Ansette og betale en uavhengig kontraktør

by Jean Murray

Skatter, Leverandøravtaler, Sikkerhetskopiering

Mange småbedriftseiere foretrekker å jobbe med uavhengige entreprenører i stedet for å ansette ansatte. Fordeler ved å ansette uavhengige entreprenører inkluderer:

Fleksibilitet i å kunne variere arbeidstimer, eller betale ved prosjekt, og ikke å måtte betale når arbeid ikke er tilgjengelig.
Outsourcing ikke-essensielle oppgaver, som IT og vedlikehold, slik at du ikke trenger å sette opp en ny avdeling i ditt firma.
Å kunne si opp forholdet lett uten papirarbeidet og potensielle problemer som går med å skyte en ansatt.
Ikke å betale FICA skatt (Social Security og Medicare) når det gjelder skatter, fordeler og avtaler. Men du må fortsatt ha en kontrakt (ikke en ansettelseskontrakt) og det er fortsatt papirarbeid du må fullføre og skatter som må tildeles.
Mindre ansatt papirarbeid, færre rapporter og betalinger til IRS.

Men, som ansatt arbeidsgiver, er det fortsatt noen ting du må gjøre for å ansette den uavhengige entreprenøren og begynne å betale den personen.

01 - Hva er en uavhengig kontraktør?

En uavhengig entreprenør er en person som jobber for et annet individ eller selskap. Entreprenøren er per definisjon uavhengig, og ikke en ansatt i ansettelsesselskapet.

Et perfekt eksempel på en uavhengig entreprenør er en rengjøring. Tjenesten kommer inn på kontoret for å gjøre arbeid, men rengjøringsarbeidere er ikke ansatte i bedriften din.

Uavhengige entreprenører anses å være bedriftseiere. De rapporterer inntekter på deres personlige selvangivelser, og de kan trekke virksomhetsutgifter.

02 - Pass på at arbeideren er en uavhengig kontraktør, ikke en ansatt

Av ulike årsaker (for det meste å gjøre med lønnsskatt ), er IRS bekymret for at arbeidstakere er behørig klassifisert som enten uavhengige entreprenører eller ansatte. FYI: IRS anser at arbeideren er en ansatt, med mindre du kan bevise noe annet.

IRS bestemmer statusen til arbeidstakere fra tilfelle til sak, og det ser på flere faktorer - inkludert atferdsmessig, økonomisk og kontroll - for å bestemme status. Hvis du er uklart om statusen til folk som jobber for virksomheten din, kan du sammenligne en beslutning fra IRS.

Missklassifisering av en ny arbeidstaker som uavhengig entreprenør kan skape skatteforpliktelser, bøter og straffer for din virksomhet, så vær sikker på at arbeideren du ansetter er en uavhengig entreprenør, ikke en ansatt. Denne artikkelen forklarer forskjellen.

03 - Form W-9 for uavhengige entreprenører

Skjema W-9 må signeres av alle uavhengige entreprenører når de begynner å jobbe for bedriften din. Dette skjemaet kreves for å oppgi et skatte-ID-nummer (personnummer, arbeidsgiver-ID (EIN) eller annet.

W-9-skjemaet har samme formål som en W-4-form for nyansatte ansatte.

Hvis en kontraktsarbeider ikke har et skatte-ID-nummer på fil, kan de bli gjenstand for å holde tilbake fra sine betalinger (kalt backupholding).

04 - Ny leiepapir for en uavhengig kontraktør

Det nye leiepapiret som trengs for en uavhengig entreprenør er

(1) A) Form W-9 (ligner en W-4-form for ansatte) for å gi et skattebetalers identifikasjonsnummer ,

(2) En kopi av personens CV eller faglige kvalifikasjoner, for din egen beskyttelse og for å verifisere i tilfelle en revisjon, og

(3) en kopi av kontrakten. Selv det mest enkle IC-forholdet bør ha en kontrakt.

05 - Kontroller legitimasjon før du ansetter en uavhengig kontraktør

På samme måte, når du sjekker referanser til en ansatt, må du sjekke legitimasjonene til en entreprenør før du ansetter. Hvis du for eksempel vurderer å ansette en bokholder, må du sørge for at denne personen ikke har noen forbrytelser.

Ta en bakgrunn på alle potensielle entreprenører, på samme måte som du sjekker før du ansetter ansatte.

Hvis den uavhengige entreprenøren er organisert som en bedrift, bør du sjekke med Better Business Bureau for å sørge for at ingen klager har blitt innsendt mot denne virksomheten.

Ikke glem det prøvde og riktige nettsøk, inkludert anmeldelser av virksomheten.

06 - Betaling av en uavhengig kontraktør

Å betale en uavhengig entreprenør er ganske enkelt. Du kan betale per time eller ved jobben. I de fleste tilfeller er ingen inntektsskatt tilbakeholdt, ingen FICA-skatter (Social Security og Medicare) må holdes tilbake, og ingen andre arbeidsskatter må betales.

07 - Uavhengige entreprenører og sysselsettingskatter

Du må holde rede på betalinger du gjør til uavhengige entreprenører hvert år. Du trenger ikke å holde FICA skatter ( Social Security og Medicare skatt) fra disse betalingene.

For hver uavhengig entreprenør du har betalt $ 600 eller mer i løpet av året, må du rapportere det totale beløpet betalt på Form 1099-MISC og gi en kopi av dette skjemaet til entreprenøren for hans / hennes inntektsskatt.

1099-MISC må gis til entreprenøren senest den siste dagen i januar året etter, og en form 1096 må sendes til Sosialtilsynet innen utgangen av februar, med kopier av 1099-skjemaene.

08 - Tilbakebetaling av inntektsskatt fra en uavhengig kontraktør

I de fleste tilfeller trenger du ikke å holde inntektsskatt fra betalinger du gjør til uavhengige entreprenører. Men det er noen unntak:

Du som bedriftseier og betaler må holde skatt på utbetalinger til en uavhengig entreprenør hvis:

Skattebetaleren har ikke gitt deg et skattebetalers identifikasjonsnummer (Sosialt sikkerhetsnummer, arbeidsgiver ID nummer eller individuelt skattebetalers ID nummer)
IRS har meddelt deg at skattebetalers ID-nummer er feil
IRS har meldt deg om at skattyter ikke har rapportert all rente eller utbytteinntekt i tidligere år

09 - Opprette en kontrakt for en uavhengig entreprenør

I alle tilfeller, før du ansetter en uavhengig entreprenør, opprett en avtale og få den underskrevet av entreprenøren. Avtalen bør inneholde opplysninger om entreprenørens krav, lønnsatser og seksjoner om ikke-avsløring og konfidensialitet.

Hvis entreprenøren skaper immateriell rettighet , bør eierskapet til denne eiendommen gjøres klart. Til slutt vil du kanskje at entreprenøren skal inngå en konkurranseavtale.