Beregning av Federal Income Tax Withholding, FICA Skatt og mer
Overveier du å gjøre din egen lønnsbehandling ? Beregning av tilbakeholdenhet og fradrag for arbeidslønn er ikke vanskelig hvis du følger trinnene som er beskrevet her.
Målet ditt i denne prosessen er å få fra bruttolønnsbeløpet (bruttolønn er det faktiske beløpet du skylder ansatt) til netto lønn (mengden av ansattes lønnsslipp). Etter at du har beregnet bruttolønn for betalingsperioden, må du da trekke fra eller holde tilbake beløp for føderal inntektsskatt, FICA (Social Security / Medicare) skatt , statlig og lokal inntektsskatt og andre fradrag.
OPPDATERING: Den nye skatteloven påvirker gjenværende beregninger
The Tax Cuts og Jobs Act, undertegnet av president Trump 22. desember 2017, har endret skattesatsene for mange amerikanere. Disse kursendringene medfører betydelige endringer i tilbakeholdende tabeller og kan kreve nye W-4 skjemaer for mange ansatte. IRS har gitt ut oppdaterte skattetabeller og oppfordrer arbeidsgivere til å gjennomføre nødvendige endringer så snart som mulig, men ikke senere enn 15. februar 2018.
Nærmere informasjon om hvordan disse endringene påvirker lønnsprosessene dine er stavet ut i denne artikkelen.
Hva er forskjellen mellom fradrag og tilbakehold?
Tilbakebetaling er et begrep som brukes for føderale eller statlige skatter, som inntektsskatt og FICA-skatter, som tas fra lønn til ansatte. Fradrag er for andre beløp som kan tas fra en ansattes lønnsslipp, som pensjonsytelser, helsekostnader eller spesielle midler og donasjoner.
Bruk bruttolønn for alle beregninger
Bruttolønn er mengden av lønn for lønnsperioden. Når du beregner beløpene for fradrag og fradrag, må du bruke arbeidstakerens bruttolønnsbeløp for hver beregning. Beregningene er ikke progressive, med mindre og mindre beløp som brukes til beregningene. Se detaljert beregningseksempel under for mer informasjon om hvordan dette fungerer.
Det eneste unntaket til denne regelen er når du beregner føderal inntektsskattholding ved hjelp av prosentandelsmetoden (forklart nedenfor).
01 - Trinn 1: Få et W-4-skjema fra hver ansatt
IRS krever at alle arbeidstakere i USA signerer IRS-skjema W-4 ved utleie. Dette skjemaet inneholder viktig informasjon du må betale medarbeider og for å sikre at inntekter og tilbakeholdenhet er korrekt beregnet på lønn fra arbeidstakeren.
I tillegg til ansattes navn og adresse er den viktigste informasjonen:
- Ansattes personnummer
- Medarbeiderens sivilstand,
- Antall godtgjørelser arbeidstakeren påstår og
- Eventuelle tilleggsbeløp arbeidstakeren ønsker å ha tatt fra hver lønn.
Den sivile statusen, tillatelsene og tilleggsbeløpet vil være nødvendig for å beregne tilbakeholdenhet i trinn fire.
02 - Trinn 2: Beregn bruttolønn
Ansattes lønnsslipp starter som bruttolønn. Bruttolønn er totalbeløpet. For lønnede ansatte er det et årlig beløp dividert med antall lønnperioder. For timepersonell er det antall arbeidstimer som er beregnet på arbeidstid (inkludert overtid.
Hvis du ikke er sikker på hva slags ansatte du har, les denne artikkelen om forskjellen mellom lønnsmessige og timebaserte ansatte.
Her er eksempler på hvordan bruttolønnen beregnes for både lønnsmessige og timebaserte medarbeidere dersom ikke overtid er inkludert for den aktuelle perioden:
En lønnsmedarbeider utbetales årslønn. La oss si at årslønnen er $ 30.000. Den årlige lønnen er delt med antall lønnperioder i året for å få bruttolønn for en lønnsperiode . Hvis du betaler lønnede ansatte to ganger i måneden, er det 24 lønnsperioder i året, og bruttolønnen for en lønnsperiode er $ 1250 ($ 30.000 fordelt på 24).
En timebasert ansatt er betalt med en timepris for lønnsperioden. Hvis en ansattes timepris er $ 12 og hun jobbet 38 timer i lønn, er hennes bruttolønn for lønnsløftet $ 456,00 ($ 12 x 38).
Men du er ikke ferdig med bruttolønn, men hvis overtid er betalt. Deretter må du beregne overtid for timepersonell og noen lønnsomme arbeidere. Overtidsbetaling må legges til vanlig lønn for å få bruttolønn.
03 - Trinn tre: Beregn overtid
Alle timepersoner har rett til overtid dersom de jobber over 40 timer i uken. Noen lønnsmessige ansatte er unntatt fra overtid, avhengig av lønnenivået. Lavere lønnede ansatte må motta overtid dersom lønnen deres er 455 dollar per uke (23.660 dollar per år), selv om de er klassifisert som fritatt.
Den føderale arbeidsrett krever minimum kreves overtid på en og en halv ganger timeprisen for alle timer over 40 på en uke. Du kan betale mer enn dette kreves overtid, men for vårt formål her bruker vi det nødvendige beløpet. Enkelte stater har også overtidslover som krever at overtid skal betales til høyere priser. Sjekk din statlige arbeidsavdeling for detaljer.
Her er et eksempel på hvordan overtid beregnes:
Sandy jobber 43 timer i uken. Hun har rett til overtid i 3 timer på 1,5 ganger timeprisen. Hvis timeprisen hennes er $ 12, får hun overtid til en pris på $ 18 i 3 timer, totalt $ 54 overtid. Denne overtidstiden legges til sin faste timelønn på $ 480 (40 timer x $ 12), for totalt $ 534. Dette er hennes bruttolønn for lønnsperioden.
Disse artiklene på overtid kan hjelpe deg med å finne ut over overtidsproblemet:
04 - Trinn fire: Beregn føderal inntektsskatt (FIT) tilbakeholdende beløp
For å beregne Federal Income Taxholding trenger du:
- Arbeidstakerens bruttolønn for lønnsperioden
- Medarbeiderens W-4 skjema, og
- En kopi av skattetabellene fra IRS i publikasjon 15: Arbeidsgiverens skatteguide ). Pass på at du har bordet for riktig år. Bordet ble endret 1. januar 2018, slik at du trenger 2018-tabellen.
Gå til siden på Publikasjon 15 som sier: "Prosentandel Metode Tabeller for inntektsskattholding"
Se etter bordet som passer:
- Sivilstatus. Single (inkludert status for hushjelp) er til venstre og gift er til høyre.
- Betalingsperiode type. Dette varierer fra ukentlig til årlig (som betyr at personen blir betalt en gang i året). Bi-ukentlig er hver annen uke (hver andre fredag, for eksempel), og halvårlig vil være to ganger i måneden (1. og 15., for eksempel).
- Finn deretter personens bruttolønn på bordet.
La oss si at du ser på den ukentlige lønnsperioden for en gift person.
Se ned til venstre for å finne mengden av ukentlig bruttolønn for den personen. La oss si at det er $ 1500. Finn $ 1500 i "Over ... Men ikke over" -listen. $ 1500 er over $ 525, men ikke over $ 1626.
Du ser denne linjen:
Inntektsskatt for å holde tilbake er:
Over- Men ikke over- av overflødig over-
$ 525 $ 1626 $ 35.90 pluss 15% - $ 525
Det er flere trinn til denne neste delen.
1. Sett ned $ 35.90 fra "Beløp for skatt til å tilbakeholde" -kolonnen.
2. Deretter må du finne det overskytende av arbeidstakerens lønn fra tallet i kolonnen "over overskudd". Trekker $ 525 fra $ 1500; som gir deg $ 475.
3. Flere $ 475 med 15% i tredje kolonne. Det gir deg $ 146,25.
4. Legg til $ 146,25 til $ 35,90 til $ 182,15. Det er beløpet du holder fra personens lønn for føderal inntektsskatt.
IRS har en kildeskatt for å gjøre denne prosessen enklere hvis du har mange ansatte.
Deretter må du beregne FICA-skatter.
05 - Trinn Fem: Beregn Social Security og Medicare Fradrag
Du må trekke FICA-skatter (Social Security and Medicare) fra lønnssjekker. Beregningen for disse fradragene er ganske enkel. FICA-skatt er 15,3% av arbeidstakerens bruttolønn.
Halvparten av det totale beløpet (7,65%) holdes fra arbeidstakers lønnsslipp, og halvparten er betalt av arbeidsgiveren.
For den ansatte over, med $ 1500 i ukentlig lønn, er beregningen $ 1500 x 7,65% (.0765) for totalt $ 114,75.
Vær forsiktig så du ikke trekker for mye sosialsikkerhetsskatt fra høyinntektsarbeidere, siden sosial sikkerhet er begrenset hvert år, med det maksimale beløpet fastsatt av Social Security Administration.
Du må også vurdere det ekstra Medicare- skattefradraget på grunn av høyere inntektsarbeidere, som begynner når arbeidstakeren når et bestemt beløp for året. Den tilleggsavgiften er 0,9% av bruttolønnen, og den starter på $ 200.000, basert på ansattens W-4-status. Ingen tilleggsavgift skyldes arbeidsgiver.
06 - Trinn seks: Ta statlig inntektsskatt fradrag
De fleste stater pålegger inntektsskatt på ansattes lønninger og lønn. Du må gjøre noen undersøkelser for å bestemme beløpene av disse fradragene og hvordan de skal sendes til den aktuelle statlige / lokale skattemyndigheten. Dine forpliktelser som arbeidsgiver for fradrag, betaling og rapportering av disse skattene diskuteres i denne artikkelen.
Husk å bruke bruttolønn igjen for statens skattefradrag.
Tilbake til alt om lønnsskatt
07 - Trinn syv: Ta andre fradrag
Du er ikke helt ferdig ennå med fradrag. Her er noen andre mulige fradrag fra ansattes lønn, du må kanskje beregne:
- Fradrag for ansattes bidrag til helseplandekning
- Fradrag for 401 (k) eller andre pensjonsordninger
- Fradrag for bidrag til interne selskapsmidler eller veldedige donasjoner.
Husk at alle fradrag er basert på bruttolønn.
08 - Til slutt, et eksempel på hvordan medarbeiderens betalingstub vil se
I tilfelle av den ansatte over, vil den ukentlige lønnsstubben se slik ut:
Brutto Pay FIT Tilbakebetaling FICA Tilbakebetaling Andre Deducts Netto Lønn
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Bruke prosentandelen Metode Tabeller for å beregne Federal Income Tax Retention
Prosentandelen for beregning av tilbakeholdenhet er en alternativ beregningsmetode. Denne beregningen er ikke basert på bruttolønn, men på netto lønn etter fradrag for totale kvoter. For 2018 har IRS publisert detaljer på melding 1036 som forklarer hvordan prosentprosenten fungerer.
Først trekker du det totale antall kvoter (på linje 5 i skjemaet) fra bruttolønnen for riktig lønningsperiode. Hvis en ansatt har to kvoter og betales ukentlig, vil summen som skal trekkes ut være 159,60 dollar. Hvis arbeidstakers ukentlige lønn er $ 650,00, vil beløpet som brukes i beregningen være $ 650 minus $ 159,60 eller $ 490,40. Bruk deretter tabellen på Merknad 1036 for å beregne tilbakeholdelsen på samme måte som i trinn fire.
10 - Og ikke glem å betale lønnskostnadene dine
Du må foreta innskudd til skattemyndighetene i skatt som holdes fra arbeidstakere, betale for føderale inntektsskatter og FICA-skatter og beløpene du skylder som arbeidsgiver. Spesielt, etter hver lønn, må du
- Betal den føderale inntektsskatten tilbakeholdenhet fra alle ansatte
- Betal FICA-skattelettelsen fra alle ansatte, og
- Betal halvparten av FICA-skatten for alle ansatte.
Avhengig av størrelsen på lønnslisten din, må du foreta innskudd hver måned eller halvårlig.
Du må også legge inn en kvartalsrapport på skjema 941 som viser beløpene du skylder og hvor mye du har betalt.