Planleggingsutgifter for arrangementet
Utgifter kan komme fra et bredt spekter av kilder når du tenker på alle komponentene som er involvert i opprettelse av en funksjon.
De mest åpenbare er utleieutgifter for bespisning og spillested, men listen vokser bare derfra. Saken er, med utsikt over selv en utgiftskategori kan ha en katastrofal innvirkning på din person utgifter. Klikk her for en omfattende liste over begivenhetsutgifter.
Spørsmål å spørre dine kunder
Som hendelsesplanleggeren har du som mål å gi faglig assistanse både til koordinering og økonomisk styring av arrangementet. Husk at kundene dine drømmer om perfeksjon, og dette kan lett skjule sin vurdering av hva som er skattemessig mulig. Tiden til å bygge bro over gapet mellom budsjettet og forventningene er helt fra begynnelsen. Ofte er det like enkelt som å stille de riktige spørsmålene og utarbeide et budsjett under ditt første møte. Klikk her for en liste over spørsmål å spørre.
Bygg et grunnbegivenhetsbudsjett
Når du har en visjon om hendelsen og et anslag på hvor mye penger du må jobbe med, er det endelig tid til å strukturere budsjettet.
Et viktig steg her er å fortelle kundene dine at begivenhetsbudsjetter er "arbeidsforslag" som sannsynligvis vil endres etter hvert som flere detaljer kommer inn. Husk at svært få kunder har erfaring med kostnader og avgifter knyttet til attendance fluktuasjoner, så det er best å bygge i en buffersone på 10% for å unngå å gå tom for midler.
Klikk her for flere tips om å bygge et grunnleggende budsjett.
Event Planner Gebyrer
Selvfølgelig må du innlemme planleggingsgebyrene i budsjettet, og dette kan være et berøksomt emne for noen. Eventplanleggere har flere måter å ta betalt for sine tjenester, alt fra direkte avgifter til prosentvise provisjoner . Til slutt handler det om å finne et medium som begge parter kan være enige om. Vær sikker på at gebyrstrukturen din er dokumentert i en kontrakt, og inkluder den som en kostnad i alle utkast til budsjettet. Klikk her for å se på standardavgiftskonstruksjonene for hendelsesplanleggere.
Trimming Event Costs
Sjelden vil du jobbe med et arrangement som har et ubegrenset budsjett. Mer enn sannsynlig vil du nå et punkt i planleggingsprosessen der det skal treffes beslutninger om kuttekostnader. Det er her en erfaren eventplanlegger virkelig kan skinne i å hjelpe sine kunder. Målet er å identifisere hvilke alternativer som har størst inntrykk på gjester. For eksempel, bør du bruke mindre på centerpieces for å bevare gourmet desserten? I noen tilfeller kan en planlegger gjennomgå utgiftene og omforhandle eller kutte ned i områder der gjestene aldri vil legge merke til. Klikk her for seks områder å målrette mot kostnadsbesparelser.
Kontrollere audio / visuelle kostnader
Belysnings- og lydutstyr har stor innvirkning på presentasjonen av arrangementet ditt, men det har også en tendens til å ha stor innvirkning på budsjettet.
Når du faktor i andre A / V utgifter som projektorer, internettilgang og videotjenester, tar det ikke lang tid for denne kategorien å bli et av de største tallene på budsjettet. Klikk her for måter å forhindre overdreven utgifter på A / V-behovene dine.
Finne rimelige markedsføringsalternativer på nettet
Markedsføring er en annen utgift som kan vokse eksponentielt hvis du ikke får resultater med en gang. Fangsten er selvsagt at med mindre du markedsfører effektivt, vil det ikke være nok deltakere til å støtte kostnadene ved arrangementet. Derfor er det fornuftig å utnytte så mange gratis- eller lavprisalternativer for å spre det første ordet om en kommende anledning. Heldigvis har Internett massevis av veier du kan vurdere. Klikk her for seks billige ideer.
Planlegger et stort bryllup på et lite budsjett
Bryllup er et godt eksempel på hendelser der budsjetter kan utfordres av utgifter.
Bak hvert bryllup er en familie av ekte mennesker som har andre økonomiske forpliktelser å vurdere før de bruker overdådig på sin store dag. De fleste bryllupskoordinatorer forstår dette, men de beste vet hvordan du maksimerer hver dollar i et bryllupsbudsjett. Selv om bedriftens begivenhetsplanleggere jobber i et annet miljø enn bryllupsplanleggere, er det mye å lære om hvordan bryllupsfagfolk styrer sine budsjetter. Sjekk ut disse tipsene for å slå et lite budsjett inn i et stort bryllup.