Sett en back-up plan på plass
Ideelt sett bør du alltid ha en reserveplan på plass i tilfelle plutselige sykdommer eller andre nødsituasjoner, men hvis en nøkkelansatt hint ved avreise eller varsel, må du umiddelbart komme med en plan for å få noen andre til å håndtere sine oppgaver.
Høyt nivå ledere og potensielle erstatninger bør forstå alle aspekter av hans rolle.
En stor del av en suksessplan er dokumentasjon. Alt hver ansatt jobber med, bør være en del av en offentlig håndbok, kalender, oppgaveliste eller fil. Denne dokumentasjonen skal inneholde kontaktinformasjon for eksterne parter, samt forklaringer på hvordan Excel-makroer, dataprogrammer eller andre snarveier skapt av arbeidstakerne.
Planen bør også inneholde en klar liste over prioriteringer slik at de resterende ansatte ikke blir overveldet og vet hvilke oppgaver som har forrang i forhold til deres eksisterende arbeid.
Vurder informasjonssikkerhet
Nøkkelansatte har ofte tilgang til bankkontoer, viktige datasystemer og elektroniske tjenester. Mens tilfeller av forsettlig forsømmelse eller tyveri av informasjon er sjeldne, er det fortsatt best praksis å fjerne tilgangen så snart de ikke lenger trenger det.
I tillegg til å fjerne tilgang, må du sørge for at du beholder den.
For eksempel kan det hende at en annen ansatt må gis underskriftsautorisasjon for å opprettholde et signatursystem med to signaturer. Hvis avreiseansatt registrerte seg for en onlinetjeneste, for eksempel analyse av nettstedet ditt, ved å bruke firmas e-post, må du få ham til å overføre legitimasjonene.
Utsted en endelig lønnssjekk og fordeler
Avreiseansatte har rett til betaling av sluttlønn og eventuelle påløpte ytelser, som ubrukte feriedager.
Betalinger for påløpte fredsfordeler avhenger av din arbeidsavtale og lokale lover.
Statlig lov fastsetter også tidslinjen for å foreta betalingen. Du har vanligvis det som hadde vært den regelmessig planlagte lønningsdagen dersom medarbeideren hadde bodd hos firmaet ditt. Mange bedrifter foretrekker å ha avgangsmedlemmer til å registrere sin endelige lønnsslipp personlig på sin siste dag. Arbeid med bokføringstjenestene dine for å beregne det endelige beløpet.
Oppdater finansregnskapet
Hvis en ansatt allerede har opptjent opsjoner eller utsatt kompensasjon, er utgiften og tilhørende ansvar sannsynligvis allerede registrert i bøkene dine. Hvis avreise utløser en gylden fallskjerm eller en annen kontraktsperiode, kan erstatningen utelukkende være en fotnote - hvis den er inkludert i regnskapet i det hele tatt.
I stedet for å vente til neste rapporteringsperiode, må bokholderen umiddelbart gjøre de aktuelle journaloppføringene for å gjenspeile eventuelle økonomiske transaksjoner som skjedde med ansattes avreise. Dette gir deg advarsel om du må forklare eller justere for et skifte i fortjeneste forårsaket av utbetalinger.
Informer investorer
De fleste ansatte er ansett å erstatte, og deres avganger vil sannsynligvis ikke anses som materielle til investeringsbeslutninger.
Det er imidlertid unntak. Et eksempel vil være avgang av en ledende forsker hvis avgang ville forstyrre forskning som anses som sentral for selskapets virksomhet.
Uansett, som den beste øvelsen, bør du sende ut en utgivelse som informerer investorer om avgang av nøkkelansatte. Dette kan bidra til å berolige frykten for uro eller uenighet i dine ranger og forhindre investorer i å vurdere å trekke sin støtte. Det er også en god måte å holde investorene informert om hva som skjer inni din bedrift og å fortelle dem hvordan du planlegger å vokse fremover.