Slik øker du deltakelse på seminarer og forretningsaktiviteter

by Rob Hard

Tips for å øke Corporate Event-tilstedeværelsen

Det viktigste skrittet for å overvinne frykt for manglende oppmøte ved en hendelse eller for å øke RSVP-listen er å gjenkjenne at folk virkelig liker å delta på velutførte seminarer og andre hendelser. Ved å delta i forretningsmøter får deltakerne mulighet til å lære ny informasjon og samhandle med jevnaldrende og ledere på sitt felt. Men de mest vellykkede møtene går utover stjernespekterte keynotes og inspirerende presentasjoner; de skaper et varmt og vennlig miljø for alle som gjør dem morsommere. Slik kan du planlegge en hyggelig forretningsarrangement som vil tiltrekke deg en flott opptreden.

01 - Lag en flott agenda

Når verter forstår at folk liker å delta på hendelser, er det viktig å lage et program som er verdt å delta. Dagordningen bør fokuseres på et enkelt tema for ikke å overvelde deltakerne, men bør ha nok variasjon for å opprettholde deltakernes interesse. For eksempel vurderer følgende deltidsdagsseminar for deltidsmøte deltakernees behov fra mat til pauser til presentasjoner:

8:00 Ankomst og frokost
8:45 am Velkomstmelding
9:00 Keynote Speaker
10:00 pause
10:15 am Panel Diskusjon
Klokka 11:30. Avsluttende bemerkninger

02 - Være følsom overfor kalenderen og klokken

Til tross for den beste dagsordenen, har deltakerne preferanser når de vil delta i slike programmer og når de ikke gjør det. I noen sesongmessige næringer, er det noen ganger et spørsmål om kan ikke også. Vurder følgende når du planlegger datoer og tider for arrangementet ditt:

Deltakerne foretrekker morgenplaner for seminarer
Deltakere foretrekker takknemlighet hendelser umiddelbart etter jobb
Tirsdager og torsdager er populære møte dager
Unngå å holde møter på fredager hvis mulig
Unngå å planlegge møter på helligdager og på helligdager
Være følsom overfor deltakere i reisekrav til arrangementet

Like viktig er å etablere et rykte for å starte i tide og etterbehandling i tide - spesielt for årlige eller gjentatte hendelser.

03 - Identifiser en unik og praktisk beliggenhet

De fleste forretningsmøter holdes på hoteller, og den typen sted i seg selv er ikke så unik. Du kan velge å bryte formen og finne et bra hotellrom utenom hotellet, eller du kan gjenkjenne at alle hoteller ikke er skapt like og finne et flott hotell. Hovedpunktet her er å velge et sted hvor gjestene vil ønske å gå. Tross alt vil de gjøre en omkjøring fra deres rutine og ønsker å nyte arrangementet. Vurder følgende faktorer:

Velg et sted som ligger i nærheten av de fleste deltakere
Velg et sted hvor deltakerne vil glede seg over seg selv
Velg et sted som er opptatt av å hoste lignende arrangementer

For flere tips om valg av et sted, må du sjekke ut en hendelsesplanleggerhåndbok til lokalplanlegging .

04 - Opprett en passende gjesteliste

Vellykkede møter har et bestemt emne eller en melding og målgruppe for den meldingen. Det er verdifullt å kompilere en gjesteliste som inkluderer aktuelle deltakere, selv om de er rangert i rekkefølge av betydning. Alt for ofte vil verter utarbeide en hovedliste over potensielle gjester for å åpne møtet for massene. Dette vil bare fungere hvis du prøver å fylle plasser basert på tallene spillet.

Et forretningsmøte, konferanse eller seminar bør ikke betraktes som en direkte postinnsats med 1-3% RSVP-priser. Jeg foretrekker å coaching klienter for å generere spesifikke lister over målrettede deltakere - folk som de virkelig ønsker å delta på forhåpentligvis med RSVP-priser på 50% eller bedre.

En siste tanke om deltakerne: Prøv å invitere personer med lignende rang og erfaring til møtet.

05 - Invitere, invitere, invitere!

En av nøklene til å oppnå stor oppmøte til arrangementet ditt, er å invitere folk tidlig og følge opp. Dette betyr å sende påminnelser til de som ikke har RSVPed og bekreftelser til de som har. Sende en hendelsespåminnelse like før begivenheten til bekreftede gjester er heller ikke en dårlig ide heller.

Det er viktig å generere spenning rundt arrangementet. Tradisjonelle trykte invitasjoner er passende, men det blir normen å også se på e-post og til og med sosiale medier, avhengig av publikum. Prøv denne tilnærmingen:

Nevn arrangementet til gjester du eller teamet ditt vet personlig før du sender invitasjoner.
Send en lagre dato tidlig i planleggingsprosessen (papir eller elektronisk).
Send en detaljert invitasjon, inkludert agenda høydepunkter (papir eller elektronisk) med en RSVP forespørsel.
Videresend detaljert invitasjon igjen med et personlig notat til personlige venner eller bekjente (elektronisk). *
Følg opp med bekreftede gjester en til to dager før den planlagte hendelsen (elektronisk eller over telefon).

* Du kan også velge å ringe gjester formelt og utvide en personlig invitasjon til arrangementet.

06 - Undervurder ikke kraften til personlige invitasjoner

En fysisk invitasjon - enten det er trykt eller elektronisk - er fint, men det bør ikke sees som en erstatning for en personlig utvidet invitasjon til venner, kolleger eller bekjente (med mindre du planlegger et stort symposium eller konvensjon med 500 eller flere deltakere). Dette er trinnet som gjør at mange verter cringe ... de vil ikke plukke opp telefonen, men det kan bety forskjellen mellom høye RSVPs-priser (med lave no-show-priser) og en mindre enn ideell tur.

For enkelte hendelser kan det være nyttig å dele dette ansvaret. Gjestelisten til en begivenhet blir ofte sammensatt av kontaktlister som opprettholdes av en rekke individer, og de personer med de nærmeste relasjonene til invitasjonene bør utvide en direkte invitasjon til sine egne gjester.

07 - Opprett et rykte for å levere gode programmer

Alle har deltatt på gode konferanser og dårlige konferanser. Det samme gjelder for seminarer og andre verdsettelsesarrangementer. Heldig for eventplanleggere, folk liker oftere møtene de møter.

Nøkkelen her er å hjelpe kunden med å etablere et rykte for å levere gode forretningsprogrammer. Enkel som det kan virke, hvis noen likte å delta på den siste hendelsen, er han eller hun mer sannsynlig å delta i fremtidige programmer - og muligens til og med med en venn eller kollega.

08 - Send Follow Up Communications og takknemte

Fordi folk møter møter for å samle ny informasjon, setter mange deltakere stor pris på å motta ekstra utdelinger og materialer som kan ha blitt referert av presentatører og andre i din organisasjon. Oppfølgingen er en utmerket mulighet til å dele den informasjonen og utvide takke meldinger til de som deltok i arrangementet.

Takknemmingen og oppfølgingskommunikasjonen er noe som mange organisasjoner ofte overser, men de som ikke høster fordelene.