Borgmesterens kontor for spesielle arrangementer i Chicago og Illinois Restaurant Association jobber sammen for å planlegge og gjennomføre denne årlige matfestivalen .
Planlegger en Community Food Festival
Enten en stor matfestival som Taste of Chicago eller en mindre versjon av det samme, planlegger fellesskapsmøter er et betydelig ansvar for lokale myndigheter og kommunale arrangementplanleggere. The Taste of Chicago fungerer som en stor casestudie for alle samfunn som vurderer et lignende program. De primære funksjonelle områdene til en hvilken som helst samfunnsmatfestival vil inkludere følgende:
- operasjoner
- Matleverandører
- programmering
- Sponsoravtale
- Markedsføring / PR
- Regnskap / Kontraktsforvaltning
Vi graver dypere inn i hvert område, men først får vi en følelse for tidslinjen og generell ledelse av en slik begivenhet ved hjelp av den faktiske planleggingen av Smak av Chicago.
Community Food Festival Planlegging Tidslinje
For alle som nærmer seg denne typen arrangement for første gang eller de som vurderer en utvidelse til en eksisterende festival, er det viktig å begynne å planlegge minst ett år før arrangementet ditt.
For et konkret eksempel følger borgmesterens kontor for spesielle arrangementer følgende grove tidsplan for hvert års smak av Chicago:
- 12 Måneder : Identifiser sted, datoer og grov skisse av festivalkartet. Involver relevante byråer hvert skritt av veien
- 9 Måneder : Oppdater festivalkart og start funksjonsområde RFPs
- 6 Måneder : Bekreft leverandører, sponsorer, programmering og leverandører
- 4 Måneder : Fullfør underholdning og bekreft funksjonsområdet
- 3 Måneder : Lag festivalmarkedsføringsmateriell
- 1 uke : Administrer innlasting av operasjoner
- 1 dag : Administrer leverandørinnlastning
- Begivenhet Konklusjon : Administrer operasjonsbelastning
- 1 uke etter : Hold innkallingsmøte og gi anbefalinger
General Community Festival Management
Som regjeringsbyrå har borgermesterens kontor for spesielle arrangementer ansvaret for smaken av Chicago og en lang liste over andre arrangementer langs Chicago's lakefront, nabolagfestivaler og andre områder. Smaken er unik i Chicago fordi det er en gratis begivenhet, men inntekter fra Taste betaler for flertallet av alle andre hendelser administrert av kontoret.
Med matfestivalsledelse erfaring som dateres tilbake til 1980, er de fleste funksjonelle lagene i borgmesterens kontor for spesielle arrangementer og Illinois Restaurant Association svært erfarne i sine områder. Dette gjør at daglig leder for Taste of Chicago kan fokusere på planlegging og gjennomføring av alle involverte parter og holde arrangementet på sporet.
I tillegg til medlemmer av kontoret, jobber daglig leder med minst 20 forskjellige bykontorer og byråer, inkludert (men ikke begrenset til) følgende:
- Politiet
- Brannvesenet
- Helsedepartementet
- Gater og Sanitær
- Park District
- Office of Emergency Management Communications
En annen viktig funksjonell del av borgmesterens kontor for spesielle arrangementer er regnskaps- / kontraktstyring. Å være en statlig begivenhet, det er svært strukturert anskaffelsesprosess, og alle avtaler må følge byretningslinjer.
Med en hendelsesplanleggingstidslinje på plass og generell arrangementshåndtering sikret, kan vi nå se på hvert av de primære funksjonelle områdene i arrangementet.
Etter å ha blitt introdusert til Taste of Chicago-arrangementets historie og bruke planleggingen og gjennomføringen som en casestudie, er vi klare til å grave litt dypere inn i hvert av de primære funksjonelle områdene av arrangementet.
operasjoner
Operasjonsområdet er ansvarlig for forberedelse, forberedelse og produksjon, hendelsesstøtte, sikkerhet og mer.
Operasjoner krever mange møter før arrangementet, og operasjonsteamet er nært knyttet til arrangementet på arrangementskartet.
Det er en stor forskjell å involvere alle byens byråer tidlig i prosessen, ifølge operasjonssjef for Taste of Chicago. Operasjonslaget håndterer prosesser for følgende:
- Innlasting før innlasting (oppsett)
- Operasjoner under arrangementet
- Post-event belastning (tåre ned)
Disse prosessene inkluderer gateavslutninger, bygelteler, gaffeltruckoperatører, snekkere, elektrikere, vedlikeholdsutstyr og ansatte, sikkerhet, logistikk for leverandørvogner, ledelsesvogner og mer. Tenk på hva operasjonsteamet ditt skal håndtere seg selv og hva de vil uttale seg for arrangementet ditt. Hvilke andre byråer vil teamet ditt måtte jobbe med? Kontakt dem så snart som mulig.
Restauranter / Leverandører
Gitt kompleksiteten og størrelsen på matfestivaler som Smak av Chicago, tar Illinois Restaurant Association ledelsen på matleverandørene som deltar i den årlige hendelsen. For Chicago Taste of Chicago deltok arrangementet med 60 + matleverandører, inkludert 19 + nye restauranter som representerte mange av Chicagos distinkte nabolag. Selvfølgelig, i Chicago, vil enkelte gjenstander alltid bli funnet hos matleverandører valgt for arrangementet, inkludert pizza, ribber, is og ostekake. Ditt samfunnsmatfestival vil trolig også ha sin tradisjonelle mat.
Det er et ettertraktet sted å bli valgt som en restaurantleverandør som deltar i denne spesielle matfestivalen, og kriteriene krever at deltakerne er lokale restauranter som reflekterer Chicagos nabolag. I tillegg må de kunne håndtere volumet og ha en helt ren status med byen. Deltakende restauranter gjennomgår følgende kurs og sjekker:
- Fullfør Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course
- Chicago Department of Public Health besøker booths tre ganger daglig
- Behandle flyt av inventar mellom deres boder og kjølte lastebiler
Når det gjelder fellesskapshendelsen, tenk på hvilke kriterier du måtte trenge av deltakende matleverandører og hvor mange du vil ha. Det første året kan være tøft, men med hvert års suksess vil du trolig finne ut at du har flere og mer villige deltakere.
programmering
The Taste of Chicago er et generelt fellesskapshendelse. Det betyr at mens "mat" er det som trekker folkemengdene, er det de andre aktivitetene som holder folk der. I løpet av årene har programmeringslaget innarbeidet mange av følgende elementer i det overordnede programmet:
- Gratis konserter på flere stadier (nasjonale og lokale entertainere)
- Cooking demonstrasjoner paviljong med topp kokker og kokebok forfattere
- Familieby inkludert barnestadium
- Miljøtelt for "grønn" utdanning
- Sportspaviljong med trenings tips
- Internasjonal paviljong (shopping)
- 2-mile gange
- Matleverandører
- Budweiser Clydesdales og deres dalmatiske følgesvenner
- Fornøyelsesturer
- Fyrverkeri program
- Åpningssermoni
Vurder hvilke andre programmer og aktiviteter du kanskje vil inkludere i din matfestival.
Sponsoravtale
The Taste of Chicago innebærer flere kategorier for sponsing , som er en stor kilde til finansiering og in-kind støtte. Bedriftsmarkedsførere og bedriftsarrangørplanleggere har en tendens til å delta i fellesskapshendelser som smaken for å styrke deres merkevare og få eksponering.
Gjestfrihet er et element som noen av sponsorene inkluderer i sine pakker, slik at disse sponsorene får god tilgang til noen sittegrupper og private telt for å være vert for sine egne klienthendelser.
Typer sponsor på smaken inneholdt følgende:
- Cellulær kommunikasjon
- Matbutikk kjede
- Drikkefirmaer
- Butikker og banker
- Flyselskap og hoteller
- Media
- bilprodusentene
- Matleverandører
- restauranter
- Fitness og helsevesenet organisasjoner
- City Park District og offentlig transport
Vurder hvilke lokale bedriftssponsorer som kan være interessert i å finansiere fellesskapshendelsen din, og tenk på hvilke typer pakker og fordeler du kan gi til disse sponsorene.
Markedsføring / PR
Markedsførere som jobber med smaken av Chicago er i en misunnelsesverdig posisjon fordi det er typen arrangement som automatisk trekker medieoppmerksomhet i Chicago og andre steder. Enda bedre, medier sponsorer også bidra til å fremme smak. Det betyr at borgmesterens kontor for spesielle arrangementer ikke trenger å bruke for mye på tradisjonelle former for reklame for å spre ordet og fremme arrangementet .
Markedsførere fremmer arrangementet ved å skrive dedikert pressemeldinger til hvert område av arrangementet, opprettholde arrangementets nettside og produsere arrangementsbrosjyren. Disse elementene krever et tett samarbeid med alle de andre funksjonelle områdene for å dokumentere planlegging og innholdsendring som de oppstår.
I begynnelsen kan det være vanskelig for samfunnsmatfestivaler å få den typen eksponering som store og kjente hendelser som Taste of Chicago Garner. Men se på hvilke medier som du kanskje kan nå ut til gratis press og start planlegging for de markedsføringsmaterialene ditt markedsføringsteam skal håndtere som et nettsted, flygeblad og brosjyrer.