Forretningsutgifter

"Vanlige og nødvendige" utgifter til virksomheten din er generelt fradragsberettigede

Hver virksomhet medfører utgifter. Uavhengige entreprenører , konsulenter og frilansere betaler for programvare, datamaskiner eller reiser ut av egen lomme for å gjøre jobben enklere. For inkorporerte virksomheter , kan å trekke ut kostnader redusere sine forretningsskatter. For eneeierne kan reduksjon av både vanlig inntektsskatt og selvstendig næringsskatt reduseres. Bunnlinjen?

Å holde oversikt over alle dine utgifter vil gå langt for å redusere skatteforpliktelsene dine.

Hva er en legitim kostnad?

Den grunnleggende definisjonen er at en utgift må være "vanlig og nødvendig" for din handel eller yrke. Den definisjonen kommer rett ut av skattekodeksen (Internal Revenue Code § 162, se også statskassens forskrift § 1.162-1). "En vanlig utgift," sier IRS i publikasjon 535, Business Expenses, "er en som er vanlig og akseptert i din bransje. En nødvendig utgift er en som er nyttig og passende for din handel eller virksomhet."

Vi lager fem forskjeller når vi analyserer utgifter. Vi skiller personlige utgifter fra virksomhetsutgifter. Vi skiller forretningskostnader i tre brede typer: kostnaden for solgte varer, investeringer og fradragsberettigede utgifter. Noen utgifter kan bare være delvis fradragsberettiget eller ikke fradragsberettiget i det hele tatt. Dermed er de fem forskjellene:

1. Personlige utgifter
2. Bedriftskostnader
3. Varekostnad
4. Kapitalutgifter
5. Fradragsberettigede utgifter

Å skille personlige utgifter

Det oppstår problemer når en utgift kan være delvis personlig og delvis forretningsrelatert. Et vanlig eksempel: Frilanser kan bruke ett rom i huset hennes som kontor. I denne situasjonen vil vi måle kvadratfotene på kontoret og hele huset, og finne prosentandelen.

Denne prosentdelen vil da bli brukt til å måle virksomhetsdelen av delte utgifter som leie, forsikring og verktøy. Forretningsdelen av disse utgiftene vil bli en del av hjemmekontorets fradrag , mens resten av utgiftene vil være personlige i naturen.

Den generelle regelen: "Generelt kan du ikke trekke ut personlige, levende eller familiekostnader. Men hvis du har en utgift for noe som brukes delvis for forretninger og delvis for personlige formål, deler du den totale kostnaden mellom forretnings- og personlige deler. Du kan trekke virksomhetsdelen "(IRS, publikasjon 535, Forretningsutgifter, avsnitt om personlige versus forretningskostnader).

Bokføring tips: holde styr på alle dine utgifter. På den måten kan du gjennomgå dine utgifter og spørre regnskapsføreren dersom noen av dem kan være fradragsberettigede.

Varekostnad

Kostnaden for solgte varer er utgifter til inventar og ting relatert til inventar. Produsenter, grossister og forhandlere sporer kostnadene ved produktene de produserer eller kjøper til videresalg.

Den generelle regelen: "Hvis din bedrift produserer produkter eller kjøper dem til videresalg, må du generelt verdsette beholdningen i begynnelsen og slutten av hvert skatteår for å bestemme kostnadene for solgte varer.

Noen av dine virksomhetsutgifter kan inngå i beregningen av kostnaden for solgte varer "(IRS, publikasjon 535, Forretningsutgifter, del på kostnaden for solgte varer).

For detaljerte forklaringer, se Publisering 334, Skattehåndbok for små bedrifter, kapittel 6, Slik viser du prisen på varer som selges. Se også oversikt over varelager i publikasjon 538, Regnskapsperioder og -metoder.

Kapitalutgifter

Noen utgifter er registrert som eiendeler og deres kostnader gjenvinnes over tid gjennom avskrivninger. Slike utgifter kalles kapital eiendeler fordi deres kostnader balanseføres som eiendeler i virksomheten, og kostnaden trekkes over en periode gjennom avskrivninger. Eksempler på kapitalkostnader inkluderer datamaskiner, møbler, utstyr og eiendomsmegling.

Den generelle regelen: "du må kapitalisere tre typer kostnader: oppstartskostnader, forretningsmessige ressurser og forbedringer." (Publikasjon 535).

Å holde oversikt over forretningsomkostninger

Personlig bruker jeg en fullverdig regnskapsmessig programvare for å spore inntekter og utgifter. Men igjen er jeg en regnskapsfører og føler meg komfortabel med å bruke programvare som Quickbooks og Sage Peachtree. Jeg anbefaler disse programmene til små bedrifter. Ved hjelp av en fullverdig regnskapssoftware kan du overvåke helsen til bedriften din.

Fullverdige regnskapsprogrammer kan ta litt tid å bli vant til. Og det er lett å bli frustrert over alle funksjonene og verktøyene.

Som en ekstra bonus, gir de bedre skatteprogrammene deg muligheten til å importere data fra Quicken eller Money. For å gjøre skatteprosessen så jevn som mulig, foreslår jeg å bruke litt tid på å forsikre deg om at kostnadskategoriene dine er konfigurert riktig. Du kan legge til, slette og endre kategorier i all personlig økonomi og regnskapsprogramvare. Ved å ha intuitive, lett å huske kategorier, kan du generere meningsfulle rapporter. Og de fleste programmer lar deg koble kategoriene til bestemte linjeposter på skatteformene. Å sette opp dette kan gå langt for å redusere mengden tid du bruker til å forberede skatter.

Alle regnskapsprogrammer jeg nevnte kan generere resultat- og taprapporter (kalt resultatregnskap fra regnskapsførere). Disse rapportene hjelper deg med å analysere hvordan freelance-virksomheten din gjør, uansett om du er lønnsom, og hvordan du bruker pengene dine. Hvis du bestemmer deg for å ansette en skattekontor, har du disse rapportene for å fremskynde utarbeidelsen av selvangivelsen.