P2P forbinder innkjøp gjennom til betaling av varer
Kjøpsprosessen, også kjent som P2P-prosessen, forbinder innkjøp og hele forsyningskjeden prosesser i et selskap gjennom varekvitteringsprosessen, og til slutt betalingen utstedt til leverandøren.
I de senere år har selskapene nøye sett på deres kjøp for å betale prosesser for å:
- Reduser generell forsyningskjede og lagerkostnader
- Frigjør trengte penger
- Forbedre operativ ytelse
- Lag bedre økonomiske beslutninger
I tillegg til å redusere samlede forsyningskjede og lagerkostnader, kan forbedring av kjøp til betalingsprosess legge til en synlighet som gir ledelsen mulighet til bedre kommunikasjon med leverandøren om hvor varene er i leveringsprosessen og betaling til leverandøren.
Elementer av innkjøp til betalingsprosess
Det er mange elementer i P2P-prosessen, som hver er viktig i den samlede prosessen. Prosessen starter med innkjøp av varer og slutter med betalingen til den valgte leverandøren.
sourcing
P2P-prosessen starter med innkjøpsavdelingen som blir bedt om av forskning og utvikling eller produksjonsavdelingen for å finne en leverandør for en spesiell vare eller tjeneste. F & U-avdelingen kan ha produsert en spesifikasjon der leverandøren må utføre.
I enkelte tilfeller kan varen være standard lager som er nødvendig for produksjonsprosessen, og det kan bare kreve at innkjøpsavdelingen finner det beste kvalitetsproduktet til den beste prisen.
Avhengig av varen eller tjenesten som er nødvendig, kan innkjøpsavdelingen utstede en RFQ-forespørsel eller velge relevante leverandører basert på tidligere relasjoner.
kontrakter
Når innkjøpsavdelingen har valgt en egnet leverandør eller leverandør, vil det bli en kontraktsprosess hvor leverandører og innkjøpsavdelingen skal forhandle en kontrakt basert på pris, betalingsbetingelser og leveringsplaner.
innkjøp
Etter at kontraktene er signert mellom selskapet og selgeren, kan bestillingsordrer heves og sendes til leverandøren. For å forbedre leveringstiden til elementene, kan selskapet sende inn bestillingen elektronisk i stedet for å sende eller fakse.
Ved å sende en elektronisk innkjøpsordre, kan informasjonen skrives direkte inn i leverandørens datasystem. For å sikre at det er synlighet, bør leverandøren gi informasjon om selskapets fremdriftsinformasjon, for eksempel oppdaterte leveringsdatoer og dokumenter som for eksempel avansert varselbrev (ASN).
Varemottak
Etter forsendelsen av varene fra leverandøren, er neste trinn for at disse varene kommer til kunden . Varene blir sjekket for å sikre at mengden er den samme som innkjøpsordren, samt å sjekke varene for skade og kvalitet.
Hvis det er noe problem med elementene som mottas, vil kunden informere leverandøren slik at enten gjenstander kan returneres eller en rabatt ordnes.
fakturering
Leverandøren kan fakturere kunden når som helst etter at varene er sendt. Ved å bruke en elektronisk faktureringsløsning, kan P2P-prosessen strømlinjeformes slik at informasjonen blir lagt inn i kundens betalingssystem.
Når elementene mottas, matchet mot fakturaen og innkjøpsordren, kan fakturabehandlingen påbegynnes.
Fakturabehandling
I P2P-prosessen bør behandling av fakturaer gjøres slik at eventuelle rabatter tilbys av leverandøren er oppnådd. I forhandlet kontrakt kan leverandøren tilby rabatter for betaling som er gjort av kunden før betalingen forfaller.
For eksempel kan leverandøren tilby en rabatt på fem prosent for utbetalinger som er gjort mindre enn ti dager etter mottak av varen.
Analytics
Som en del av P2P-prosessen bør et selskap ha full levedyktighet over innkjøpsutgiftene. Konstant overvåkning av utgiftene vil identifisere områder som kan være en grunn til bekymring, for eksempel at leverandører øker prisene, eller skurkutgifter.
En P2P-prosess som inkorporerer beste praksis, kan spare penger på selskaper.
Dette bør inneholde begrensninger på hva som kan kjøpes utenfor standard P2P-prosessen.
Ved å tillate ikke-standardkjøp stiger forekomsten av unødvendige kostnader og poliseringen av disse kjøpene kan kaste bort ressurser som kan lagres hvis riktig P2P-prosess ble brukt.
Lær om Zelle for P2P.
Denne artikkelen har blitt oppdatert av Gary W. Marion, Logistikk og Supply Chain Expert for balansen.