• Eksempel på Voicemail Hilsen for Business Phone
• Viktige tips for Business Phone Etiquette