Slik sørger du for at arrangementet ditt løper jevnt
Å være gjest, i stedet for hendelsesplanleggeren, gir deg muligheten til å observere en hendelsesoperasjon i arbeid, et perspektiv hvor det ofte er lettere å merke hva som fungerer bra - og hva som ikke gjør det.
Her er tre feil du vil se på dårlig administrerte hendelser, sammen med tips for å unngå slike feil på hendelsene dine.
Mismanaged Registration Table
Når gjestene går opp til en registreringstabell , bør arrangementspersonalet være imøtekommende og klar til å hjelpe gjestene - uansett hvilken situasjon.
Det er ikke serviceorientert eller til og med høflig å anta at noen som går opp til registreringstabellen, ikke hører til arrangementet. Likevel er dette akkurat det som kan skje hvis personalet ikke er ordentlig forberedt eller informert. Påminn hendelsespersonalet om at en registreringstabell representerer bildet av verten og organisasjonen bak hendelsen. Personalet bør hilse på alle gjestene på registreringsbordet og spørre om de er der for å logge inn for arrangementet etter hendelsen eller vertsnavnet. Hvis en feil har blitt gjort, vil de fleste gjester selvkorrigere og unnskylde seg. Hvis ikke, bør personalet få instruksjoner om hvordan du best kan komme i gang med situasjonen.
Godhet går langt i hendelsesoperasjoner.
Sjarmerende hendelsesoppsett
På de fleste steder rydder rengjøring av et rom for hendelser, og bankettoperatørpersonalet fullfører oppsettet . Hvis bankettoperasjoner slipper et glass og ikke rydder opp skjellene, forblir skjærene på gulvet - med mindre arrangementspersonalet rydder opp.
Skjær av ødelagt glass og annet avfall gjør ikke bare et forferdelig bilde, men de kan også skape en sikkerhetsfare. Derfor kommer de beste hendelsesplanleggerne alltid fram 1-2 timer før starttidspunktet for å observere oppsettet og utføre en rekke gjennomganger av området og se etter glass og andre gjenstander 30 minutter og igjen 15 minutter før arrangementet. Skulle noe være ute av sted, kan arrangementplanleggeren bringe det til bankettpersonalets oppmerksomhet.
Dårlige oppryddingstider
Uansett vil det være to (noen ganger konkurrerende) tidsplaner: Arrangørens agenda og arbeidsplanen for spillestedets ansatte. Det er hendelsesplanleggerens ansvar å sørge for at begge er riktig synkronisert.
Programmets presentasjon eller keynote vil typisk oppstå rett etter en slags ankomstmottak som kan omfatte registreringstabeller, mat og drikkevarer. Tidspunktet for å rydde opp og rive ned aktiviteter må derfor planlegges nøye for ikke å forstyrre eller avbryte programdagsordenen. Når ren og rive ned ikke blir diskutert med hendelsesoperasjoner på forhånd, kan en hendelsesplanlegger oppdage at tabeller og andre gjenstander kan fjernes direkte foran verter eller gjestehøyttalere, som forstyrrer alle i rommet.
Skal arrangementplanleggere påminnes bankettledere når de skal ha sine ansatte, og når de skal være stille? Svaret er ja.
Bunnlinjen
Mens velforvaltede arenaer med flittige hendelsesoperasjoner, ledere og ansatte burde gjøre en eventplanleggers jobb lettere, er det ikke alltid slik en perfekt utførelse av hendelser. Store hendelsesplanleggere gjør hver eneste detalj av en begivenhet som utfører sin virksomhet. De tar deg tid til å diskutere alle aspekter av oppsett, arrangementstjeneste og rive ned med bankettledere før selve arrangementet og overvåke hendelsesoperasjoner før, under og etter for å sikre den beste hendelsen som er mulig for klienten.