Regnskapsfeil skjer fra tid til annen, men mange vanlige regnskapsmessige feil kan unngås med riktig planlegging og forberedelse. Vi vet alle at det vanligvis tar mer tid å rette en feil enn å få det riktig første gang. Interessant er det også billigere å identifisere og rette feil i et prosjekt snarere enn å vente på å rette opp problemet senere.
Hvis du behandler din virksomhet som et langsiktig prosjekt, vil du være proaktiv ved å bli kjent med vanlige feil som andre gjør og retter på dem tidlig, noe som ikke bare vil spare bedriften din tid, penger og hodepine, men også gi deg en konkurransefortrinn på markedet med mer strømlinjeformet drift og bedre kundetilfredshet. Følgende er vanlige regnskapsmessige feil som hver CPA har sett små bedriftseiere gjør.
01 - Unnlatelse av å følge regnskaps prosedyrer
Et nyttig skritt er å utvikle standardiserte skjemaer og sjekklister for å fullføre for å sikre konsistens og nøyaktighet. For eksempel vil du dokumentere en prosess for å sette opp nye leverandører.
Du trenger leverandørens navn, adresse, telefonnummer og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN), blant annet dokumenter som forsikringsbevis , anbefalingsbrev eller signerte kontrakter. Deretter må du legge inn denne informasjonen i regnskapsprogramvaren din slik at du kan behandle betalinger.
Du vil ta deg tid til å vurdere informasjonen du trenger å samle fra leverandørene dine, utvikle en standardisert skjema eller sjekkliste for å sikre at du får den informasjonen, og deretter ha en skriftlig policy som dine ansatte kan følge.
02 - Arbeide uten budsjett
Opprett et budsjett slik at du har en basislinje for å bedømme bedriftens driftsresultat. Budsjetter er ikke bare nyttige for å begrense overforbruk, men kan brukes til å etablere realistiske, skriftlige finansielle mål. Budsjetter bør alltid baseres i realiteten, men du kan sikkert bruke budsjettet til å sette rimelige økonomiske mål, enten det øker inntekter eller reduserer driftskostnadene.
03 - Gjøre dataregistreringsfeil
Datainngangsfeil forekommer fra tid til annen. Selv om du ikke kan forhindre alle datainngangsfeil, kan du få en policy for å utføre ulike avstemminger i tide for å sikre at dataoppføringer blir oppdaget raskt og kan korrigeres.
For eksempel vil du utføre månedlige bankavstemminger, samt kundefordringer og betalbare avstemminger. Du kan også kjøre budsjett til faktiske avvik for å identifisere mulige feil i klassifisering av inntekter eller utgifter eller kjøre kundekvitteringer eller leverandørbetalingsrapporter med jevne mellomrom for å sikre at alle kvitteringer og utbetalinger virker rimelige.
Uvanlige transaksjoner bør vurderes for å sikre at ingen datainngang feil ble gjort, og at transaksjonene er nøyaktige.
04 - Unnlatelse av å sikkerhetskopiere regnskapsprogramvare
Du må sikkerhetskopiere bedriftens regnskapsprogramvare og andre data regelmessig. Mange småbedriftsregnskapsprogrammer har en funksjon som lar deg sette opp automatisk sikkerhetskopiering av ditt regnskapsprogram.
Bruk det. Du bør også ta deg tid til å dobbeltsjekke sikkerhetskopieringsfilene dine, selv om du går så langt som å bruke sikkerhetskopifilen for å se om du kan drive virksomheten din som vanlig med den.
Noen ganger filer korrupte; Noen ganger sikkerhetskopierer du ikke alle dataene du trenger. En rask sjekk kan identifisere problemer med backupprosessen din, slik at du kan sikre at du har alt du trenger for å fortsette å drive virksomheten dersom behovet skulle oppstå.
05 - Å gjøre for mye selv
Outsourcing administrative oppgaver som ikke gir verdier til bedriften din, kan være en fordel.
Eksempelvis er en skattekonto sannsynligvis bedre kjent med skattelovgivningen enn du er, slik at outsourcing skatteplanlegging og forberedelse til regnskapsføreren din vil la deg redusere skatteforpliktelsen din, øke skatteoverensstemmelsen og gi deg mer tid til å vie til inntektsgenererende aktiviteter.
Mange småbedriftseiere ønsker ikke å delegere ansvar til andre dyktige fagfolk, men outsourcing regnskap, juridiske, IT og andre administrative funksjoner kan redusere feil og øke lønnsomheten hvis du bruker nybegynnelsen klokt.
06 - Unnlatelse av riktig kategorisering av inntekter og utgifter
Skoeboxmetoden er sannsynligvis ikke et godt valg for små bedrifter med mer enn bare noen få transaksjoner per år. Alle pengene som kommer inn og går ut av virksomheten din, må tildeles den aktuelle kategorien.
Bedriftseiere som holder seg på toppen av regnskapet, har ikke feil. De vil vite hvem som ble fakturert, hvor mye, og hvorvidt kunden har betalt.
Du vil også finne at du er din årsskatteskatt vil bli mye jevnere enn å prøve å samle opp postene du trenger for å forberede virksomheten din selvangivelse rett før avkastningen forfaller.