Slik utarbeider du en forretningsplan for småbedrifter
En plan som beskytter mot virksomhetsforstyrrelser i tilfelle uforutsette hendelser. Eller, hvis du vil, "... prosedyrene som brukes for å sikre rettidig og ordentlig gjenopptakelse av en organisasjonens syklus gjennom evnen til å gjennomføre planer med minimal eller ingen avbrudd i tidsfølsom forretnings- eller tjenesteoperasjon" ( Facility Management Journal).
Målene med forretningsplanlegging omfatter:
- Sikre helsepersonellets helse og sikkerhet
- Minimere avbrudd til virksomhetens evne til å tilby sine produkter og / eller tjenester
- Minimere økonomisk tap
- Å kunne gjenoppta kritiske operasjoner innen en bestemt tid etter en katastrofe
En godt gjennomtenkt forretnings kontinuitetsplan kan bety forskjellen mellom bedriftens overlevelse og fiasko hvis katastrofe rammer. En brann, en flom, en harddiskfeil eller datatyveri - noen eller alle disse kan sette din virksomhet ut av kommisjonen. Å ta seg tid til å sette sammen en forretningsplan for kontinuitet vil bidra til at virksomheten din kan gjenoppta operasjonene på kortest mulig tid.
Å opprette en forretningsplan:
1) Bestem hva hovedrisikoen er for din småbedrift.
Er det datatyveri? Flooding? Jordskjelv? Å finne ut hva slags katastrofer som mest sannsynlig vil hjelpe deg med å fokusere kontinuitetsplanen og ikke kaste bort tid og penger forbereder deg på noe som er svært lite sannsynlig å skje.
Det er ikke noe poeng i å planlegge hvordan du skal gjenopprette fra et jordskjelv, for eksempel hvis virksomheten din ikke ligger i et jordskjelvssone. Men ikke glem å øke risikoen som ofte overses av små bedrifter som cyberangrep, hackeraktivitet og sabotasje.
2) Bestem hva som ville være helt viktig for din småbedrift å starte driften igjen hvis en forretningskatastrofe lukket deg ned og ta skritt for å sikre at disse essensielle var tilgjengelig raskt.
Disse grunnleggende kan omfatte personell, data, utstyr, økonomiske tildelinger og infrastrukturvern.
Hvilke personer er nøkkelen til operasjonen din? Hvilket utstyr trenger du å fortsette å produsere og levere dine kritiske produkter og / eller tjenester? Kanskje et arrangement kan gjøres med en annen bedrift som har utstyret du trenger. Hvilke forsyninger er nødvendige? Finn ut på forhånd hvem alternative leverandører eller fraktører ville være hvis din nåværende ordning kanskje ikke fungerer. Hvor lenge kan virksomheten din fungere hvis strømmen av inntekt ble stengt? Hvor vil du få pengene til å holde det i gang?
2) Forbered en evakueringsplan i tilfelle fysisk katastrofe.
Gå over det med personell og legg det på i det hele tatt gjennom forretningsområdene dine. Hvordan vil personell vite at de trenger å evakuere? Hva skal de gjøre når de blir varslet om evakuering? Hvilke ruter er tilgjengelige ut av bygningen / bygningene? Hvor skal folk møtes utenfor bygningen / bygningene? Hvem er ansvarlig for å sjekke for at alle er ute trygt?
3) Lag et kommunikasjons-fan-out-system.
Hvis noe skjedde i din bedrift, hvem ville være ansvarlig for å varsle hver person som jobber der? Sørg for at telefon- og e-postkontaktlister er oppdatert, og at de som er ansvarlige for å kontakte andre, har trykte lister, ettersom all teknologi feiler før eller senere og vanligvis på den mest ubeleilige tiden.
Også avgjøre hvem som skal være ansvarlig for kommunikasjon med publikum og hvordan (oppdatering av virksomhetsnettstedet , publisering på sosiale medier , pressemeldinger, skilt i vinduene, radioopplysninger etc.)
4) Pass på at nødsettene på stedet er komplette og oppdaterte.
Disse arbeidsplassenes førstehjelpssett sjekklister fra St. John Ambulance viser nøyaktig hvilke førstehjelpssett for ulike bedrifter som skal inneholde, basert på antall ansatte. Avhengig av hvilke typer katastrofer som kan oppstå i ditt område, vil du kanskje legge til andre forsyninger. For eksempel er en gallon vann per person per dag en av de anbefalte forsyningene på denne listen over nødforsyninger for varehandelen.
5) Ta skritt nå for å beskytte forretningsdataene dine.
Bedriftens data er din mest verdifulle ressurs. Hvis det ble stjålet eller ødelagt, ville virksomheten din raskt kunne komme seg opp igjen eller til og med fortsette i det hele tatt?
3 trinn til suksessfull data backup forklarer hvordan du kan få ro i å vite at bedriftsdataene dine er beskyttet og vil være tilgjengelig igjen raskt. Databeskyttelse er en av mange fordeler ved å bytte virksomhet til cloud computing .
6) Sørg for at virksomheten din har tilstrekkelig forsikring.
Brannforsikring er den typen som kommer til å tenke, men brann er absolutt ikke den eneste mulige katastrofen din småbedrift kan oppleve. Foruten andre åpenbare fysiske katastrofer som oversvømmelse eller vindskader, bør du vurdere skadene som kan oppstå som følge av tyveri. Og så er det den potensielle ansvarsfaktoren hvis din småbedrift er engasjert i aktiviteter som kan åpne deg for rettssaker.
Å velge riktig type forsikring for å dekke dine risikoer og ha god og oppdatert forsikringsdekning, vil gå langt for å få småbedrifter oppe igjen hvis katastrofe rammer.
8) Bli kjent med dine naboer.
Å åpne kommunikasjonslinjer med bedriftseiere rundt deg kan virkelig være til nytte for forretningsplanstyrken din. Gi dem beskjed om hva du håper å gjøre og se om du kan få dem involvert. Du kan kanskje dele kostnadene ved noen utgifter knyttet til kontinuitetsplanlegging eller gjøre tit-for-tat-ordninger for å hjelpe hverandre ut i tilfelle katastrofe. Koordinert beredskapsplaner er spesielt viktige for bedrifter som deler tilstøtende rom som dem i stripesentre eller langs bygater.
9) Sjekk ut lokale programmer og ressurser.
Din by, by eller Business In Action Committee kan ha beredskapsplaner / katastroferesponsplaner på plass eller gi ressurser som gjør det enklere for deg å sette din egen plan sammen. Byen Ottawa tilbyr for eksempel informasjon om beredskap for Ottawa-virksomheter på sitt nettsted, og tilbyr opplæringsverksteder om emnet. Se hva som er tilgjengelig i byen din før du begynner å skrive din egen forretningsplan.
10) Sett alt sammen.
Når du arbeider gjennom kontinuitetsplanen, legg alle brikkene sammen i trykt form. (Digitale eksemplarer er fine, men ikke veldig nyttige hvis strømmen går ut og / eller digitale enheter ikke kan brukes.) Et tre-ring binder fungerer bra. Ta med virksomhetens evakueringsplan, kommunikasjonsplan, informasjon om nødsituasjonssett og forsikringspolicyer, databeskyttelsesforanstaltninger og operasjonelle nødvendigheter, samt detaljer om eventuelle arrangementer du har gjort for å holde eller få ting i gang igjen.
11) Hold din forretnings beredskapsplan hendig.
Sist men ikke minst, vil du sørge for at du holder katastrofeplanen din på et lett tilgjengelig sted, og sørg for at alle som trenger å vite hvor det er, vet plasseringen. Du bør også tilordne en person og et sekund til å ta tak i forretnings beredskapsplanen på vei ut hvis bedriftskatastrofen krever å forlate lokalene.
12) Bruk ditt nettsted og sosiale medier
Din virksomhets nettside og sosiale medier plattformer som Facebook , LinkedIn og Twitter er gode måter å kommunisere med kunder og forretningsforbindelser i tilfelle en nødsituasjon. Ikke la kundene dine lure på om du er åpen eller ikke når katastrofen rammer - et raskt innlegg på Facebook kan holde dem oppdatert.
Virksomhetens kontinuitetsplanlegging lønner seg
Det er enkelt å slå av forretningskontinuitetsplanlegging. Det er alltid umiddelbare "kriser" som krever oppmerksomhet. Men hvor signifikant er de virkelig sammenlignet med et arrangement som slår virksomheten din ned i timer, dager eller uker? Å ta deg tid til å utarbeide en forretningsplan for kontinuitet vil få et stort utbytte hvis katastrofe noensinne treffer.