Lær det grunnleggende om å bygge et arrangementbudsjett

Som en hendelsesplanlegger er det viktig å holde seg innenfor kundens budsjett. Og for å gjøre det, trenger du et detaljert begivenhetsbudsjett som du og din klient er enige om. Enten du er ny på arrangement planlegging eller en erfaren profesjonell, holde et arrangement budsjett vil hjelpe deg å holde seg organisert og forberedt for eventuelle klient henvendelse - og hjelpe deg å unngå å gå over budsjett. For en grunnleggende begivenhet, for eksempel et seminar eller middagsselskap, kan Excel eller andre regnearkprogrammer være til hjelp.

Oppfør følgende fire kategorier langs toppen:

• Punkt
• Projisert bekostning
• Faktisk kostnad
• detaljer

Deretter kategoriserer og sporer kostnadspostene.

Administrere et arrangement Budsjett

1. Sporestedets leiekostnader. Når du planlegger arrangementet selv og som du møter med salgssjefen din, må du spore alle forventede leieavgifter for arrangementet og funksjonsområdet, rengjøring, bagasjehåndtering og relaterte utgifter.

2. Anslå cateringkostnader. Dette inkluderer alle mat og drikke kostnader, inkludert tips og drikkepenger - som kan utgjøre opptil 30%.

3. Dokumenttransportgebyrer. Dette inkluderer skyttelbusser, trenere, eventoverføringer og eventuelle relaterte utgifter.

4. Legg til dekorkostnader. De fleste arrangementene inkluderer utgifter til innredning, som midtpunkter, floraler, teltutleie, etc. Dette er hvor du opplister disse kostnadene.

5. Dokumentunderholdning og utstyrsavgift. Fellesutgifter i denne kategorien inkluderer A / V-utstyr, men det er også et bra sted å liste honorarer til høyttalere, eller hvis du ansetter entertainere.

1. Oppsummer utskriftskostnader. Flere små varekostnader kombinerer faktisk å lage en større kostnadspost. Disse inkluderer invitasjoner, navnemerker, programhefter, hendelsesskilt og bannere.

2. Linjepost for gaver. En vanlig hendelse tips er å aldri tillate en gjest å forlate tomhendte. Så, hvilken gave eller gaver du gir, spore kostnadene for dem hver for seg; du vil bli overrasket over hvor mye disse elementene kan koste.

1. Identifiser driftskostnader. Hvis arrangementet inkluderer aktiviteter som golf, tennis, spa, rafting, sykling eller andre aktiviteter, vil du være oppmerksom på kostnadene for disse avgiftene separat. Vurder å oppsummere totalprisen i regnearket ditt og legge ved en sammenbrudd.

2. Legg inn andre utgifter. Hvis en utgift ikke faller inn i noen av de ovennevnte kategoriene, oppgi dem som et annet utgiftselement her.

3. Gi deg selv en kategorien for beredskapsfond. Avhengig av størrelsen eller kompleksiteten til et arrangement, vil du kanskje gi deg så mye som opptil 20% av arrangementsbudget her. Til tross for den beste planleggingen vil kostnadene overstige forventede planer med utgifter som du aldri anser. Dette vil holde deg fra å gå over budsjettet hver gang.

4. Oppsummer prognoserte utgifter. Når du bygger ditt arrangementsprogram, vil du ha en god projeksjon av de totale utgiftene. Dette er informasjonen du vil dele med hendelseklienten for å sikre at de er klar over arrangementsbudget, slik at det ikke er noen overraskelser senere.

5. Oppsummer faktiske kostnader. Dette skjer etter at arrangementet har avsluttet. Subtotal fakturaene i de ovennevnte 10 kategoriene og dokumentere det faktiske budsjettet. Hvis det er ekstremt gunstig, identifiser sparing i faktisk budsjett vs. det projiserte budsjettet, og demonstrer verdien du tok til rollen.