Slik delegerer og vokser din småbedrift
Etter hvert som tiden går, vil den småbedriftseier som fortsetter å gjøre alt, selv, slå hva jeg kaller suksessstoppepunktet. Inntil et lag er utviklet og noen av de daglige oppgavene og forretningsadministrasjonsansvarene blir delegert, kan virksomheten ikke vokse, og bedriftseieren vil trolig være overeksponert og svært frustrert.
Det er mange beslutninger og prosesser å vurdere når det kommer tid til å bygge et lag og delegere, og det er trinn for å bli tatt tidlig i prosessen for å gjøre det mer effektivt. Her er de topp sju tipsene for effektiv delegering for å komme deg på rett spor.
1. Analyser dine behov først
Å vite hva du skal delegere og hvem du trenger i teamet ditt for å gjøre det effektivt, krever et klart bilde av alt du har på tallerkenen din. Den beste måten å finne ut hvor tiden din går, spesielt tiden som går der den ikke burde være, er ved å spore tiden din - hele tiden, for både fakturerbart og ikke-fakturerbart arbeid.
Hvis du holdt oversikt over alt du gjør i løpet av arbeidsdagen din, så venter du at du vil bli overrasket over å se hvor tiden går og hva som kvalifiserer som din største tid på avløp. Dette alene kan være et kraftig verktøy for å identifisere potensielle oppgaver å delegere, og til og med oppgaver for å eliminere fra virksomheten din.
2. Utforsk dine valg
Delegasjonen kan ta mange forskjellige former, og hvert alternativ avhenger av din virksomhet og dine behov. Det mest effektive delegeringssystemet er et som du kan stole på, og vil vokse og forandres etter hvert som dine behov vokser og endres.
To av de vanligste delegasjonsalternativene inkluderer å ansette en ansatt og outsourcing til en uavhengig entreprenør som en virtuell assistent .
Det er mange aspekter å vurdere når man velger mellom en ansatt og en uavhengig entreprenør.
3. Dokument Alt
Før du begynner å delegere, må du begynne å spore all informasjon, kunnskap og prosesser som gjør at virksomheten din går som en brønnoljet maskin. Dette kan være en utfordring fordi du sannsynligvis ikke tenker på disse dataene ofte; du gjør bare det som må gjøres. Men å ha omfattende og klar dokumentasjon er viktig for å kunne delegere effektivt.
Generelt bør alle dine prosesser og systemer inkludere et klart skriftlig sammendrag slik at eventuelle fremtidige medlemmer av teamet ditt kan hoppe inn og hente opp hvor du sluttet. Disse prosessdokumenter og annen nødvendig informasjon skal være plassert på en sentral plassering som er tilgjengelig for alle.
4. Utvikle en prioritert oppdragsplan
Etter at prosessene dine har blitt dokumentert, og du har opprettet et system for deling av denne informasjonen, må du tenke gjennom toppdelegasjonsprioriteter og hvordan du vil tildele, spore og administrere det delegerte arbeidet.
Fokuser på dine største prioriteringer først. Du kan identifisere en liste over potensielle prioriterte delegasjonselementer ved å svare på disse to enkle spørsmålene:
- Trenger dette å være ferdig nå?
- Trenger jeg å gjøre denne oppgaven meg selv eller kan noen andre?
5. Bruk teknologi
Teknologi kan gjøre delegasjonen enkel og hjelpe lagene å overvinne mange forskjellige utfordringer. Og alle lag kan dra nytte av å bruke teknologi , enten det er for fildeling, planlegging eller til og med online trening muligheter.
Hvis du bygger et virtuelt team med medlemmer på forskjellige geografiske steder, kan teknologien få det til å føle at alle gruppemedlemmene dine sitter i samme rom. Utforsk teknologien du har tilgjengelig for deg før du delegerer, slik at du kan lage et system som gjør det enkelt å dele informasjon og samarbeid.
6. Kommuniser godt og ofte
God kommunikasjon er viktig for alle typer lag. Uten det er det ikke et lag. Når det gjelder effektiv delegering, må kommunikasjonen ikke bare være klar, konsistent og konsekvent, men du må også sørge for at hvert lagmedlem har tilgang til samme informasjon.
En av måtene å oppnå dette er ved å planlegge pågående møter eller teamfokuserte telekonferanser hvis gruppemedlemmene dine befinner seg på forskjellige steder. Disse øktene bør være fokusert på samarbeid, informasjonsdeling og lagbygging. Det er også viktig at du fortsatt er tilgjengelig mellom lagsmøter for å svare på spørsmål, gi veiledning og bidra til å løse problemer når det er nødvendig.
7. Kultiver Trust
Tillit er en av de viktigste faktorene når det gjelder delegasjon, og det går begge veier. Du må stole på at gruppemedlemmene skal fullføre arbeidet de er ansvarlige for, og gruppemedlemmene dine må stole på at du gir dem all den informasjonen de trenger for å gjøre arbeidet, og at du vil være tilgjengelig for å sikkerhetskopiere dem når nødvendig.
Du kan opprette et lag basert på tillit av:
- Å være respektfull for hverandre
- Lytte og høre hva andre sier
- Fokuser på konsistent kommunikasjon
- Å si hva du skal gjøre og gjøre det du sier
- Være ærlig
Effektiv delegering kan være svaret for den tidsutfordrede småbedriftseieren som sliter med å finne tiden til å vokse sin virksomhet. Og når du tar tiltak for å sette deg opp for en effektiv delegeringsprosess, gir du deg ikke bare tid til å fokusere på dine mest livsviktige forretningsaktiviteter, men du lindrer noe av presset til alltid å gjøre alt selv.