Skjema W-2 inneholder informasjon om lønn til ansatte som er betalt for det foregående kalenderår, og fradrag fra lønnene, samt informasjon om ytelser og andre fradrag fra lønn.
Når er W-2 skjemaer forfalt?
W-2s skyldes ansatte innen utgangen av januar, for det foregående kalenderåret. Hvis 31. januar er en helg eller ferie, er rapportene på grunn neste arbeidsdag. Her er nøkkeltall for årsskatt for lønnsskatt, forfallsdato f eller inneværende år.
W-2 skjemaer skyldes Sosialforvaltningsstyrelsen innen 31. januar. Etter at du har gitt W-2 skjemaer til ansatte, må du også sende disse skjemaene, sammen med overføringsskjema W-3, til SSA.
Januarfristen er et forsøk på å bekjempe skattefusk, men det betyr at du skal gi W-2 skjemaer til ansatte tidligere i januar, slik at de har mulighet til å se dem over før de blir arkivert. Tidligere distribusjon til ansatte vil redusere feilene i W-2-skjemaene , slik at du ikke trenger å sende inn en korrigert W-2.
Samle informasjon for å forberede W-2 skjemaer
Informasjonen for dette skjemaet kommer fra lønnsregisteret ditt, som viser årlige totalsummer for hver ansatt for lønn og tilbakeholding, sammen med fradrag for medisinske planer, helse sparekontoer og andre gjenstander.
Her er mer informasjon om den informasjonen du trenger for å forberede disse W-2 skjemaene.
Vanskelighetsgrad: Gjennomsnittlig
Tid kreves: Avhenger av antall ansatte og antall fradrag og tilleggsbetalinger
Slik forbereder du skjema W-2
Arbeidsgiverinformasjon
For hver W-2 du forbereder, må du inkludere informasjon om virksomheten din: Arbeidsnummer (EIN) og arbeidsgiver navn og adresse.
Kontroll nummer
Du vil kanskje legge til et internt kontrollnummer på hver W-2, hvis du betaler mange ansatte. Du kan generere nummeret selv, eller lønnsprosedyringsprogramvaren kan generere dette nummeret.
Ansatteinntekter Du trenger også
- Sum lønn, tips og annen kompensasjon (boks 1). Dette er bruttolønn for alle timelønnede og lønnede ansatte.
- Samlet antall restriksjoner (boks 2)
- Samlet lønnsavgift (opp til maksimal sosial sikkerhet ) (boks 3). Noen lønn er ikke inkludert i lønn for trygdeordninger , så du må redusere oppføringen med disse beløpene.
- Samlet sosialsikkerhetsskatt tilbakeholdt (boks 4)
- Totalt Medicare lønninger og tips (samme som total lønn) (boks 5)
- Medicare skatt er tilbakeholdt (boks 6). Dette beløpet inkluderer mengden ekstra Medicare skatt for høyere betalte ansatte.
- Sosial sikkerhetstips (boks 7) og tildelte tips (boks 8)
Deretter trenger du informasjon om ansatte og total lønn og tilbakeholdenhet for hver ansatt i fjor:
Andre innbetalinger. Du kan ha betalt forhåndsbetalte EIC-utbetalinger (arbeidsinntektskreditt) (boks 9) og avhengige omsorgspenger (boks 10) betalt til ansatte.
Informasjon om pensjonsplandeltakelse, lovbestemte ansatte
På hver W-2 må du sjekke den aktuelle boksen dersom medarbeiderne deltar i pensjonsplan (boks 13) eller en ikke-kvalifisert plan (boks 11), dersom denne ansatt er en lovbestemt ansatt (boks 13) mottatt sykepenger fra tredjepart (boks 13.
Boks 12
Boks 12 er for beløp for annen kompensasjon eller rapportering, for å inngå 1-4 bokser. Noen av de vanligste opplysninger for boks 12:- Uncollected Social Security, RRTA (Railroad Retirement), eller Medicare skatt, på tips eller gruppe livsforsikring
- Valgfrie utsettelser til 401 (k), 403 (b) og andre kvalifiserte pensjonsordninger
- Ikke skattepliktig sykepenger
- Gylne fallskjermbetalinger
- Ekskluderbare refunderte flyttekostnader
- Bidrag til medisinske sparekontoer eller helse sparekontoer
- Ikke-lovbestemt aksjeopsjoner
- Utpekt Roth bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
- Kostnad for arbeidsgiver-sponset helsedekning, ved hjelp av Code DD, i henhold til rapporteringskravene til Affordable Care Act
Boks 14
Oppføringer i boks 14 er for andre fradrag eller kompensasjon som må bli oppgitt til ansatte for deres selvangivelse. For eksempel- Etter skatt pensjon
- Auto refusjoner
- Spesielle avgifter for California, New York, New Jersey og Washington
- Velgørende bidrag trukket fra lønn til ansatte
- Helseforsikring og fredsfordeler fradrag
- Uniform fradrag ( for kostnaden av uniformer )
- Unntak fradrag
- Ikke-skattepliktige inntekter
- Kjøretøyutgifter inkludert i lønn (100% av leieverdi av kjøretøy innredet til ansatt og inkludert i boks 1 lønn)
- Det er også en boks for "Andre ikke-på-listen" -elementer du har trukket fra ansatte
Statlig og lokal informasjon
I denne delen vil du legge inn informasjon om statlig og lokal lønn og tilbakeholdenhet. Tast inn:Merk at det er plass til to stater og to steder på skjemaet. Hvis noen har jobbet i mer enn to stater eller steder i løpet av året, bruk en annen W-2 for å inkludere tilleggsinformasjonen.
- Din to-brev statskode og firmaets statlige skatt ID-nummer (sjekk med statens departement av inntekter) (boks 15)
- Statslønn (boks 16)
- Statens inntektsskatt tilbakeholdes (boks 17)
- Lokal lønn, hvis noen (boks 18)
- Lokal inntektsskatt tilbakeholdes (boks 19)
- Lokalnavn (boks 20)
Sjekk etter nøyaktighet
Tilbring tid for å forsikre deg om at informasjonen du gir til ansatte (og i siste instans til Social Security Administration og IRS) er nøyaktig. Kontroller regnskapstallene for året og kjør en W-3 for å sikre nøyaktigheten av all informasjon du sender.Fortrykte skjemaer
Hvis du skriver ut egne W-2 skjemaer, kan du få dem fra flere kilder:W-2 er en flersidig form. Her er sidene i dette skjemaet:
- IRS Forms Order-nettsiden (tar 7-15 dager)
- En leverandør av nettformularer eller kontorforretning.
- Kopier A går til Sosial Sikkerhetsadministrasjon. Kopier A skrives vanligvis ut på rødt.
- Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten
- Kopi B er for arkivering med arbeidstakerens føderale selvangivelse
- Kopier C er for medarbeiderens poster
- Kopier 2 er en annen kopi for en annen by, stat eller lokalitet
- Kopier D er for arbeidsgiverens poster.
Skriv ut W-2s
Skriv ut skjemaene, kontroller for å se at de stemmer overens med et fortrykt format hvis du har en.Distribuere W-2-ene
- Til Medarbeider: Kopier B, C, 1, og 2
- Til Sosial Sikkerhetsadministrasjon - Kopi A. SSA krever at du sender kopi A fra hver ansattes W-2, sammen med Form W-3, innen utgangen av februar.
- Hold kopi D for dine poster.
Fortsatt forvirret om Form W-2? Svar på dine spørsmål om 2011 W-2 Form
Tips om å forberede form W-2
- Din virksomhets statlige skatte-ID-nummer er IKKE ditt statsomsalgsskatt ID-nummer. Mange stater bruker det føderale skatte-ID-nummeret (EIN) og legger til siffer på slutten. Sjekk med statens avdeling for inntekt for informasjon.
- Tipsinntekt. Medarbeider tips inntekt jeg er underlagt Sosial sikkerhet skatter og Medicare skatt, inkludert den ekstra Medicare skatt.
- Boks 12 - Mer enn 4 gjenstander
Hvis du har mer enn 4 elementer til boks 12, må du sette de ekstra elementene på en annen W-2. Men ikke medarbeiderens lønn og tilbakeholdenhet på denne ekstra W-2. - Skjema W-3 , sammen med Copy A fra alle ansatte W-2 skjemaer, skyldes Sosialforvaltningsadministrasjonen innen 31. januar. Når du har fullført W-3 og du har alle W-2 skjemaene, send disse til ansatte så snart som mulig, så de har mulighet til å se gjennom skjemaene. Hvis de finner feil, kan du fikse dem før du sender konsolidert rapport til SSA innen 31. januar.
- Ansvarsfraskrivelse
Informasjonen i denne "Hvordan" er for generelle formål for å hjelpe deg med å samle inn informasjonen du trenger for å forberede og skrive ut W-2-skjemaer. Det er ikke ment å være skatteråd og på ingen måte forsøker denne informasjonen å være omfattende eller fortelle deg all informasjon som må inkluderes i W-2-skjemaene . Snakk med skatteadministratoren for informasjon om din spesielle situasjon. Tilbake til arkivering årsskifte Lønns- og skattemeldinger