Imidlertid, mens hendelsesplanlegging er kritisk hvis du vil at arrangementet skal gå greit, vil du også ha resultater fra all din innsats.
Det er derfor organisasjonen din bør rekruttere en "vertkomité."
Hva er en vertskomité?
En "vertkomité" er forskjellig fra en tradisjonell arrangementskomite. I stedet for folk som aktivt planlegger, planlegger eller setter opp for dagens eller kvelds hendelser, er vertsutvalget et lag som bruker nettene for å sikre at arrangementet er en hit. Noen vertkomitémedlemmer kan velge å:
- Oppfordre venner, familie eller kolleger til å kjøpe billetter
- Samle auksjonsposter fra lokale bedrifter
- Gjør leverandørforbindelser for dørpremier eller event catering
Selvfølgelig er det utallige måter et vertsutvalg kan gjøre dine veldedige arrangementer bedre enn noensinne . Tenk på en vertkomité som den faktiske vert for en fest; noen som inviterer de beste gjestene, vet hvem som skal ringe for mat eller innredning og kan koble deg til folk som gjør arrangementet til en total suksess.
Fordi en vertkomité kan øke midlene mottatt på en hendelse eller få mer oppmerksomhet på media, er det viktig å finne og rekruttere de riktige personene.
Hvem skal velge for vertskapet ditt
En virkelig nyttig vertkomité vil ikke inkludere betalte markedsførere eller hendelsesplanleggere. I stedet bør de være svært engasjert medlemmer av ditt eksisterende team, donorbase eller frivillige med forbindelser og vilje til å nå ut.
Din vertskomité kan variere fra bare noen få personer til dusinvis.
Jo flere personer i komiteen din, desto større innvirkning kan de gjøre kollektivt på suksessen til arrangementet ditt.
Du kan finne vertskomitémedlemmer nesten hvor som helst, inkludert:
- Et styremedlem eller en leder i organisasjonen
- Frivillige som er svært engasjert i samfunnet
- En giver som har forbindelser til lokale bedrifter
- En donor eller styremedlem som har omfattende kontakter i din ideelle donor demografisk
- Frivillige som kjenner leverandører eller arenaeiere
- Lokale eller nasjonale kjendiser som ofte taler for din sak
Når du har funnet personer du vil bli med i vertsutvalget ditt; det er på tide å rekruttere dem.
Hvordan rekruttere en vertskomité
Søk og koble til personer som vil gjøre gode vertskomitémedlemmer. Men spør ikke bare noen om å være på en vertkomité. En formell invitasjon er den beste måten å rekruttere utvalgsmedlemmer.
I en vertskomitéinvitasjon er det viktig å inkludere:
- Komplett informasjon om arrangementet og organisasjonen din (dato og sted)
- Informasjon om formålet med arrangementet (pengeinnsamling for en bestemt sak)
- Eksempler på hvordan et vertkomitémedlem kan bidra
- En dato for å svare eller koble til teamet ditt
- En "avansert" takk for at du fikk vite at du er glad for å invitere dem
- Ditt navn / kontaktperson og kontaktinformasjon
Sørg for at potensielle medlemmer vet at deres engasjement vil bli anerkjent og verdsatt, og at de kan få betydelig innvirkning ved å bli med.
Hvis du lurer på hvordan du utarbeider innkallingsbrevet til vertkomiteen, er det mange eksempler på andre ideelle nettsteder. Hvis du leter etter en brukervennlig mal, kopier og lim inn malen nedenfor og sett inn informasjonen i hver av brakettene.
[Dato]
Kjære [Sett inn navn]:
Jeg skriver for å fortelle deg om en spennende hendelse at [Ditt organisasjonsnavn] planlegger for [Måned] i [Sett inn by].
I [Måned + År (hvis forskjellig fra nåværende)], bringer [Organisasjon] [Eventnavn] til [By] for å øke bevisstheten om [årsak / sosialt problem / problem organisasjonen adresserer] og å bygge støtte for [ programmer / tiltak / innsats].
[Legg til relevant informasjon om hendelsen / målet / temaet].
Arrangementet vil bli avholdt i [By] på [Event Venue (hvis du har det)] på [dato og klokkeslett].
[Fornavn], vi ville elske din hjelp til å gjøre denne hendelsen - og andre liker det - en suksess. Hvis du ønsker å være en del av denne hendelsen, så vel som fremtidige hendelser, vil vi være mest takknemlige hvis du vil akseptere denne formelle invitasjonen til å være en del av vår vertskap.
Det er noen enkle måter å bli involvert på:
- Del navnet ditt, eller organisasjonens navn, som medlem av vår vertkomité
- Inviter kolleger, venner og naboer til å kjøpe en [tabell / billett] til vår begivenhet (er)
- Bli med på arrangementet
- [Sett inn en spesifikk forespørsel basert på personens stående, tilkoblinger.]
Vi vil også elske det hvis du vurderer å hoste ditt eget bord og invitere venner og kolleger til en kveld med moro. Din sjenerøse støtte vil hjelpe oss å spre ordet om [årsak] og virkelig få innvirkning.
Et medlem av [Organisasjonen] vil kontakte deg i [Sett inn tidsramme] for å diskutere detaljene i vertsutvalget og for å diskutere ditt engasjement, bør du være interessert.
Vi gleder oss til å samarbeide med deg for å gjøre [Eventnavn] og fremtidige arrangementer en suksess! Takk for din sjenerøse vurdering og støtte.
Vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stilling i organisasjon]
[Organisasjonsnavn]
[Kontakt nummer]
Etter at du har rekruttert vertskapet ditt
Når du har invitert utvalgte komitémedlemmer, vil du motta noen akseptbrev eller samtaler. Men før du kommer inn i detaljene til arrangementet eller hva du vil at de skal gjøre, planlegg et kort møte med komiteen. Uten å spørre om noe fra dem, la dem:
- Bli kjent med hverandre
- Diskuter hvordan de er involvert i organisasjonen din
- Se gjennom materiale eller presentasjoner om årsaken / arbeidet ditt
- Brainstorm ideer om hvordan de ønsker å bidra
Derfra kan du fortelle dem dine innsamlingsmål, og hvordan du vil se dem jobbe sammen (invitere kontakter eller nå ut for auksjonsartikler). De kan også splitte seg i "underkomiteer" hvis du har en stor gruppe
Selvfølgelig er det ikke bare vertskapets vert å planlegge og gjennomføre arrangementet ditt. En vertskomité bør samarbeide med frivillige eller arrangementskomiteen om å selge billetter, sørge for at nye sponsorspørsmål blir hevdet, auksjonsposter er rikelige, og at natten vil være en hit for deltakerne.
Anerkjennelse av vertsutvalgets innsats
Når arrangementet er over, bør dine vertkomitémedlemmer være noen av de første personene du takker, både på arrangementet og med en skriftlig takk dagen etter. Jo mer du engasjerer vertskapet ditt, desto mer vil de være villige til å være vert i fremtiden.
Finn folkene i organisasjonen eller samfunnet ditt som kan hjelpe deg med å arrangere neste arrangement. De kan gjøre en stor forskjell i mengden penger du reiser og programmene du kan støtte.