Spar tid, penger og hodepine ved å unngå disse vanlige feilene
Selv om det kan være nyttig å behandle transaksjoner raskt med et kraftig regnskapsprogramvare, betaler du for å rette feil er noe du vil unngå. Det er ofte å vite hvilke feil å se etter som gjør forskjellen mellom å betale for å fikse en feil og få det riktig første gang. Du kan til og med spare tid og penger for småbedrifter ved å unngå de vanlige feilene småbedriftseiere gjør når de holder regnskapstallene sine . Her er fem vanlige regnskapsmessige feil som bedriftseiere gjør, og noen forslag til hvordan du retter dem:
01 - Tilfeldig registrering av transaksjoner i en tidligere periode
Se gjennom tidligere periodebalanse for endringer
Hvis du har registrert transaksjoner i en tidligere periode, endres balansen. Derfor kan du sjekke balansen for din tidligere periode for å sikre at den ikke har endret seg siden du sist lukkede bøkene dine. Hvis det er forandret, må du undersøke.
02 - Feil balanse i aktiv eller ansvarsbalanse
Assetregnskapet skal ha debetbeløp, mens ansvarskontoene skal ha kreditsaldoer. De vanligste årsakene til å ha en feil balanse i disse balansen kontoene er å legge inn oppføringer til feil konto, feilklassifiseringskontoer og duplisering av justeringsoppføringer.
Sjekk balansen din for feil
Du sjekker balansen for å sikre at eiendeler og gjeld har de riktige balansen. Hvis det er en konto med feil balanse, kan du trekke opp detaljene til den kontoen for å finne oppføringene som forårsaket feilen. Denne sjekken skal utføres minst en gang i måneden.
03 - Feil balanse i inntekt eller kostnadssaldo
Inntektsregnskap skal ha kreditsaldoer, mens kostnadsregnskapet skal ha debetbeløp. Noen årsaker til denne feilen er å legge inn oppføringer til feil konto, feilklassifiseringskontoer og duplisering av justeringsoppføringer, som er de samme grunnene til at de har ubalanse i Balansekontoer.
Sjekk inntektserklæringen for feil
Du sjekker inntektserklæringen for å sikre at inntekter og kostnader har de riktige balansen. Hvis det er en konto med feil balanse, kan du trekke opp detaljene til den kontoen for å finne oppføringene som forårsaket feilen. Denne sjekken skal utføres minst en gang i måneden.
04 - Misclassifying Utgifter
Småvirksomhetsregnskapssystemer sparer tid fordi oppføringer kan legges opp raskt og enkelt. Når informasjon blir lagt inn, er det også enkelt å velge feil utgiftskonto eller kostnadsbeskrivelse. Misclassifying utgifter betyr ikke bare at regnskapssystemet ikke kan gjenspeile det som skjer i virksomheten din, men kan føre til ekte hodepine hvis ikke finansiell og skatterapportering er nøyaktig.
Se over kostnadsprosedyrene dine med jevne mellomrom
Tilordne noen til å skanne utgiftene dine regelmessig for å sikre at dataene vises fornuftige. For eksempel, hvis en måltidsutgift er booket på leieavgiftskonto , vil den vanligvis skje på grunn av oppføringsbeskrivelsen. En annen indikasjon på at utgiftene kan være feilklassifisert er uforklarlige budsjett-til-faktiske forskjeller.
05 - Ikke søker hjelp når det trengs
Du har hørt uttrykket "penny wise og dollar poor" i referanse til folk som vil tilbringe noen timer av sin tid for å spare noen få dollar. Du må innse at jobben din er å drive virksomheten din - en entreprenør bygger, en malermaling og en eiendomsmegler selger. Noen ganger er det bare ikke verdt tid å tilbringe timer på timer, går over detaljene i regnskapspostene dine eller undersøker hvordan du retter en feil du har gjort.
Lene på en profesjonell regnskapsfører
Hvis du kan, vil du gjøre mer enn du vil bruke ved å pleiere andre problemer enn dine regnskapsproblemer, bør du vurdere å outsource problemet til en profesjonell regnskapsfører eller bokholder.
06 - Ikke lagre kvitteringer
Du registrerte jevnlig alle dine utgifter i regnskapet. Din utgiftsoppgave er et kunstverk uten feil eller utelatelser. Da blir du spurt av IRS; uten kvitteringer, er utgiftsoppgavene dine ubrukelige.
Hold dine kvitteringer
Lagre kvitteringer eller lag skannede kopier av dem alle.
07 - Unnlatelse av å planlegge sikkerhetskopier
Mange små bedrifter er avhengige av programvare for å gjøre regnskapsarbeidet for dem, men tar ikke hensyn til systemkrasj eller feil. Et enkelt problem kan tørke ut filene dine.
Planlegg rutinemessige sikkerhetskopier
Planlegg ukentlig automatisk sikkerhetskopiering ved hjelp av skylagring eller en bestemt server satt til side for denne oppgaven.
08 - Ikke trene personale
Uansett hvor kraftig programvaren din er, trenger personalet trening til å være effektiv. En feilutdannet medarbeider kan ødelegge postene dine ved et uhell, kaste ut alle dine utgifter og fortjenesteblad.
Utfør regelmessig trening
Under ombordsprosessen, hold omfattende treningsøkter og ha kvartalsvis oppdateringer for å sikre at alle ansatte kan komme inn og kjøre informasjon nøyaktig.