Denne prøvemøte-agendaen holder møtet organisert
Du har allerede tenkt mye på det du håper å få fra å ha et rådgivende styre og ser frem til råd og kompetanse som dine rådgivende styremedlemmer kan tilby i ulike aspekter av virksomheten din, for eksempel ledelse , markedsføring , regnskap , bemanning , kundeservice , teknologi, etc.
Så du vil være sikker på at du ved dette første møtet gir deg råd til rådgivende styremedlemmer.
Planlegg møtet rundt et problem eller diskusjonstema
Ditt første møte, som alle dine rådgivende styremøter, må derfor planlegges rundt et spørsmål eller problem. Det kan hende du finner det enklest å oppgi problemet som et mål . For eksempel, "Vi vil øke salget med 25% i neste kvartal. Hvordan kan vi gjøre dette?" Eller du kan angi emnet for diskusjon generelt: "Hvordan kan vi redusere våre forretningskostnader ?" eller "Hvordan kan vi øke produktiviteten eller hvordan kan vi forbedre kundeservice ?"
Samle de relevante bakgrunnsmaterialene
Når du har bestemt deg for diskusjonsemnet, er det på tide å samle de materialene dine rådgivende styremedlemmer trenger.
Fordi dette er det første rådgivende styrets møte, bør du inkludere en forretningsplan og andre dokumenter som er relevante for diskusjonsemnet, som diagrammer, grafer og faktablad som illustrerer bakgrunnen for diskusjonsemnet.
Hvis det er mulig, bør du sende en kopi av disse dokumentene til alle rådgivende styremedlemmer to uker i forveien, sammen med en kopi av dagsordenen.
Opprett møte agendaen
Nedenfor er et eksempel på en agenda (med kommentarer for å drive møtet effektivt) som du kanskje vil bruke til ditt første rådgivende styremøte.
Legg merke til at hver dagsorden er tidsbestemt; Å bygge en tidsplan i møtet ditt og holde fast på det, sikrer at møtet ditt ikke blir rammet ned og stimulerer diskusjon på emnet.
Lag ordninger for innspilling av møteminnene
Du vil også gjøre noen ordninger for opptak av protokollen fra møtet. Ikke prøv å gjøre dette selv; du må kunne delta fullt ut og lytte og bidra godt, er en heltidsjobb. Hvis du ikke har noen som kan delta og tjene som sekretær, må du få lov fra dine rådgivende styremedlemmer til å registrere møtet.
Gjør forfriskninger tilgjengelig
Å ha forfriskninger tilgjengelig er en god ide. Kaffe, te, vann, juice og sunne snacks som frukt eller muffins er en fin touch og alltid velkommen på møter. Etter ditt første møte, vil du få en følelse av deltakeres preferanser for drikke og snacks og kan planlegge tilsvarende for neste møte.
Slappe av!
Fremfor alt, ikke bekymre deg om presentasjonen din. Du er der for å dele din visjon og håp for din bedrift og søke råd, for ikke å imponere noen med multimedia presentasjonseffekter.
Langtids mål er å etablere et tillidsforhold med dine rådgivende styremedlemmer, så fokuser i stedet på å sikre at dine rådgivende styremedlemmer går bort og føler at de har blitt hørt og at de har bidratt til ledelsen av bedriften din - og ser frem til neste møte i styret.
Jeg har tatt med kommentarer i denne utvalgsrådgivningsstyrets møteagenda for å veilede deg gjennom møteprosessen. Du kan skrive ut denne dagsordenen og tilpasse den til dine behov - du kan kopiere den direkte til et Word, Excel eller lignende kontorsdokument ved å velge teksten og bruke kopi / lim inn (ved hjelp av Windows, skisser teksten som skal velges med musen , og klikk CTRL-C for å kopiere og CTRL-V for å lime inn).
Ditt firmanavn - (fyll ut)
Dagsorden
Dato - (fyll ut)
Plassering - (fyll ut)
| Begynnelse / sluttidspunkt | Aktivitet |
| 10:00 - 10:05 | introduksjoner (Forutsatt at dine rådgivende styremedlemmer ikke har møtt, innfør deg selv og alle styremedlemmene, og gi en kort oversikt over deres kompetanse.) |
| 10:05 - 10:10 | Hvorfor et rådgivende styre? (En kort redegjørelse for hvordan du ser rådgivningsstyret i drift og bidragene du håper rådgivningsstyret kan gjøre for din bedrift. Inkluder detaljer som hvor ofte styret møtes.) |
| 10:10 - 10:20 | spørsmål (Hvis det er noen. Hvis det ikke er det, spør dine styremedlemmer hvordan de ser rådgivningsstyret som opererer og hvordan de håper å bidra.) |
| Diskusjonstema: (Sett inn spørsmålet ditt / Problemeretningen her.) | |
| 10:20 - 10:25 | Presentasjon av diskusjonstemaet (En oversikt over emnetes historie og hvordan det for tiden påvirker selskapet, avstå fra å gi dine synspunkter / løsninger på dette tidspunktet.) |
| 10:25 - 11:35 | Diskusjon (Du vil beholde ideene som strømmer på dette stadiet, ikke avvise eller avvise ideer på dette punktet. Bidra også med ideer / synspunkter.) |
| 11:35 - 11:50 | Forslag / Resolusjoner (Evaluere ideene gruppen har hørt og velge de beste "løsningene".) |
| 11:50 - 11:55 | Sammendrag (Oppsummer emnet, diskusjonen og resultatene for gruppen og fortell dem hva du planlegger å gjøre.) |
| 11:55 | utsettelse |
Dato for neste møte - (fyll ut)
Hvis du bruker denne tidsplanen, er dette en flott tid å ta dine rådgivende styremedlemmer til en god lunsj (spesielt hvis snacks ikke har blitt servert under møtet). Husk at møtet er over, og lunsjen skal først og fremst være en sosial anledning!
Hold møtene korte
Du bør aldri ha et rådgivende styremøte som går lenger enn to timer. To timer er lang nok til at de fleste skal gi sin udelte oppmerksomhet til oppgaven ved hånden.
Begynn fremtidige møter med en gjennomgang av tidligere emner av diskusjon
I fremtidige møter bør du begynne med en gjennomgang av hva du har gjort om emnet som ble diskutert det siste møtet, og invitere rådgivende styremedlemmer sine kommentarer om bedriftens handlinger.
Fordi "møte og hilse" er ute av veien, vil du kanskje ha to diskusjonsemner på fremtidige møter i ditt rådgivende styre. Du kan til og med ha tre hvis du tror de passer komfortabelt inn i to-timersformatet. Men du bør aldri ha mer enn tre.