Før, Under og Etter en revisjon eller inspeksjon
- Lokale myndigheter , for branninspeksjoner, byggekoder, helse- og sikkerhetsspørsmål, og mulige overtredelser av amerikanere med nedsatt funksjonsevne (ADA)
- Statlige byråer , for omsetningsavgift, forretningsregistrering og sysselsettingsproblemer
- Føderale byråer, inkludert OSHA, ADA, Lønn og Timenavdelingen, og innvandring / toll (ICE).
Her er en liste over statlige og føderale byråer som kan revidere eller inspisere din virksomhet.
Typer av revisjoner og inspeksjoner
- Noen byråer må inspisere virksomheten din når den åpnes. Dette er vanligvis lokale bedrifter som helseavdelingen eller bygningsavdelingen.
- Noen byråer inspiserer jevnlig . Lokale brann- og helseinspektører kommer vanligvis på en roterende tidsplan.
- Noen byråer kan komme til virksomheten uanmeldt uten grunn . OSHA er et av disse byråene.
- Noen byråer kommer som svar på en klage fra en ansatt eller kunde eller annen person. Innvandringsinspektører, ADA-inspektører og OSHA-inspektører svarer på klager fra en ansatt eller kunde. IRS-revisorer eller statslønnsskatterevisorer kan komme som svar på en klage fra en uavhengig entreprenør.
Forberedes før en revisjon eller inspeksjon
Ta deg tid til å forberede deg på mulige revisjoner eller inspeksjoner:
- Lag en liste over mulige byråer som kan inspisere din spesifikke virksomhet. Inkluder agenturer som kan oppstå på grunn av virksomhetenes spesifikke karakter. For eksempel kan matbaserte bedrifter ha en helseinspektør.
- Kjenn dine rettigheter for hver type inspeksjon. Kan du be inspektøren om å returnere senere, når det er mer praktisk for deg? Har du rett til å følge inspektøren eller revisoren?
- Sett deg ned med advokat og diskutere dine rettigheter og ansvar under disse revisjonene og inspeksjonene.
- Angi prosedyrer for deg og dine ansatte å følge når en inspektør eller revisor oppdager, og trene personalet i hva de skal gjøre. Det kan være lurt å sette disse prosessene i en bærbar PC et sted.
- Bestem hvem som skal bli varslet når en inspektør kommer. Hva skal dine ansatte gjøre hvis du ikke er tilgjengelig? Hvem er neste ansvarlig? Skal advokaten bli varslet og når?
- Kontroller bedriftsoppføringene dine som gjelder denne kontrollen for å sikre at de er nøyaktige, komplette og i samsvar med loven. For eksempel vil en føderal eller statslønns- og timeinspektør ønske å se tidsskrifter eller andre tidsregistreringsoppføringer.
Nesten en ting å gjøre under en inspeksjon eller revisjon:
Vær høflig og nyttig. Din holdning bør være: "Vi vil adlyde leken og gjøre det rette. Hjelp oss å vite hva det er." Hvis det er problemer, vil vi rette opp dem. "
- Kontroller inspektørens identitet og kontroller at inspektøren har riktig papirarbeid, inkludert en warrant, om nødvendig. Falske inspektører viser seg noen ganger å forsøke å skremme arbeidsgivere i å sende inn inspeksjoner, deretter betale bøter eller straffer eller kjøpe compliance kits.
- Deretter legger du planen på plass.
- Ta bilder, eller hold en logg av inspeksjonen eller revisjonen. Følg inspektøren eller spør om du kan sitte på revisjonen.
- Ikke frivillig noe . Hvis du blir spurt et spørsmål, svarer du på det. Ikke legg til noe på svaret ditt.
- På slutten av revisjonen eller inspeksjonen, be om en gjennomgang. De fleste inspektører eller revisorer vil ikke forplikte seg til noe spesifikt, men de bør gi deg en generell ide om hvorvidt det var brudd, og hva du kan forvente neste.
Etter en revisjon eller inspeksjon
Hvis brudd er påstått av inspektøren, kan du ha rett til en klageprosess. Hvordan dette trinnet håndteres, avhenger av det bestemte byrået. Som en oppfølging bør ethvert byrå gi deg en skriftlig oversikt over brudd, om disse er korrigerende og hvordan, og hvilke bøter og straffer som pålegges.
På dette tidspunktet vil du sannsynligvis kontakte din advokat for å diskutere et svar.
Hvis det ikke kommer noen brudd fra inspeksjonen, diskutere med dine ansatte hva som gikk bra, hva du hørte eller så, og hva du kan lære å gjøre bedre neste gang.
For nesten alle virksomheter blir det neste gang.