Leverandøren vil produsere et bud basert på forståelsen av kravene angitt i RFP, og de konkurrerende budene vil bli vurdert for å produsere enten valget av den vinnende leverandøren eller en kort liste over leverandører som deretter skal levere presentasjoner til selskapet .
Definere forespørselen om forslagsdokument
RFP-dokumentet er avgjørende for å skaffe en leverandør som kan oppfylle kundens forretningsbehov. Hvis dokumentet er feil, enten ved tvetydige krav, manglende krav eller urimelige krav til leverandøren , vil RFP-prosessen føre til ufullstendige bud, eller i noen tilfeller ingen bud i det hele tatt. Leverandører er ikke pålagt å sende bud til hver RFP de mottar, og selv om de kan oppfylle RFP-kravene, kan de ikke ha kapasitet til å levere kravene i tide. Den senere er ofte funnet når en kunde sender RFP til mindre leverandører som kan være ledere i sitt felt, men har ikke midler eller kapasitet til å oppfylle kundens behov.
Hver RFP vil være forskjellig basert på kravene som er definert og kundens spesifikke behov. Selv innenfor samme firma kan et RFP-dokument variere i fokus, avhengig av de primære kravene. For enkelte RFP-er kan fokuset være på pris, mens andre kan fokusere på leveringstider eller kvalitetskravene til elementene som trengs.
Spesifikke funksjoner i RFP-dokumentet
Det er noen funksjoner i RFP-dokumentet som kreves. For eksempel bør hver RFP ha en bestemt dato og klokkeslett som kunden krever at alle potensielle leverandører skal ha lagt inn et bud. Hvis bud legges inn etter den datoen, bør de kasseres. Hvis en leverandør ikke kan sende et bud til tid, kan dette tyde på et mulig problem med organisasjonen og kanskje leveringshensyn.
Kunden må imidlertid gi leverandørene tilstrekkelig tid til å sende inn et bud. Hvis kravene er spesielt komplekse, må leverandørene kanskje sette sammen et svarteam for å bryte ned kravene til områder de kan forstå og deretter sette sammen et bud. Hvis tidslinjen som er definert i RFP er for kort, kan svarene bli rushed, og leverandører kan gjette på prosjektets kompleksitet, i stedet for å forstå det fullt ut. Dette vil føre til unøyaktige bud og en bortkastet RFP-prosess.
RFP-dokumentet bør indikere prosessen hvis leverandørene har ytterligere spørsmål om kravene angitt i RFP. Leverandører bør ikke få lov til å ringe til kunden, da dette kan føre til at en leverandør får tilleggsinformasjon som gir dem en konkurransefortrinn.
Det er best å arrangere en konferansesamtale slik at representanter fra hver leverandør kan spørre og lytte til spørsmål rettet tilbake til klienten. Dette sikrer en rettferdighet i budprosessen.
Et RFP-dokument må også klart angi formatet leverandørens RFP-respons. Hvis dette ikke er klart definert, vil svar bli sendt som finnes i forskjellige formater, og det ville være umulig å sammenligne leverandørens bud. Svarformatet skal identifisere hva som kreves fra leverandøren i hver seksjon, for eksempel referanser, gjenopptak av potensielle lagmedlemmer, et dokument med leverandørens forståelse av kravene og et format for prisingen. Hvis hver leverandør overholder riktig svarformat, vil dette gjøre sammenligningen av budene enklere.