Øk sjansene for suksess
Før du lærer hvordan du håndterer en leietakerklage, er det to punkter med forsiktighet :
- Hver situasjon er unik : Folk har forskjellige personligheter og forskjellige utløserpunkter, så det kan være vanskelig å måle hvordan en person vil reagere når de møtes med konflikt.
- Ikke sett deg selv i en situasjon der du føler deg usikker: Hvis du føler deg som din sikkerhet er i fare, må du fjerne deg selv fra situasjonen. Forhåpentligvis kommer det aldri til dette punktet, men hvis det gjør det, må du komme vekk og konsultere de rette myndighetene, om nødvendig. Det er ingen mening å sette livet eller din karriere i fare på grunn av en leietakerkonflikt.
5 trinn for vellykket håndtering av leietaksklager
Det er endeløse ting som leietakere kan klage på. Uansett hva klagen handler om, bør du ikke endre måten du, som utleier, svarer på klagen.
Å være forståelse, ro og profesjonell vil ha stor effekt og evne til å løse problemet. Selv om du kanskje må tilpasse svaret litt, avhengig av typen av klage, er det visse skritt du alltid bør ta.
Trinn 1: Lytt til klagen
En måte å komme til en vellykket oppløsning er å faktisk høre på hva leietaker forteller deg.
Å være respektfull og forståelse av leietakerens problem kan bidra til å holde leietaker rolig og vil hjelpe deg å være mer mottakelig for deres problem.
For eksempel kan du være oppmerksom på et lite taklekkasje som oppstår på badet når det er tungt regn. Hvis leietaker ringer for å fortelle deg det er en lekkasje på badet, kan du avvise det som lekkasjen du allerede er klar over som trenger å fikse.
Men hvis du ikke stiller spørsmål om eksakt plassering av lekkasjen og styrken av vannstrømmen, vil du ikke innse at dette ikke er lekkasjen du allerede er klar over, det er faktisk et brastrør som trenger å bli løst umiddelbart. Så bør du alltid lytte nøye til leietakerens eksakte klage og spørre oppfølgingsspørsmål slik at du vet nøyaktig hva som skjer.
Trinn 2: Vær tilgjengelig
Hvis en leietaker føler seg som om du aldri er tilgjengelig, blir de lett frustrert. Dette er ikke å si at en leietaker bør kunne nå deg 24 timer i døgnet, hver dag i uken.
Du bør ha normale åpningstider når en leietaker kan kontakte deg, for eksempel fra kl. 09.00 til 18.00 på hverdager. I løpet av disse tidene bør du svare på leietaker telefonsamtaler eller e-post.
Du bør gjøre det kjent at leietakere ikke bør kontakte deg utenfor disse tidene, med mindre det er en nødsituasjon. Sørg for å ha en beredskapsplan på plass på eiendommen din slik at leietakere vet hva som anses som en reell nødsituasjon, og hva som kan vente til vanlig arbeidstid.
Trinn 3: Adresseklager i en rettidig måte
En annen viktig faktor er hvor raskt du reagerer på leietakerens problem. Avhengig av alvorlighetsgraden av deres klage, trenger du ikke nødvendigvis å slippe alt for å rette opp det, men du må løse problemet innen rimelig tid.
En lekkasje eller ødelagt ytterdørlås må løses umiddelbart, mens ting som et knust kjøkkenhåndtak eller sprukket fliser kan vente et par dager.
Trinn 4: Vis ekte bekymring
Å avvise leietakerens bekymring er en rask måte å skape fiendtlighet på. Uansett hvordan du føler om hvor gyldig klagen din er, må du alltid få dem til å føle at deres klage er viktig, og at du vil gjøre alt for å løse det så snart som mulig. Du vil at leietaker skal føle at du er på deres side, i stedet for å være deres onde utleier nemesis.
Trinn 5: Vær profesjonell
Du må alltid utføre deg på en profesjonell måte. Dette er din virksomhet, og du kan ikke tillate følelser å skyte dommen din.
Hvis en leietaker skriker, aldri skrike tilbake. Ikke forbann. Ikke legg deg selv i juridisk fare ved å true eller ta tak i taktikk som å ignorere vedlikeholdsforespørsler eller fiddling med en leietakers verktøy .
Det er ditt ansvar å holde deg kult hele tiden.
Vanlige typer leietaksklager:
Denne listen er på ingen måte omfattende med hensyn til klager leietaker kan ha, men det representerer noen av de vanligste problemene som utleiere må håndtere.
- Støyende naboer
- Vedlikeholdsproblemer
- Skadedyrsproblemer
- Pet problemer
- Rengjøring av Eiendom / Leietakere