I flere år har IRS behandlet mobiltelefonutgifter for bedrifter og ansatte som en del av en kategori av forretningsmessige eiendeler som kalles børsnoterte eiendommer . Denne kategorien av eiendeler inkluderer eiendeler som kan brukes både i personlige og forretningsformål, slik at IRS krevde mer detaljert registrering av virksomheter for å skille bruk av mobiltelefoner som fradragsberettigede virksomhetsutgifter fra personlig bruk.
En bestemmelse i Small Business Jobs Act fra 2010 fjernet mobiltelefoner fra kategorien av børsnotert eiendom.
Mobiltelefoner er en fordel for deg
Selv om IRS fjernet mobiltelefoner fra den oppførte eiendomskategorien, fjernet ikke mobiltelefonkostnadene fra kategorien frynsegoder . De fleste bedrifter i disse dager krever ansatte som reiser eller som har ledelse til å ha mobiltelefoner.
Men hvor mye av mobiltelefonen er personlig og er denne personlige bruken en skattepliktig fordel for den ansatte? IRS sier at en arbeidsgiver-gitt mobiltelefon er en fordel for den ansatte, og verdien av telefonen, inkludert både telefonens og månedlige kostnader, er skattepliktig til den ansatte, med mindre det kan påvises at telefonen er brukes primært til forretningsformål. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Men IRS sier også at "når en arbeidsgiver gir en ansatt med en mobiltelefon først og fremst for ... forretningsmessige årsaker , er forretningsmessig og personlig bruk av mobiltelefonen generelt ubeskattet for den ansatte.
IRS vil ikke kreve registrering av forretningsbruk for å motta denne skattefrie behandlingen. "
Mobiltelefoner som arbeidsvilkår frie fordel
IRS kaller mobiltelefoner en "arbeidsbetingelse fringe fordel", det vil si "enhver eiendom eller tjenester som tilbys til en ansatt av arbeidsgiveren i den utstrekning at hvis arbeidstakeren betalte for slik eiendom eller tjenester, ville slik betaling være tillatt som en fradrag "som en vanlig og nødvendig forretningsomkostning.
Som arbeidsvillig fredsfordel påvirker personellets personlige bruk ikke virksomhetenes evne til å trekke virksomhetsrelaterte mobilkostnader, og det er heller ikke skattepliktig til den ansatte som frynsegodtgjørelse.
For det første må det primære forretningsformålet etableres, for at de forretningsmessige utgiftene skal være fradragsberettigede for virksomheten, og for å unngå å ha personlig bruk av den arbeidsgiverleverte telefonen beskattet til arbeidstakeren. Ikke-kommersiell personlig bruk av mobiltelefonen er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning for selskapet.
Hvis du krever at ansatte skal bruke mobiltelefoner til forretningsformål, behandles ansattes personlige bruk i skattemessig form som en de minimus fringe fordel som definert av IRS. Denne IRS-bestemmelsen gjelder bruk av en arbeidsgiver-gitt mobiltelefon etter 31. desember 2009.
Forretningsformål for mobiltelefoner
Den "vanlige og nødvendige" bestemmes av IRS og gjelder for mobiltelefoner på bestemte måter. Et eksempel brukt av IRS til å beskrive "forretningsformål" er kravet fra arbeidsgiveren om å kontakte medarbeideren i løpet av andre åpningstider. IRS sier at å gi mobiltelefonen for moral eller goodwill, for å tiltrekke seg en ny ansatt, eller å yte ekstra kompensasjon til en ansatt, anses ikke for «forretningsformål» og utelukker ikke at mobiltelefonen er en fordel.
Hold gode poster på bruk av mobiltelefoner
Å ta mobiltelefoner ut av den oppførte eiendomskategorien betyr ikke at du kan ignorere problemet med å holde gode poster på personlig bruk av mobiltelefoner. Du må fortsatt kunne bevise at telefonen ble brukt primært til forretningsformål.
Hva skal jeg gjøre neste gang?
For å unngå skattemessige revisjonsproblemer og overholde lovene angående forretningsrelatert bruk av mobiltelefoner, diskutere problemet med din skattemessig rådgiver. Noen tiltak du kanskje vil vurdere:
- Begrens mobiltelefoner til de ansatte som må få dem til å utføre sine plikter, som utenfor salgsrepresentanter, ledere som reiser ofte og ledere.
- Oppbevar ansattes mobillogger for å bekrefte forretningsforbruket. Hvis dette er trangt, finn en måte å få tilgang til mobilmeldinger via mobilen din, slik at du kan hente dem om nødvendig.
- Krev at ansatte med bedriftsleverte mobiltelefoner har en annen mobiltelefon til personlig bruk.
Les mer om IRS på skattemessig behandling av arbeidsgiver-gitt mobiltelefoner.