Analyser bedriftskravene
Før du begynner å samle data eller utføre intervjuer, må du samle et team av mennesker som har en interessert interesse i denne bestemte seleksjonsprosessen. Den første oppgaven som leverandørvalgsteamet trenger, er å definere, skriftlig, produktet, materialet eller tjenesten du søker etter en leverandør. Definer deretter tekniske og forretningsmessige krav. Definer også leverandørkravene. Endelig publiser dokumentet ditt til de områdene som er relevante for denne seleksjonsprosessen, og søk etter innspill. Få laget til å analysere kommentarene og opprette et sluttdokument. Oppsummert:
- Samle et evalueringslag
- Definer produktet, materialet eller tjenesten
- Definer tekniske og forretningsmessige krav
- Definer leverandørkravene
- Publiser et kravdokument for godkjenning
Leverandørssøk
Nå som du har enighet om forretnings- og leverandørkravene, må laget nå søke etter mulige leverandører som vil kunne levere materialet, produktet eller tjenesten.
Jo større omfanget av leverandørvalget er, desto flere leverandører skal du legge på bordet. Selvfølgelig vil ikke alle leverandørene oppfylle dine minimumskrav, og laget må avgjøre hvilke leverandører du vil søke mer informasjon fra. Deretter skriver du en forespørsel om informasjon (RFI) og sender den til de valgte leverandørene.
Til slutt vurderer du svarene dine og velger et lite antall leverandører som vil lage "Short List" og gå videre til neste runde. Oppsummert:
- Samle en liste over mulige leverandører
- Velg leverandører for å be om mer informasjon fra
- Skriv en forespørsel om informasjon (RFI)
- Vurdere svar og opprett en "Short List" av leverandører
Forespørsel om forslag (RFP) og forespørsel om tilbud (RFQ)
Virksomhetskravene er definert og du har en kort liste over leverandører som du vil evaluere. Det er nå på tide å skrive en forespørsel om forslag eller forespørsel om tilbud . Uansett hvilket format du bestemmer, bør RFP eller RFQ inneholde følgende seksjoner:
- Innleveringsdetaljer
- Innledning og sammendrag
- Bedriftsoversikt og bakgrunn
- Detaljert spesifikasjoner
- Forutsetninger og begrensninger
- Vilkår og betingelser
- Utvalgskriterier
Forslag Evaluering og selgervalg
Hovedformålet med denne fasen er å minimere menneskelig følelse og politisk posisjonering for å komme frem til en beslutning som er i selskapets beste. Vær grundig i etterforskningen din, søk innspill fra alle interessenter og bruk følgende metodikk for å lede laget til en enhetlig leverandørvalgsbeslutning :
- Foreløpig gjennomgang av alle leverandørforslag
- Opptakskrav og leverandørkrav
- Tilordne viktig verdi for hvert krav
- Tilordne en ytelsesverdi for hvert krav
- Beregn en total ytelsesscore
- Velg den vinnende leverandøren
Kontraktsforhandlingsstrategier
Det siste stadiet i leverandørutvelgelsesprosessen er å utvikle en kontraktsforhandlingsstrategi . Husk at du vil "samarbeide" med leverandøren din og ikke "ta dem til rengjøringsmidlene." Gjennomgå målene dine for kontraktsforhandlinger og plan for forhandlinger skal dekke følgende punkter:
- Liste Ranger dine prioriteringer sammen med alternativer
- Kjenn forskjellen mellom det du trenger og hva du vil
- Kjenn din bunnlinje, så du vet når du skal gå bort
- Definer eventuelle tidsbegrensninger og referanser
- Vurder potensielle forpliktelser og risikoer
- Fortrolighet, ikke-konkurranse, tvisteløsning , endringer i krav
- Gjør det samme for leverandøren din (dvs. gå en kilometer i deres sko)
Kontraktforhandlingsfeil
Den minste feilen kan drepe en ellers produktiv kontraktforhandlingsprosess. Unngå kontraktsforhandlingsfeil og unngå å skade en ellers produktiv kontraktsforhandlingsprosess