Ikke i gang tidlig nok
Utsettelse er din fiende. Dette er en av de vanligste begivenhetsplanleggingsfeilene du vil unngå.
Manglende å starte hendelsesplanleggingsprosessen tidlig kan føre til en rekke problemer nedover linjen. Så snart en dato er valgt, og du har et generelt omfang av arrangementet og budsjettet, kom du til jobb. Hoteller og andre arenaer reserverer seg på forhånd så sikker er dette så snart som mulig. Hvis du ikke gjør det, vil det begrense dine valgmuligheter, og du vil dessverre bli igjen med det som er tilgjengelig. Gjestens høyttalere og liveunderholdning tar også bestillinger langt foran den aktuelle hendelsesdatoen. Når begivenhetsdatoen din er sikker, gjør din undersøkelse, og når du bestemmer deg for din utøver av valg, få en kontrakt signert med en gang.
Organisere deg med en tjekliste for planlegging av hendelser er en annen oppgave som bør håndteres umiddelbart. Ved å kartlegge alle trinnene i arrangementplanleggingsprosessen, bestemme når de skal fullføres, og utvikle en tidsplan for hver, vil du ha en verdifull guide for å komme i gang og holde deg på sporet.
Starter for sent er en av de vanligste hendelsesplanleggingsfeilene.
Ikke sjekket for konkurrerende hendelser
Har du noen gang planlagt arrangementet bare for å lære - når planleggingsprosessen har begynt og begivenhetsdatoen satt - at det er en annen konkurrerende begivenhet samme dag? Bare ett arrangement vil tegne publikum, så ikke ta sjansene dine og kryss fingrene slik at de inviterte velger ditt arrangement.
Unngå situasjonen helt.
Gjør din due diligence og sjekk for eventuelle hendelseskonflikter før det er for sent. Se på tidsplaner for bransjemøter (både store og små), nærhet til helligdager, store sportsbegivenheter og lokale sammenkomster som kan forårsake kaos for de som kjører til arrangementet. Når du har bestemt deg for en dato for arrangementet ditt, får du ordet til dine gjester. "Lagre dato" -varsler og "Kommende hendelser" -oppføringer gir de interesserte muligheten til å markere hendelsen i kalendere.
Ikke bekreftende leverandører
En signert leverandørkontrakt er en juridisk bindende avtale og gir deg noe skriftlig for å holde selgeren ansvarlig for tjenester de skal levere. Men det gjør ingenting for deg på tidspunktet for arrangementet når du innser at selgeren er et ikke-show. Den hendelsen kontrakten i hånden vil ikke servere mat til dine sultne gjester eller levere bord og stoler til en tom balsal. Bekreft med hver leverandør ikke en gang, men to ganger. Ja, to ganger . Bekreft kvittering for din signerte kontrakt på det tidspunktet du begge er enige om vilkårene. Bekreft igjen en gang før selve arrangementet. Dette er ikke samtalen du vil ha angående detaljer om matlevering eller innredning; Dette er en oppfølging spesielt for å sikre at arrangementet ditt fremdeles er på kalenderen.
Eventleverandører bestiller flere hendelser, og det er veldig enkelt for papirarbeidet ditt å gå seg vill i shuffle eller misfiled av noen andre i selskapet. Så sørg for at det ikke skjer ved å sirkle tilbake til dem for å sjekke inn og bekrefte at hendelsen og detaljene angående dato, klokkeslett og tjenester som skal leveres, er faktisk på deres tidsplan. Og hold den leverandørkontrakten lett tilgjengelig.
Har ikke en "Plan B"
Å ha en beredskapsplan er et must for enhver hendelse, men spesielt for de hendelsene som skal holdes utendørs. Værforholdene er uforutsigbare, og hvis en orkan, tung vindrådgivende eller freak hagl storm truer med å avbryte arrangementet ditt, har du en reserveplan. Regndatoer, alternative arrangementer og endrede aktivitetsplaner er alle muligheter hvis utendørsarrangementet ditt - eller en del av det - må flyttes innendørs.
I tillegg til å forberede seg på værsikkerhet, kan andre uvanlige forhold også tas opp på forhånd. Strømbrudd kan reduseres ved å ha en generator på stedet. Overflyttingsparkering kan flyttes til en annen, forhåndsbestemt plassering. Problemer med hotellrom tilgjengelighet kan løses ved å holde noen ekstra rom på reservasjon innenfor din hotellblokk . Vurder spesifikasjonene av arrangementet ditt og tenk på de områdene som er mer utsatt for problemer som oppstår. Ved å planlegge fremover og utvikle alternative scenarier, kan du unngå en av de mest kostbare hendelsesplanleggingsfeilene.
Ikke ansette nok hjelp
Når det gjelder å ansette arrangementspersonell, er mer bedre. Det vil koste deg mer penger, men det kan lagre arrangementet ditt. Bilde dette: En sikkerhetskopi av biler som venter på å gå inn på en parkeringsplass mens parkeringsvaktene forsøker å holde tritt. En rekke frustrerte gjester som venter på å bestille en drikkevare som en server, kjemper for å holde tritt med etterspørselen. Arrangementregistreringsarbeidere overveldet av det store antallet gjester som nettopp ankom, slik at trette reisende venter altfor lenge for å sjekke inn. Du får ideen. Å ha ekstra hendelsespersonale tilgjengelig for å hjelpe deg i travle tider, gi ekstra service til områder som trenger, løse problemer som oppstår, eller vær en innbydende tilstedeværelse for å ankomme gjester med spørsmål, kan heve arrangementet fra en god begivenhet til en fantastisk begivenhet.
Når du ansetter arrangementspersonell , se etter de ansatte med erfaring som jobber med den type arrangement du planlegger. Leie kun profesjonelle, sterkt anbefalt medarbeidere. Opplær dem om hva hendelsen handler om, gjestene som skal delta, dine forventninger, og hvem deres kontaktpunkt er, bør de ha et spørsmål eller et problem. Arrangementspersonell - selv om de leveres av en ekstern leverandør - representerer deg og din arrangementsplanlegging. Et negativt møte med arrangementspersonell vil leve på i minne om både gjesten og klienten og kan sur selv de mest planlagte hendelsene.