Pass på at du overfører respekt til klienter og andre innringere
Voicemail har blitt en standard del av alle business class telefonsystem . Ikke bare vil vite hvordan du lar en profesjonell telefonsvarertelefons melding reflektere positivt på din bedrift, det er også viktig for ditt profesjonelle bilde .
Hver ansatt som bruker telefonen som en del av jobben, bør vite hvordan man skal legge en profesjonell telefonmelding. Her er noen tips for nye eller uerfarne ansatte å forlate de slags profesjonelle, høflige telefonmeldinger som kommer tilbake.
01 - Tenk først
02 - Introduser deg selv
Begynn alle talepostmeldinger ved å introdusere deg selv, så mottakeren vet hvem som ringer straks. Det skal inneholde ditt fulle navn og firmanavn. Eksempel: "Dette er Jane Doe ringer fra Company X for Suzy Jones om kontoen din." Pass på at du vet hvordan du skal uttale navnet på personen du ringer, du vil ikke fornærme dem før du selv har snakket med dem.
03 - Snakk Slow
Snakk sakte nok, slik at personen som mottar meldingen, kan høre hvert ord. Det er veldig frustrerende når du går til å hente en melding bare for å finne ut at den andre personen snakker for fort for å bli forstått. Pass på at hvis du forlater et tilbakeringingsnummer, gjentar du det to ganger, slik at personen kan skrive det ned.
04 - Snakk tydelig
Snakk direkte inn i munnstykket på telefonen din i en klar og tilstrekkelig modulert tonehøyde. Ikke hold telefonen mellom kinnet og skulderen slik at munnstykket er plassert i nakken din; Det er greit når du ringer eller mens telefonen ringer i den andre enden, men ikke en gang du er tilkoblet.
05 - Hold den kort
Du trenger ikke å forlate hver eneste detalj i din talepostmelding . De fleste forretningssystemer har en til to-minutters tidsbegrensning for meldinger før terminering av samtalen. Legg igjen en kort oppsummering av årsaken til samtalen din og lukk med en forespørsel om tilbakering.
06 - Slutt det profesjonelt
Akkurat som et profesjonelt forretnings brev, avslutt med å gi kontaktinformasjon. Hvis du er ukjent med deg eller har problemer med å plassere deg, gjentar du navnet ditt og firmaet sammen med den beste måten å nå deg. Hvis du allerede har et sterkt samarbeidsforhold, kan du kanskje hoppe over å gjenta navnet ditt, men sørg for å gi dem det beste nummeret du vil ringe tilbake, og hvilke tidspunkter du vil være tilgjengelig.
07 - Falt kall?
Hvis du tror at din talepostmelding ble tapt av talepostsystemet før du var ferdig, kan du prøve samtalen igjen og fortsette ved å fortelle personen at du tror at den forrige meldingen kan ha blitt droppet. Prøv å holde det kort; du vil ikke komme over som et skadedyr. Bare skriv navnet ditt igjen og la nummeret ditt være, med en hilsen som "Jeg ville bare være sikker på at du fikk meldingen min, det hørtes ut som om vi ble frakoblet. Takk!"
08 - Øv og test deg selv
Hvis du er usikker eller føler deg nervøs for å forlate virksomhetsmeldinger, e, trene med en venn eller kollega. La dem få en stemmeavtale og spør dem om kritikk: Snakker du for fort, eller er det ellers vanskelig å forstå? Det kan også være verdt å forlate deg selv en talepost for å høre på hvordan du høres ut.