Skattepliktige hensyn
Denne artikkelen tar deg gjennom noen av problemene knyttet til ansattes drivere av personbiler.
Kun virksomhetsbruk er fradragsberettiget
Uansett hvem som kjører bil eller eier en bil, er det bare fradragsberettiget som forretningsomkostning. Den som kjører bilen må beholde gode journaler til kjøring for forretningsbruk.
Forretningsarrangementet må registreres dagen det skjedde, og det må inneholde detaljer om formål, dato og plassering eller kjørelengde.
Du kan gi ansatte en automatisk tillatelse
De fleste bedrifter gir ansatte en automatisk godtgjørelse for å refundere dem på bekostning av å kjøre bil til forretningsformål. Tillatelsen kan gis i tillegg til å gi bilen til den ansatte.
Denne godtgjørelsen er ikke skattepliktig for den ansatte, så lenge den er gitt gjennom en ansvarlig plan. En ansvarlig plan er et sett med prosedyrer virksomheten din setter på plass for å tilstrekkelig ta hensyn til pengene gitt til den ansatte. IRS ønsker å sikre at du ikke gir ansatte fordeler, men at disse er legitime forretningsutgifter betalt av den ansatte og refundert av deg.
Du må bruke en IRS-ansvarlig plan
I utgangspunktet, for å ha en ansvarlig plan, må de automatiske utgiftene ha et legitimt forretningsformål, medarbeideren må gi deg tilstrekkelige oppføringer som viser forretningsmessig bruk og beløp brukt, og arbeidstaker må returnere eventuelle overskytende refusjoner innen rimelig tid.
Den automatiske kvoten du gir ansatte kan bestemmes ved å bruke enten standard IRS-rente (annerledes hvert år) eller faktiske utgifter. Metoden du bruker er opp til deg, med noen begrensninger.
Hvis du ikke setter opp og bruker en ansvarlig plan, er det noen avgift eller tilbakebetaling du gir ansatte til kjøring, skattepliktige for dem, og du må inkludere refusjonsbeløpene i deres lønn og holde skatt.
Medarbeider Bruk av bil er en arbeidsbetingelse
En arbeidsvilkår, ifølge IRS, er "eiendom og tjenester du gir til en ansatt, slik at den ansatte kan utføre sin jobb." Denne ytelsen er utelukket fra arbeidstakerens inntekt, forutsatt at arbeidstakeren kunne ta fradraget på en personlig selvangivelse. I tilfelle av en bil. Husk, dette er bare forretningsmessig bruk av bilen som er (a) tillatelig som en forretningsutgift og (b) ikke skattepliktig til arbeidstaker som en fordel.
Men ansattbruk av bilen av personlige grunner er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning, enten for arbeidstaker eller for din bedrift. Slik fungerer dette:
Personlig bruk av et selskapsbil er en skattepliktig fordel
I utgangspunktet er alt du gir ansatte en skattepliktig fordel. Hvis du gir en ansatt en bruk av en bil, anses personlig bruk av den ansatte for å være en ikke-kontant frie fordel.
Intuit Payroll sier, "En del av bilens verdi betraktes som en del av ansattes totale kompensasjon for skattemessige formål." Du må vurdere verdien av denne ytelsen og vise den på lønn fra arbeidstakeren og, selvfølgelig, holde tilbake føderale og statlige skatter og FICA skatt (Social Security and Medicare skatter) fra dette beløpet, det samme som fra andre lønn og ytelser.
Biler er oppført Eiendom for en bedrift
Ett siste notat: Bedriftsbiler er i en spesiell klasse eiendom for næringsskatt. De betraktes som oppført eiendom, som inkluderer eiendom som kan brukes både av forretningsmessige og personlige grunner.
Hvorvidt du gir bilen til en ansatt eller bruker den selv, hvis bilen brukes mindre enn 50% av tiden i forretningsøyemed, kan du likevel trekke virksomheten, men du må bruke lineær avskrivning.
Hvis du bestemmer deg for å gi en firmabil til en ansatt
La oss se på et eksempel for å se hvordan alt dette fungerer:
Din bedrift leier en bil og gir den til Mary å bruke til forretningsreise.
Mary må holde gode opptegnelser om splittelsen mellom virksomheten og personlig bruk og gi bedriften din detaljerte rapporter. For dette formålet, la oss si at hun driver 50% for forretninger og 50% for personlig bruk.
Uansett hvem som kjører bilen, er leieavtalen i selskapets navn, så leieavtalen er fradragsberettiget som en forretningsomkostning, men bare i den utstrekning den brukes til forretningsformål. (Hvis bilen kjøpes, er avskrivningen på bilen fradragsberettiget, igjen bare for virksomhetsdelen av bruken.)
Hvis du refunderer Mary for sine forretningsutgifter, trenger du ikke å vurdere denne refusjonen skattepliktig hvis du har en ansvarlig plan, som beskrevet ovenfor.
Men verdien av bilen for den personlige kjøretiden må inkluderes i Marias inntekt (og tilbakeholdninger gjelder). Hvis den månedlige leieavtalen på firmabilen Mary kjører, er $ 500, må du inkludere $ 250 i måneden i hennes lønnsslipp.
Hvorfor det er viktig å holde gode poster på forretningsbruk
Som du kan se fra den ovennevnte diskusjonen, er det svært viktig at føreren av selskapsbilen holder gode registreringer for å bevise hvor mye kjøring du kjører.
Dette beviset er nødvendig:
- Så du kan refundere arbeidstakerkostnader og ikke måtte inkludere disse i arbeidstakers lønn
- For å bevise forretningsbruk, så du ikke trenger å inkludere denne delen av bilens verdi i arbeidslønn,
- Så du kan trekke fra flere avskrivninger, og
- Så du kan bruke mer av verdien av bilen for andre forretningsutgifter.
Mer informasjon i IRS-publikasjoner
- IRS-publikasjon 535 - Fradrag for forretningsomkostninger
- IRS-publikasjon 15-B - Arbeidsgiverens skatteguide til fringefordeler
- IRS-publikasjon 463 - Reise, underholdning, gave og bilutgifter
- IRS Skatteemne 510 - Bedriftsbruk av en bil
Ansvarsfraskrivelse: Denne artikkelen er kun til generell informasjon. Det er ikke ment å være skatt eller juridisk rådgivning. Sjekk med skatt og finansrådgivere før du begynner å overlevere nøklene til bedriftsbiler.