Hva er en bankettbegivenhetsordre (BEO)?

Det er nøkkelen til en vellykket hendelse

Spillestedene vil være sikre på at store begivenheter går uten hak eller, hvis det er et løft, vil de være sikker på at det ikke er feilen deres. Med det for øye oppretter de nøye utformede Bankett Event Orders (BEO) som arrangementskoordinatorer må signere. Selv om det kan være vanskelig å saksøke hvis en BEO ikke følges til brevet, er det i all sin hensikt en lovlig kontrakt; sikkert, det bør leses nøye før det er signert.

Hva er en bankettbegivenhetsordre (BEO)?

Nesten alle store arrangementer planlagt på et hotell eller spesielle arrangement krever en Bankett Event Order eller BEO, som er en kontrakt som skisserer hver eneste detalj av arrangementet. Hvis du er en eventplanlegger, vil du bli kjent med BEOs, slik at du kan sikre at alle detaljer er dekket riktig.

Avtalen er ofte omtalt på et skjema som beskriver valg for mat og drikke, audio / visuelt, romoppsett, inkludert bordspesifikasjoner, bemanningskrav og alle andre ting som er relatert til arrangementet. Inkludert i BEO er en brukket liste over kostnader du må betale.

Avtalen innebærer sannsynligvis "blokker" av informasjon under underposisjoner, for eksempel kontaktinformasjon, tidsplan, mat og drikkearrangementer, romoppsett, audiovisuelt, vilkår og betingelser og signaturblokkene.

Lesing av arrangementet for banketthendelse

Selv om det er åpenbart, må du lese BEO og samtykke til vilkårene som er angitt i avtalen, sørg også for å lese den fine utskriften.

Sørg for at du er fullt informert om hva du aksepterer, inkludert alle kostnader.

Kontroller at følgende er omtalt i den generelle delen av BEO:

• Kontaktinformasjon på stedet, inkludert et mobilnummer
• Bruk av plass for dagen for arrangementet (dobbeltsjekk for å være sikker på at de nevnte mellomrom er mellomrom du faktisk turnerte)

• Sett opp, start og sluttider for arrangementet
• Det totale antall gjester forventet

Mat og drikkearrangementer

En del av BEO vil bli viet til mat og drikkearrangementer. Du vil sørge for at følgende er detaljert i denne delen:

• Hele menyen , inkludert alle kurs
• Hvert element på en buffet, og hvordan hver stasjon skal settes og plasseres i rommet
• Hvordan lokalet har til hensikt å imøtekomme behovene hos gjester som har spesielle kostholdsrelaterte bekymringer (som glutenfri eller vegetarisk kosthold)
• Tjenestetider
• Spesielle ting om service, for eksempel vin og glitrende vann på bordene
• En sammenbrudd av alle matpriser
• Detaljert liste over alkohol, merkevarer av alkohol og øl tilgjengelig i baren

Oppsett av rom

BEO bør spesifikt skissere hele rommet satt opp. Det inkluderer:

• Plassering av tabeller
• Antall seter per bord
• Plassering av matstasjoner
• Plassering av underholdning (og detaljer om innkvartering av entertainere hvis det er hensiktsmessig, inkludert lagring av utstyr, tilgang til mat og drikke, skiftende plass, etc.)
• Plassering av bar / s

Noen BEOer kan til og med inkludere et diagram over rommet som er satt opp.

Audiovisuelle og eksterne leverandører

Audiovisuelle arrangementer vil noen ganger komme fram på en BEO, men siden mange arenaer kontrakterer a / v-tjenester til en tredjepart, kan det være en god kontrakt.

Hvis det er inkludert i BEO, må du kontrollere at alle detaljer er ferdige før du signerer kontrakten .

Vilkår og betingelser

Alle kontrakter, inkludert BEO, har vilkår og betingelser du må overholde. Sørg for at du er klar over alle vilkårene før du signerer dokumentet. For eksempel, hva er avtalens vilkår i tilfelle avbestilling? Hvordan skal tvister avgjøres dersom en gjest glir og faller?

Det er viktig å stille spørsmål fra anleggsføreren og bekrefte detaljer med klienten din før du signerer. Når du har signert BEO, er det en bindende kontrakt.