Office Vacation Closure: Informer ansatte, kunder og leverandører
Pass på at du informerer viktige interessenter i bedriften din minst to til fire uker før tid. Ansatte kan bli varslet / påminnet ved å bruke en innsats i lønnsslippet. Kunder kan bli varslet på nettstedet ditt og via din automatiske ledsagermelding på telefonsystemet. Leverandører (spesielt de med gjenværende leveringsplaner) kan bli varslet via e-post eller vanlig post.
Varsel Sikkerhetspersonell / Tjeneste
Send et notat til sikkerhetspersonalet eller sikkerhetstjenesten og varsle dem om sluttdatoene. Kontroller at kontaktlisten din er oppdatert med nøkkelansatte telefonnumre.
Endre automatisk assistenthilsen
Planlegg din automatiske ledsagerhilsen på telefonsystemet for å gjenspeile at kontoret er stengt. Pass på at du også oppgir når kontoret skal gjenåpnes. Hvis du gir nødtjenester (dvs. oppvarming og avkjøling, rørleggerarbeid, etc.), må du sørge for å fortelle dine oppringere hvordan du skal komme til telefonsvareren din eller din mobiltelefon under avbrudd.
Varsle svartjeneste
Hvis du bruker en telefonsvarertjeneste, må du gi beskjed om datoene for at kontoret skal slås av og sørge for at kontaktlisten din er oppdatert med telefonnummer til ansatte som skal ringes.
Endre Voicemail Hilsen og Opprett Auto Svar E-post
Hvis telefonsystemet ditt lar eksterne samtaler ringe direkte til dine arbeidsdisks, må du sørge for at de bruker en midlertidig eller "Out of Office" taleposthilsen som lar kunden vite at de ikke er på kontoret.
Dine ansatte bør også la den som ringer når de kommer tilbake og hva de skal gjøre hvis de trenger umiddelbar hjelp mens kontoret er stengt for ferien. I tillegg må du sørge for å opprette en Out of Office-e-post autoreply .
Reduser termostaten
Spar litt energi og litt penger ved å sette tilbake (eller omprogrammere) kontortermostaten din under stansingen.
Servere Backup
Hvis du har kritiske datamaskiner og servere, må du kontrollere at sikkerhetskopieringssyklusen kjører riktig før og etter avslutningen. Reduser eksponeringen din for en katastrofe ved å planlegge din offsite-sikkerhetskopiering for en tidlig henting i stedet for å vente på etter at feriestoppet er over.
Slå av kontorutstyr
- Skrivebordslampe
- kopimaskiner
- kalkulatorer
- Overhead lys
- shredders
Slå av datamaskiner og eksterne enheter
- Datamaskin
- Følge
- Scanner
- Skriver
Ikke skru av
- Faksmaskiner
- Telefonsystem
- Server Datamaskiner
- Varmere / lys for tropiske fisketanker