Begynn med det grunnleggende
De beste ideene begynner med et solid fundament, så det er viktig å sette opp rammeverket for arrangementet ditt før du ser fremover for langt.
Ting som datoer, tider og reiseruter bør fylles ut før du går videre til noen intrikate detaljer.
Velg riktig sted
Du får en enklere tid å finne et rom for en mindre gruppe, men kapasitetsterskelene vil bli strammere. Hvis arrangementet ditt stiger fra 50 til 100, må du kanskje flytte til et større rom, avhengig av kapasiteten til arenaen din. Generelt sett er det lettere å gå mindre i en klemme, så kjøp for et rom som kan imøtekomme ditt største fremmøteprojeksjon.
Kart ut en markedsføringsstrategi
Selv om du er vert for en "fri begivenhet", må du fortsatt presentere den på en måte som lokker registreringer . Folk vil vite hvordan de vil dra nytte av å delta i anledningen, og måten du sier, dine invitasjoner og markedsføringsmateriell kan få stor innflytelse på om de vil dukke opp. Selv om arrangementet ditt sannsynligvis høres spennende ut for deg, er den virkelige utfordringen også å få andre glade.
Budsjett per person
Den ene ulempen til små hendelser er at de vanligvis koster mer per person fordi hotell- og cateringprisene reduseres ettersom mengdene øker. For å gjøre saker enda mer kompliserte, har en 20% nedgang i tall for en liten begivenhet potensialet til å påvirke gruppeprisstatusen din. Med det for øye, vil du budsjett kostnader per person under lavest projiserte tilstedeværelsesfigur.
Hvis du gjør dette nøyaktig, vil fortjenestemarginen faktisk øke for hver person du legger til over projeksjonen.
Spill til dine sterke sider
Små grupper tilbyr flere muligheter for organiserte diskusjoner, så bruk dette til din fordel når du planlegger reiseruten. Det er ikke så morsomt å være "snakket med" hele dagen, og det er derfor mange små arrangementer tilbyr gruppesamtaler eller breakout-alternativer. Selv gruppeprosjekter kan integreres under de rette forhold. Tenk på måter å få deltakerne involvert i dialogen, da dette vil øke deres opprettholdingsrate for hver presentasjon.
Inkluder spørsmål og tilbakemeldinger og tilbakemeldingsskjemaer
Den beste måten å få et hopp på å planlegge din neste begivenhet er å lytte til tilbakemelding fra din nåværende. La god tid for spørsmål på slutten av hvert segment. Du kan også stille spørsmål fra dine ansatte for å få samtalen startet. Tilbakemeldingsskjemaer er enkle å inkludere i informasjonspakker, men sørg for at du instruerer deltakere om hvordan du vil at de skal sendes inn.
Legg til Post-event Networking
En god nettverksfunksjon kan legge til stor verdi for alle deltakerne. Hvis du var effektiv på å skape dialog mellom deltakerne, så burde alle vite litt om hverandre innen slutten av dagen.
Det hjelper alltid å få mat tilgjengelig på en slik måte, og du vil kanskje også rekruttere forpliktelser før dagen for arrangementet. Som de sier, trekker ingenting en mengde som en mengde, så vær proaktiv når det gjelder å fremme alle funksjonene etter hendelsen.
Små arrangementer har potensial til å være en rik og givende opplevelse for alle, men du må planlegge hvert minutt med publikum i tankene. Den gode nyheten er at det blir lettere hver gang fordi du forstår nøyaktig hva dine gjester håper på.