Før du sender ut disse skjemaene, bør du vurdere e-arkivering.
UPDATE: Ny frist for arkivering av W-2s og 1099s
Effektiv med 2016 skatteåret, må alle W-2s og 1099s arkiveres innen 31. januar neste år.
Så for 2017 skatter, må disse skjemaene bli innlevert innen 31. januar 2018. Innleveringsfrister har blitt flyttet for å bedre overvåke skjemaer for skattesvikt. Fristen er den samme for alle søknader, inkludert e-arkivering.
Les mer om 2017 års lønnskontrapporteringsfrister.
Denne artikkelen diskuterer hvordan du arkiverer og presenterer noen av fordelene med e-arkivering.
Fordeler med e-arkivering
- E-arkivering, ifølge IRS, sparer tid og krefter og bidrar til å sikre nøyaktighet.
- Hvis du formulerer e-post W-2, trenger du ikke å beregne og sende inn et W-3 transmittal skjema ; Sosialtilsynet genererer automatisk en W-3.
- Hvis du oppretter e-fil 1099, trenger du ikke å beregne og sende inn en 1096-skjema for hver type 1099-skjema.
- Du kan bruke BSO-nettstedet til å bekrefte personnummer for lønnsrapporteringsformål. Bekreftelse av personnummer sikrer at lønnene rapporteres riktig, og det unngår kostbare W-2C-skjemaer for å korrigere W-2s,
- BSO-nettstedet tilbyr en veiledning, håndbøker, en sjekkliste og mange andre nyttige opplysninger som hjelper deg med å e-fil disse W-2-skjemaene.
- Hvis du finner en feil i en eller flere W-2 skjemaer etter at du har sendt dem, kan du også sende inn W-2c (korrigert) skjemaer online.
- Du kan bekrefte at filene dine er mottatt og sjekke statusen på nettet.
Arkivere W-2 skjemaer med Social Security Administration
Du må sende inn alle 2017 W-2 til Social Security Administration (IKKE IRS!), Sammen med overføringsskjema W-3, innen 31. januar 2018.
SSAs Business Services Online (BSO) er stedet å gå til e-filing W-2. Hvis du sender inn 250 eller flere W-2 skjemaer, må du e-fil, men hvis du har færre enn 250 W-2, kan du dra nytte av e-arkivering.
Hva med 1099-MISC skjemaer? Kan jeg e-fil disse skjemaene også?
Du kan sende inn alle 1099 skjemaer, inkludert Form 1099-MISC, til IRS via post eller elektronisk, ved hjelp av arkiveringsinformasjon returnerer elektronisk (FIRE) -systemet.
Hvis du ikke sender elektronisk, må du også sende inn et overføringsskjema 1096 , en for hver type 1099 du sender, som oppsummerer alle skjemaene for den kategorien. Dette er en annen fordel for e-arkivering: Nei 1096 kreves.
For å sende inn 1099 skjemaer elektronisk, vær sikker på å arkivere IRS-skjema 4419, søknaden på filen elektronisk, minst 30 dager før skjemaets forfallsdato, og les IRS-informasjonen om kravene til arkivering med FIRE-systemet.
Husk disse viktige datoene:
Se denne artikkelen for innledningsfristene for inneværende år.
Generelt, innen utgangen av januar:
- Du må W-2 skjemaer til ansatte og 1099-MISC skjemaer til ikke-ansatte.
- Du må sende alle W-2s, med transmittal W-3, til Social Security Administration, inkludert e-arkivering.
- Du må sende alle 1099 skjemaer, inkludert Form 1099-MISC, sammen med en overføringsskjema 1096, til IRS, inkludert arkivering elektronisk.