Skrive takknemmene tar mål, et system og et stort brevpapir
Kanskje det er fordi, som MarketingProfs påpekte, er våre e-postbokser slagmarker, overfylt med søppel. Eller det kunne være nostalgi for måten vi pleide å være, som Lifehack fant da den skrev om gleden av postkortet. Vi vet alle at vi skal skrive notater og postkort, spesielt til våre givere, frivillige og supportere.
Men det er en vane som vi må trene.
Måter Din veldedighet kan bruke håndskrevne notater eller postkort
Det er mange grunner til å skrive takknemmer. Håndskrift postkort eller bokstaver gi meldingen en minneverdig touch som vil koble deg til publikum.
- Tusen takk giver: Handskrevet takk er spesielt bra for eksisterende givere. En lojal giver har sett mye materiale, og et formelt brev på dette tidspunktet kan virke som bare mer av det samme. Prøv å bruke et notat bare for å si, "Takk, vi setter pris på alt du gjør." Eller bruk et håndskrevet notat for en bortfalt donor. Bare si: "Vi savner deg."
- Takk en frivillig: Noen ganger tar vi våre beste frivillige for gitt. Prøv å takke de spesielle personene med håndskrevet notat eller postkort minst en gang i året. Du kan teste det etter at frivillig har gjort noe spesielt fint, men når som helst er den beste tiden.
Skriv også en håndskrevet takk til noen av dine "superhelter". Det er de som konsekvent snakker deg, leder innsamlingsaksjoner på vegne av deg, og er de første som dukker opp når det er en nødsituasjon.
- Takk folkene som RSVP til arrangementet ditt: Send et håndskrevet notat til de som har sagt at de kommer til en av hendelsene dine. Det kan tjene både som en takk og en påminnelse. Hvis det er hundrevis av mennesker som kommer, bare velg noen. Bare si, "Takk for din RSVP til gala! Vi gleder oss til å se deg der."
- Feire milepæler: Noter du de beste donorens jubileer eller fødselsdager? Hva med når de går på pensjon? Har de fått en kampanje eller en ny jobb? Har deres barn bare uteksaminert fra videregående skole eller høyskole? Disse er fantastiske muligheter til å komme i kontakt og vise dine givere hvor mye du betaler oppmerksomhet og bryr seg om dem.
- Takk til en forretningspartner eller sponsor: Hvem var poengpersonen på den siste års markedsføringskampanjen, eller hvem tok ledelsen for det firmaets sponsors sponsing ? Du har kanskje sendt et formelt brev til selskapet med resultatene av hendelsen eller kampanjen, men ta et ekstra par minutter å sende et håndskrevet notat til den personen som hjalp mest. Det kan bane vei for fremtidige samarbeid.
- Takk en reporter eller blogger: Hvis en journalist har skrevet eller blogget om din veldedighet, er dette din sjanse til å gjøre dem til en tilhenger. Send et håndskrevet notat og takk. Tilbyr også å være en kilde til fremtidige artikler, og ikke bare om din veldedighet. Journalister trenger alltid ekspertkilder på problemer. Det kan du være. Men nære forholdet ved å si takk.
Kom inn i vanen
Gjør skrive takk eller notatkort en vane. Det spiller ingen rolle om du bare husker å gjøre det en gang i mellom.
Bli vant til å gjenkjenne "takke øyeblikk" og gjøre det enkelt å følge gjennom.
- Bestille noen notatkort med logoen din: Gjør dem store nok til at du kan skrive en rimelig melding, og så vil de skille seg ut når de kommer i posten. Hvis du ikke kan bestille notatkort som er spesifikke for organisasjonen din, er det noen som er klare til å skrive ut gratis eller bare la dem inspirere deg. Få postkort som har en av dine mest ikoniske bilder på den. Har flere versjoner av postkortet gjort opp slik at du ikke vil sende de samme til og med over til de samme personene.
- Samle fysiske adresser, ikke bare e-postadresser til kontaktene dine: Vi gjør det ikke så mye lenger. Vi har telefonnumre og e-postadresser, men glem fysiske. Dine donor- og frivillige databaser vil få dem til folket nærmest din veldedighet, men ikke glem dem for folk lenger unna. Prøv å bli vant med å samle dem for de fleste.
Angi spesifikke mål: Skriv for eksempel en takk per dag eller tre i uken. Den faktiske frekvensen er mindre viktig enn at du satte et mål for deg selv. På slutten av dagen eller uken, spør deg selv om notatene du har skrevet. Bli en forbilde for de øvrige ansatte ved å la dem få vite at du skriver notater og oppfordrer dem til å gjøre det også.
Oppnå medlemmer av din veldedighet: Skriving takk notater til givere er en utmerket måte å få styremedlemmer engasjert i fundraising . Og de fleste frivillige elsker å skrive takknemoter. Ha et takkfest hvor de kan komme sammen og skrive dem. Det fungerer spesielt godt i ferien eller rett etter det første året. Det er ingenting som kan matche en håndskrevet takk fra en av dine veldedighets klienter. Barnas tegninger med en takk er kraftige. Et Habitat for Humanity-kapitlet spør sine nye huseiere om å skrive til givere om hvor mye deres hjem betyr for dem. DonorsChoose har lærere som mottar hjelp, send en takknemm til donorer, samt bilder av barna i det klasserommet.
Ta med en takkomponent i alt du gjør: Etter hendelser, etter innsamlingsaksjoner , som en oppfølging til tilskudd både forespurt og mottatt. Se etter kunngjøringer om kampanjer, pensjonister og ekteskap. Disse alle gjør fantastiske takk eller gratulerer muligheter.